Puedes ser igual de eficaz en 35 horas que en 80? El desarrollador y veterano de las startups Jess Martin cree que sí. Ha trabajado incansablemente para optimizar su productividad y poder trabajar mejor, pero no más. Aunque parezca increíble, las personas no nacemos con el gen de la tarea cumplida. La productividad requiere ensayo-error, práctica e incluso permitirse holgazanear un poco de vez en cuando.
Jess dice que la mayor parte de su educación universitaria la pasó siendo una víctima de la «carrera por la competitividad», que es la habilidad para avanzar torpemente basada solo en el talento. Como la educación le vino dada de forma natural, nunca puso en práctica procesos para organizarse y trabajar mejor. Inevitablemente, el talento de Jess no era suficiente por sí solo, y por primera vez la universidad empezó a hacérsele cuesta arriba.
Por extraño que parezca, solo cuando se agotó su capacidad para salir adelante únicamente con su talento, Jess empezó a tener éxito. Aquí comparte algunas de las lecciones más valiosas que aprendió en el camino.
Haz timeboxes: no todas las horas son iguales
En su primer trabajo en una startup después de licenciarse, Jess tenía una agenda de lo más cargada. Entre sus responsabilidades en desarrollo y operaciones hasta sus tareas como gestor de proyectos, se tiraba más de 80 horas a la semana trabajando. Sabía que no era sostenible y, como era de esperar, se cansó.
Fue entonces cuando Jess decidió gestionar su productividad mediante timeboxes. En vez de dejar que el trabajo consumiera cada uno de los minutos que no estaba durmiendo ni comiendo, se obligó a sí mismo a asumir una semana laboral de 35 horas.
En respuesta a la ley de Parkinson, que afirma que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine», Jess fue estricto con sus timeboxes de 35 horas. «Ese fue el principio de aprender a gestionar un flujo y saber lo que significan la eficiencia y la eficacia», explica. «De pronto, tenía 35 horas y cuatro trabajos que hacer».
No te castigues
Pero obligarse a sí mismo a ser más productivo tuvo una curva de aprendizaje. Jess aprendió que tenía que perdonarse a sí mismo si no era capaz de aprovechar al máximo sus 35 horas de trabajo. Como él mismo explica, «no todas las horas son iguales. Ni siquiera parecidas».
Con el tiempo, fue haciéndose evidente para Jess que hay casos en los que en solo una hora uno es capaz de planificar los próximos 100 días, y que hay horas en las que responder un par de e-mails es para lo único que da de sí. Para estos casos, aprendió a luchar contra la sensación de derrota.
«Una vez que me di cuenta de que en una hora se puede ser más eficaz, empecé a machacarme cuando no lo estaba siendo», explica. Pero pronto se dio cuenta de que no se estaba haciendo ningún favor.
“La culpa no es un mecanismo muy motivador. Así que si tienes una mala
hora, machacarte durante la hora siguiente no es la mejor manera de salir de esa dinámica. Lo único que haces es expandir la improductividad».– Jess Martin
“La culpa no es un mecanismo muy motivador. Así que si tienes una mala hora, machacarte durante la hora siguiente no es la mejor manera de salir de esa dinámica. Lo único que haces es expandir la improductividad». Jess aprendió que es importante dar por perdida la hora improductiva y avanzar a la siguiente.
Dejar a un lado la culpa y seguir adelante es duro a veces, pero Jess explica que muchos de esos sentimientos se mitigaron cuando fue capaz de separar la ausencia de resultados de sus propios sentimientos. Si sus resultados no son los que él quiere, no ve amenazada su identidad. Una forma creativa que tiene para luchar contra esto es crear márgenes de tiempo.
Crea márgenes
Jess cree que optimizar verdaderamente su timebox no significa hipotecar cada segundo de su jornada con una tarea que tiene que realizar. A los periodos de tiempo entre dos compromisos los llama «márgenes», y son un periodo abierto de transición antes de la próxima tarea. Las apps de agendas permiten que una persona encadene un compromiso con otro y antes de que se den cuenta apenas tienen tiempo de respirar. Un horario sin márgenes es una receta infalible para acabar agotado.
A Jess le gusta comparar esto con una carretera repleta. Una carretera repleta es tan eficaz como conducir por un parking, y hay que evitarla a toda costa. Si uno comete el más mínimo error en una carretera repleta, el resultado es un accidente.
Crear márgenes puede ser algo distinto para cada persona, pero para Jess tiene que ver con encontrar el equilibrio entre las diferentes actividades que realiza cada día.
Encuentra el equilibrio
Jess dice que su día perfecto implica esfuerzo mental, esfuerzo físico y esfuerzo social. Además de los mentalmente estimulantes timeboxes que crea para el trabajo, intenta encontrar un equilibrio con el resto de su vida.
En los días de más trabajo en los que se pasa horas escribiendo código, se toma la molestia de salir a comer con un amigo, «y esto me obliga a hablar con otra persona». Incluir algo de vida social en los días de trabajo más técnico le ayuda a sentirse más fresco y a seguir adelante.
A veces, hacer una actividad física es su solución para aprovechar mejor el tiempo: «Me he puesto la ropa de running porque esta mañana ha sido horrible. Así que después de esta llamada salgo a correr. Espero que eso me dé fuerzas para el resto del día». La actividad física tiene una doble finalidad para Jess: es una forma de dar un paso atrás y evaluar sus progresos con más perspectiva, además de la descarga de endorfinas que le hace poner más energía en su trabajo.
Visualiza la línea de meta
Visualizar un resultado final puede ser una forma eficaz de empezar el proceso. De modo que si Jess ha decidido dedicar algunas horas a trabajar en una idea, empieza tratando de visualizar cuál quiere que sea el resultado.
«Intento empezar cada timebox con la idea de adónde quiero llegar al final, y luego vuelvo sobre mis pasos con el trabajo necesario para llegar a ese punto». A Jess le gusta ponerse un objetivo más general al final de su timebox, porque si no corre el riesgo de estancarse en un aspecto.
Por ejemplo, si está escribiendo un post en un blog, su objetivo es tener un borrador completo en un periodo de tiempo concreto. Si no, pasaría demasiado tiempo haciendo búsquedas en Internet o tratando de escribir una buena introducción, cuando lo que en realidad necesita es solo el ritmo básico del artículo.
Jess aplica todas estas prácticas (y muchas otras) a su última startup, First, que es una plataforma de analítica de datos para el mercado inmobiliario. También cree en usar Trello para casi todo. No dejes de leer más sobre los trucos de Jess Martin para la productividad en Medium, y descubre cómo optimizar tu flujo de trabajo, una hora cada vez.
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