Los otros días comenté por qué montamos un TEDxTelefónica en estos momentos. Como decía, por la necesidad de transformarnos para afrontar el futuro y hacerlo desde dentro. Y qué mejor ejemplo que la propia organización del evento para mostrar como en tiempos difíciles y sin presupuestos disponibles se pueden hacer muchas cosas buenas si fomentamos la innovación distribuida.
Hoy les quiero contar como fue el proceso por el cual se decidió hacer el TEDxTelefónica y cómo se hizo con la ayuda de las redes sociales internas de Telefónica.
Lo más interesante es que este proyecto no salió de ningún Comité Ejecutivo o ningún Consejo que se reunió para tomar esta decisión. Todo lo contrario, surgió espontáneamente entre los empleados.
Unos meses antes del evento se estaban llevando a cabo unas jornadas de innovación en la cuales se busca la forma de despertar la creatividad de los empleados. Estas reuniones suelen ser muy creativas, abiertas y participativas. Cuando las hacemos en Madrid, las hacemos literalmente en el garaje del Distrito Telefónica en un espacio que hemos acondicionado para tener estas reuniones. Allí, terminando unas jornadas, se les preguntó a los asistentes qué otro tipo de actividades se podían hacer para seguir fomentando una cultura de innovación. Entre varias ideas alguien sugirió hacer un TEDxTelefónica.
¡Qué locura!, ¿no? ¿En estos tiempos? ¿Alguien tiene presupuestos? ¿De dónde sacamos los ponentes? ¿Dónde lo hacemos? ¿Nos dará TED la autorización? Y solo fueron algunas de las preguntas que surgieron.
Se pusieron a trabajar unos pocos voluntarios con la idea de explorarlo porque además surgió que teníamos dentro de la casa a José Manuel quien era un experto en la organización de estos eventos y de hecho había ya organizado algunos TED en Madrid. Paso siguiente se obtuvo la autorización de TED y solo allí se comentó formalmente el proyecto dentro de la casa, el cual nunca paso estrictamente por ningún foro formal para ser autorizado.
Lo único que pidió el equipo era que les dejasen trabajar y avanzar con la idea, la cual, iba tomando mucha fuerza también en las redes sociales internas.
A través del Yammer interno que tenemos (una red social corporativa) se dio difusión al proyecto y se invitó a quienes quisieran participar, ayudando desde los diferentes países e incluso a quienes quisieran participar como ponentes en el evento. Se pidió a los interesados presentarse con un video explicando el tema del cual querían hablar. Se recibieron más de 70 candidaturas y fueron seleccionadas 6. Creímos conveniente completar las ponencias internas con 2 ponentes externos: Ferrán Adriá, quien tiene una relación excelente con Telefónica colaborando en aspectos relacionados a la innovación, y Carlos Jean, a quien llegamos a través de Javier, compañero suyo de padel.
Para el espacio físico, qué mejor que usar nuestro nuevo espacio de la Fundación Telefónica en el emblemático edificio de Gran Vía 28, en el corazón de Madrid.
Había que organizar la parte adicional de entretenimiento que TED también exige. Para ello contamos con la “TIWS Broadband” un conjunto de música formado por empleados de la casa. Nos faltaba un número adicional de entretenimiento y mientras avanzaba el tiempo, el contexto hacia cada vez más difícil disponer de recursos para pagar a terceros. Dimos entonces con Álvaro “Araoz el mago de Oz” quien nos mantuvo más que entretenidos con sus excelentes actuaciones de magia. ¡Sí!. ¡Teníamos un mago!
Solamente nos faltaba un conductor para el evento. Tan pronto lanzábamos la petición interna siempre había alguien dispuesto a dar un paso al frente, y en esta ocasión de entre muchos candidatos que nos enviaron sus videos fue seleccionada Katy, quien nos acompañó durante toda la jornada.
Se ofrecieron a los empleados interesados los 100 espacios que TED nos permitía tener de manera presencial. Para competir y participar de la asignación de las entradas había que escribir contando por qué el evento era relevante para el interesado. ¡Sacamos muchas ideas muy buenas! ¡Incluso hubo quienes viajaron desde Latinoamérica por cuenta propia para poder asistir físicamente al evento!
Y ¿para llegar a todos los demás empleados repartidos por el mundo? Qué mejor que tener nuestra propia red de distribución de contenidos (la CDN o Content Delivery Network) que nos permitió conectar con miles de empleados en tiempo real y de manera online repartidos por el mundo. De nuevo, con un equipo de ingenieros que se ofreció voluntario a coordinar toda la infraestructura necesaria para esta retrasmisión online.
Sin duda, muchas veces, la falta de recursos despierta nuestro ingenio y nos permite encontrar soluciones creativas para lograr los mismos o aún mejores resultados.
Y aunque a veces creamos que NO, cuando el proyecto es bueno todo el mundo está dispuesto a colaborar.
