Una gestión ineficaz del correo electrónico supone perder grandes cantidades de tiempo. La regla de los tres emails es una forma de cortar por lo sano.
Cuando en la bandeja del correo electrónico se acumula una ristra de mensajes de leer, cuando los pendientes de responder se enmarañan con los que ya hemos contestado y con los que solo hay que leer, el correo electrónico se convierte en un problema. En el trabajo el email ocupa una parte considerable de nuestro tiempo sin que muchas veces la productividad sea proporcional al esfuerzo invertido. Hay fórmulas para mejorar este aspecto. A continuación os hablamos de la que tal vez sea la más sencilla de todas.
En julio de 2012 el McKinsey Global Institute, que estudia cuestiones de orden estratégico relacionadas con la economía global, publicó un informe en el que daba unos datos clarificadores sobre el uso del email. Los trabajadores empleaban un 28% de su jornada de trabajo en gestionar los mensajes de correo. Este tiempo invertido crecía año a año a un ritmo del 15%, según las estimaciones de la firma.
Lo cierto es que el correo electrónico no es fácil de gestionar. Cada vez se reciben más mensajes, incluidos los que provienen de personas que se sientan a tu lado en la oficina. En ocasiones es necesario reflejar las cosas por escrito, pero en otras puede que haya canales alternativos de comunicación que sean más eficaces.
En cualquier caso una persona que use a diario el email estará familiarizada con las conversaciones que no llevan a ningún sitio, debates en los que no es fácil acercar posturas, incluso parece que no es ese el objetivo del intercambio. También abundan las conversaciones eternas para dar con una solución, que se pospone para dejar que se planteen los argumentos de unos y otros.
A veces los correos incluyen largas explicaciones que son malentendidas, mientras que algunas conversaciones pueden durar días entre que el destinatario responde y recibe otro email de vuelta. La ineficacia se dispara si además empezamos a incluir a otras personas en copia, que plantean sus propios puntos de vista sobre el asunto.
Para acabar con toda esta burocracia cibernética –o al menos para reducirla en gran medida– se puede emplear la regla de los tres emails. Se trata de una fórmula sencilla, tal y como relata el periodista Phil Simon, autor del libro ‘Message Not Received’, que trata sobre los problemas de comunicación en las empresas. Lo único que hay que hacer es transmitir a los destinatarios de tus emails que solo estás dispuesto a intercambiar tres mensajes, ni uno más.
Phil Simon añadió una coletilla a su firma: ‘I abide by a three-email rule. After three, we talk’. De esta manera cualquiera que reciba uno de sus emails sabrá que solo podrá llevar a cabo un intercambio de máximo tres mensajes. Si el asunto sigue sin resolverse después del tercero habrá que llamar por teléfono.
De esta forma se consigue evitar una cadena infinita de emails y se acelera la resolución de los problemas, dada la mayor eficacia de la comunicación hablada. Pero también es un estímulo para que los emails sean más claros, tanto en su intención como en las explicaciones.
Imágenes: Gajus y Anita Ponne
