El teletrabajo cada vez está más vigente gracias a las posibilidades que ofrecen la Red y la capacidad de conexión de prácticamente cualquier dispositivo informático. Pero si este esfuerzo, que se coordina a través de cables y pantallas, no está bien organizado, la productividad puede sufrir lo suyo. El método Kanban es un sistema de trabajo que divide el proceso productivo en varias fases claramente delimitadas, con el objetivo de mejorar la eficiencia y el trabajo en equipo.

El método Kanban tiene su origen en Toyota, cuando el fabricante japonés dividió el proceso de producción en fases para obtener un mayor rendimiento. Kanban significa algo así como cartel o panel en japonés y de ahí sale uno de los elementos claves para la nueva organización del trabajo. El científico estadounidense David J. Anderson fue el primero en aplicar estos conocimientos al desarrollo de software, modernizando el sistema.

Con los nuevos parámetros, el método Kanban se usó por primera vez en Microsoft y después ha sido utilizado en multitud de empresas y proyectos. No sólo es útil para trabajar online, en el entorno de trabajo de una empresa, con todos sus empleados en una misma sala, el método Kanban también puede ser beneficioso. Y no solo para la compañía, una forma de organización más eficaz resulta positiva para reducir el estrés de los trabajadores y hacer que se sientan más a gusto.

Este método de trabajo pretende erradicar situaciones como la saturación y los cuellos de botella, que se dan en muchas ocasiones cuando se trabaja en equipo con varios proyectos o tareas. Para aplicar sistema Kanban los trabajadores tienen que seguir sobre todo dos principios básicos. En un principio el equipo tiene que funcionar como siempre lo ha hecho, pero con una particularidad: tiene que estar dispuesto al cambio.

Todos los miembros del equipo deben estar atentos a lo que funciona y lo que no para cambiarlo, poco a poco y con mesura. Otra de las claves del método Kanban es el liderazgo en cada fase. Cada trabajador tiene su papel y su responsabilidad, que tiene que cumplir en todo momento. Cada uno tiene que saber qué hacer y contar con la iniciativa suficiente para asegurarse de que se haga.

Concretando más hay varios elementos que deben darse en el sistema productivo. El primero, que da nombre al método, es visualizar el flujo de trabajo. Normalmente se hace con tarjetas, cada una de las cuales representa una tarea y se coloca en un tablón donde se puede ver en qué estado se encuentra.

También es imprescindible terminar una tarea antes de empezar otra para evitar tener varias en curso e incompletas. En todo momento hay que controlar la ejecución de las tareas para asegurarse de que están funcionando y en caso contrario poner una solución. Por supuesto hay que dejar claras desde el principio las reglas del proceso. Por último, la mejora constante es básica y las medidas para progresar deben tomarse en equipo, contando con la experiencia de cada integrante.

Herramientas para aplicar el método Kanban

Si hace unas semanas hablábamos de algunas herramientas interesantes para trabajar online, ahora –cómo no– se trata de plataformas concretas para aplicar el método Kanban. No es difícil dar con algunas de ellas pues su nombre contiene la palabra Kanban. La mayoría ofrecen un modo gratuito que permite la organización de equipos pequeños en torno a un solo proyecto, si se tienen necesidades más allá hay que pagar por el servicio.

Destaca Kanban Tool, que se ejecuta desde el navegador y posee una gestión sencilla de las tarjetas, permite también crear y editar colaborativamente documentos. KanbanFlow es otra de las opciones, una de cuyas diferencias es que permite abrir subtareas dentro de cada tarjeta. Kanbanize limita el número de tareas por cada usuario para evitar la acumulación de trabajo y permite altas cotas de personalización, mientras que Trello proporciona una interfaz fácil de usar con múltiples opciones de organización.

Imágenes:  orcmid