Dice un adagio popular: “La hora que pierdes en la mañana la estarás buscando todo el día». Desconozco el origen o autoría de la frase, pero es muy cierta. Lo que no avancemos por las mañanas difícilmente podremos hacerlo en otro momento, más aún cuando el trabajo, las reuniones y las llamadas se acumulan. Por ello, comparto contigo mi decálogo de productividad.
Diseñadores, mercadólogos y en general cualquier profesional del área creativa suele enfrascarse en su actividad, sin percatarse del tiempo que pierde al no desarrollar métodos ni procesos consistentes en su flujo de trabajo.
A pesar de que la idea de organizarse supuestamente se contrapone al concepto de un “pensamiento creativo”, una vez que llega a convertirse en hábito, se hace de manera natural. Además, estas rutinas permiten realizar el trabajo más rápido y eficiente.
1. Establece un horario
La primer regla es establecer un horario de trabajo, de otro modo te encontrarás levantado hasta muy tarde, tratando de buscar esa hora vital de la que hablábamos al inicio. Además, puede que estés trabajando de más y no te des cuenta. ¿Te has encontrado a media noche trabajando? Si la respuesta es “Sí”, es porque no te organizas y seguramente no estás siendo todo lo productivo que deberías.
De ahora en adelante, por dar un ejemplo, apunta en tu agenda que tu horario de trabajo será de las 10h. a las 17h. En ese tiempo harás desde las tareas más triviales, pero que quitan mucho tiempo –como responder email, hacer llamadas, etc.-, hasta atender a clientes, asistir a reuniones, etc.
2. Invierte en el mejor equipo que puedas pagar
No es un asunto trivial. Tu productividad, eficiencia y estado de salud está muy ligado a ello. No se trata de un gasto, sino de una inversión en tu bienestar. Por ejemplo, si pasas más de 8 horas sentado, es infame que te sientes en una silla de $50 dólares de Office Depot. Aunque parezca caro, es mejor apostar por una silla ergonómica Herman Miller de $500 dólares.
En relación a tu computadora, si aún tienes esa fabulosa eMac blanca de primera generación, lamentamos decirte que estás obsoleto. Entendemos el esfuerzo que significa cambiar un equipo que aparentemente funciona bien, pero considera que esos segundos de espera en lo que carga el programa, al final de la semana y el mes significan tiempos muertos y retrasos; tiempo en el que no se produce. Así que invertir en el mejor equipo vale la pena.
3. Evita distracciones
Procura disminuir el uso de Twitter, Facebook y demás redes sociales durante tus horas productivas. No queremos decirte que debas dejar de usarlas, pero sí que lo hagas con medida y en tiempos preestablecidos. Una opción es establecer rutinas de media hora de trabajo y 5 minutos de Twitter, aunque quizás prefieras pasar esos minutos de pausa alejado de la computadora.
Hay una teoría que sostiene que las pausas ayudan a mejorar la agilidad mental. Existen algunas aplicaciones para la computadora o el móvil, como Pomodoro, que te ayudarán en esta tarea. En última instancia, un simple cronómetro servirá. Te sorprenderás cuando tus mejores ideas y propuestas vengan después de haberte relajado mentalmente, no cuando has estado horas detrás del monitor.
4. Conoce tus herramientas
A esto lo llamo la técnica de “Afilar el hacha”. Dos leñadores se levantaron temprano y cada uno se fue por su lado a trabajar. Uno de ellos no paró en todo el día, hachando sin descanso. El otro, en cambio, hacía pausas. El leñador que no paraba pensó: “Al final del día haré más leña, pues yo no he tenido tregua y mi colega sí”. Al terminar la jornada cuál fue su sorpresa: el leñador que se tomaba su tiempo había hecho más leña. Al preguntarle qué hacía cuando paraba, el leñador simplemente respondió: “Afilaba mi hacha”.
Capacitación es la palabra. Cualquiera que sea tu profesión, no podrás hacer un buen trabajo si no conoces en profundidad las herramientas con las que lo realizas. Consigue bibliografía, tutoriales en línea o videos sobre los programas y herramientas que utilizas. El tiempo que inviertes en capacitarte no es tiempo perdido, pues ganarás eficiencia; producirás más en menos tiempo, por lo que podrás invertir el resto de tu tiempo en otras actividades.
5. Proactividad, no reactividad
Seamos sinceros, la mayoría de las veces los deadlines dictan nuestras acciones y vivimos con ellas como un peso que mata la creatividad y aniquila nuestra eficiencia. Trata de ser proactivo e ir siempre un paso adelante. Levántate temprano y piensa cómo podrías hacer más creativo ese proyecto, ponlo en práctica ahora, no mañana ni pasado.
6. Crea una librería de recursos y reutiliza
Existen tareas repetitivas que siempre habrá que realizar en varios proyectos. Por ejemplo: diseñar un menú desplegable con JavaScript, CSS o HTML en un sitio web, o tal vez buscar íconos o stock para algún diseño. Si se trata de diseño, debes tener ordenado un stock de imágenes con los elementos que más utilizas. Si eres desarrollador, puedes tener fragmentos de código o librerías propias o externas. Establecer tu propia biblioteca de recursos hará que tus procesos de trabajo mejoren en calidad y eficiencia, además de hacer que tu código sea más consistente.
7. Establece procesos
La elaboración de procesos es quizás la parte donde la mayoría flaqueamos. Los procesos son una serie de actividades encaminadas a conseguir un propósito. Por ejemplo, ¿qué sucede cuando un prospecto nos contacta? Seguramente tendremos que escribir un email de respuesta o hacer una llamada. Entonces, ya deberíamos tener un template con las preguntas que vamos a hacer, desde los objetivos, qué tipo de trabajo requiere, los deadlines y, lo más importante, el presupuesto para dicha actividad.
Todo esto debe estar documentado para el tipo de tareas que más comúnmente nos requieren. Lo más seguro es que lo tenemos memorizado, pero ¿qué pasa si no estás en la oficina y alguien más debe hacerlo? Además, toda la información debe respetar tu identidad corporativa; desde los formatos para presupuestar, hasta tu sistema de facturación. Créeme, esto hará tu vida de empresario más feliz y productiva.
8. Todas las notas en un solo lugar
¿Te resulta familiar la imagen de post-its por aquí y por allá? Tal vez tú, como yo, tienes la pizarra de la oficina llena de anotaciones; o quizá la información crucial está en tu moleskine llena de garabatos ininteligibles, o peor aún, está distribuida entre correos, mensajes de Twitter, SMS o Whatsapp. Hacer esto es dispararse en el pie. El único modo de trabajar de manera eficiente es combinar todos estos sistemas en un solo lugar y tenerlos allí siempre y a la mano.
Hay programas que nos pueden ayudar. Los más populares son Catch y Evernote. Ambos permiten tomar anotaciones en tiempo real, compartir imágenes, notas de audio, etc., y se sincronizan con la nube, por lo que la información siempre estará disponible desde donde estés y en cualquier dispositivo.
Si te funciona mejor, te puedes apoyar en una hoja de cálculo o en un documento de Word. Lo que importa es tener todas esas notas centralizadas y disponibles de un vistazo.
9. Pagar por recursos no esta mal
Internet nos ha malacostumbrado. Pareciera que si está en la Red es gratis. Pero muchas veces es el trabajo de alguien más y no está mal pagar por ello. Por ejemplo, si eres creativo es fundamental contar con imágenes y stock profesional. El tiempo que ahorrarás creando esa foto ideal o ese icono en vectores que necesitas se pagará con creces. Lo ideal es que traslades esos costos al cliente.
Puedes diseñar y programar esa plantilla de Wordpress desde cero, por supuesto. Pero si existe algún tema de pago que satisfaga al 90% las necesidades de tu cliente, ¿por qué no pagar? El tiempo que ganarás en ajustar y personalizar el 10% restante, compensará tu inversión.
Cualquier profesional que se precie debe contar con una cuenta de PayPal. El 99% de los sitios de recursos en línea aceptan este método de pago. Además, también te servirá para recibir pagos de tus clientes del extranjero.
10. Duerme y ejercítate
Los especialistas dicen que las personas que no duermen son menos productivas y más propensas a enfermedades. Ningún trabajo o remuneración tendrá sentido si no cuidas tu cuerpo: si no duermes bien, andas irritable, te despiertas tarde, no te concentras y siempre tienes la fecha límite encima. Procura dormir por lo menos 7 horas de continuo. Evita subir el portátil al dormitorio y despídete del móvil. No fumes un par de horas antes de ir a al cama y evita estimulantes como el café y los refrescos.
Ejercítate un poco. ¿Estás tenso, tienes los hombros llenos de nudos, no puedes ni agacharte? Eso amigo, se llama estrés. Y nada mejor que combatirlo con un poco de rutina física. ¿Se te complica ir al gimnasio? Procura al menos caminar diariamente una media hora. Consigue una pesas y haz rutinas de 10 minutos en la oficina. Estírate, flexiona tu cuerpo. Estar más de ocho horas sentado en una silla, no es sano de ninguna manera. Al rato tu cuerpo te cobrará factura y entonces sí, el trabajo tendrá que esperar.
Escribo estos consejos desde mi propia experiencia. En un inicio, su implementación podría parecer engorrosa, pero te garantizo que a mediano y largo plazo, cada uno de ellos te harán más rápido, eficiente y, en consecuencia, un mejor profesional.
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