Las reuniones virtuales son cada vez más populares en el lugar de trabajo, ya que son una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, tienen sus propios desafíos. Por ejemplo, ¿quieres saber cómo ser más productivo en estas reuniones para sacarles el máximo provecho? A continuación, te damos seis consejos infaltables.
Reuniones virtuales: ventajas y facilidades de usarlas para la productividad
Las estadísticas no mienten. Según un estudio de Logitech recopilado por Digital in the Round, hoy en día el 76% de las personas están usando las videollamadas para el trabajo en remoto. Este auge se da gracias al crecimiento de varias plataformas que incentivan la conectividad, tales como:
- Microsoft Teams.
- Skype for Business.
- Zoom.
- Google Meet, etc.
Su utilización permite compartir Internet como un espacio común para reunirse, en lugar de viajar desde y hacia lugares físicos. Es así como entre los beneficios de las reuniones virtuales se podrían destacar los siguientes:
- Pérdida de tiempo reducida. El acto físico de llegar a una sala de reuniones puede llevar fácilmente 10 o 15 minutos, algo que se puede evitar gracias a la virtualidad.
- Agendas más estrictas. La gente reconoce que las reuniones por videollamada pueden ser sorprendentemente agotadoras. Razón por la cual la mayoría de los equipos quieren que sean lo más breves posible.
- Menos charla trivial. La amabilidad es buena; sin embargo, cuando se asiste a un espacio con límite de tiempo, este se debe aprovechar al máximo.
- Lugares de trabajo más inclusivos para quienes no pueden viajar. Esto aumenta la participación de aquellos que experimentan restricciones de movilidad. Es así como brinda acceso a personas con problemas leves de salud, que están al cuidado de niños, entre otros.
Respetuoso con el medioambiente. Es un factor que raramente se tiene en cuenta, pero que le aporta grandemente al planeta. Optar por una reunión virtual en lugar de viajar es una forma de disminuir la huella de carbono de una empresa.
Consejos para ser más productivo en reuniones virtuales
Las reuniones virtuales son un método en tiempo real y de rápido crecimiento. En efecto, estas se utilizan para manejar reuniones, discutir acerca de proyectos e interactuar con los clientes. Si deseas sacarle el máximo provecho, puedes hacerlo de la siguiente manera:
1. Planifica
Si todo se cuadra con tiempo de antelación, ¿qué puede salir mal? Prepara una agenda antes de tu reunión virtual y asegúrate de que todos los miembros de tu equipo la reciban antes. De esta manera, tendrás tiempo suficiente para:
- Contactarte con cualquier elemento que crean que se debe agregar.
- Prepararte para lo que se debe discutir o asistir a la reunión con preguntas.
2. Establece un objetivo claro
Las reuniones virtuales efectivas te acercan a ti y a tu equipo a lograr los objetivos SMART. De esta manera, las posibilidades de éxito aumentan sustancialmente si la agenda establece lo que se desea alcanzar.
3. No te alargues más de lo necesario
Por ejemplo, en lugar de dejar que las conversaciones continúen por lo que parece una eternidad, registra ciertos temas para considerarlos como una próxima reunión. Además, aunque las reuniones de una hora son comunes, algunos expertos argumentan que 30 minutos es la duración perfecta.
4. Entregables y pasos a seguir
Los miembros de tu equipo deben salir de la sala de videollamadas con elementos de acción concretos. Incluso pueden desarrollar estos documentos a medida que avanza la reunión. De cualquier manera, las reuniones virtuales efectivas siempre conducen a elementos de acción, cuyos resultados se deben discutir en la próxima reunión.
5. Desactiva tus notificaciones
Seguramente quieres estar enterado de todo. Sin embargo, para realizar reuniones efectivas que rindan durante esa media hora, es importante que estas se lleven el 100 % de tu atención. Por eso, debes desactivar las notificaciones y recordarle a tu equipo que haga lo mismo.
6. Envía un seguimiento de la reunión y solicita comentarios
Las reuniones eficientes requieren de una retroalimentación. Es mejor enviar un correo electrónico a los participantes para que quede claro lo que se espera de ellos. Y asegúrate de recopilar los comentarios de todos y responder cualquier pregunta de seguimiento que puedan tener sus asistentes.
Sin duda, aumentar la productividad de tus reuniones en línea es más fácil de lo que parece. Al seguir estos pasos, disfrutarás de reuniones virtuales más eficientes y mantendrás a todos los participantes en la misma página.
