Hay una variada oferta de espacios online donde guardar nuestros archivos y documentos. De ahí que, para diferenciarse, ofrezcan funciones propias, como Google Docs o Dropbox Paper.
Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento online de archivos más populares. Si bien no es el primero, sí supo popularizar esta manera de guardar documentos, accesibles desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
¿La razón de su éxito? Multiplataforma, sincronización automática, posibilidad de compartir archivos y carpetas con otras personas y una cuenta básica gratuita.
Hoy en día Google, Microsoft y Apple ofrecen también sus propios Dropbox: Drive, OneDrive, iCloud… E incluso permiten editar los documentos almacenados gracias a sus herramientas ofimáticas en la nube.
Dropbox también tiene su propia herramienta para gestionar documentos, si bien su propósito es más amplio. Su nombre es Dropbox Paper y funciona desde el navegador web y desde dispositivos iOS y Android.
Si utilizas Dropbox para guardar tus documentos, Dropbox Paper te será de gran utilidad. ¿Y si eres usuarios de Drive u otros? Veamos en qué consiste y qué podemos hacer con Paper.
Primeros pasos
Como es obvio, para usar Dropbox Paper necesitarás disponer de una cuenta de Dropbox. Si no la tienes, puedes crearla al momento bien con tu dirección de correo electrónico o aprovechando tu ID de Google.
Paper se mueve a camino entre el bloc de notas digital tipo Evernote y un editor de documentos tipo Docs, Word o Pages. Para guiarte, se te ofrecen tres plantillas para crear tres tipos distintos de documentos: sesión de ideas, visión general del proyecto y actas de reunión. También puedes abrir un documento en blanco.
A partir de las tres plantillas puedes gestionar cualquier proyecto, personal o profesional, y en tres pasos: buscar una buena idea, desarrollarla y planificar cómo la pondrás en práctica. Dropbox Paper te ofrece un formulario prediseñado que puedes personalizar adaptándolo a tus necesidades.
Un editor bajo demanda
Dropbox Paper no lo tiene fácil para despuntar. La oferta es muy variada y en la actualidad podemos crear y editar documentos en aplicaciones web para todos los gustos.
Paper opta por un estilo minimalista que se adapta a lo que estás escribiendo. Cuando necesitas una función, aparece a través de un menú flotante con iconos que te permite añadir imágenes, integrar documentos de tu espacio Dropbox o incluir tablas al estilo de una hoja de cálculo pero más sencillas. También puedes crear listas numeradas o listas de tareas con cuadros marcables.
Un detalle práctico es la lista de la izquierda donde se muestran los títulos y subtítulos del documento para que navegar por él sea más cómodo y rápido.
Por lo demás, cuenta con funciones de ofimática al uso, como un contador de palabras o un historial de cambios, ideal para saber cómo empezó el documento y cómo ha evolucionado con nuestros cambios.
Otras funciones prácticas son la posibilidad de descargar el documento a tu ordenador en formato Word moderno (DOCX) o Markdown, o imprimirlo.
También hay un modo Presentación que permite dar a conocer tu proyecto en público mostrando el contenido de tu documento al estilo de una presentación al uso, idea a idea, perfecto para mostrar una presentación desde cualquier navegador web sin necesidad de instalar Microsoft PowerPoint o Apple Keynote.
Trabajar en equipo
Una de las características por las que quiere destacar Dropbox Paper es la posibilidad de editar un mismo documento a cuatro manos o más, es decir, en equipo.
Con un estilo similar a Drive, Paper te permite compartir un documento con tus contactos, tengan o no cuenta de Dropbox. Basta enviarles un correo electrónico desde el formulario de Paper o facilitarles un enlace.
Para que el trabajo en equipo no se convierta en caos, Dropbox Paper cuenta con el historial de versiones del que ya hemos hablado, así como la opción de añadir comentarios en cualquier elemento del documento que aparecen en tiempo real. Además, lo que escribe cada miembro queda resaltado para diferenciar las aportaciones de cada uno.
Encontrarás más información sobre Dropbox Paper en su página oficial.
