A todos nos ha ocurrido. Entras en una sala de reuniones, sales al cabo de una hora y tienes la sensación que no ha servido para nada. ¿Tan difícil es organizar reuniones productivas?
Además de nuestro trabajo diario, en nuestro día a día nos encontramos con otras tareas, igual o más importantes, que tienen que ver con la comunicación. Enviar un informe resumiendo lo que has hecho durante la semana o cómo va cierto proyecto en el que estás involucrado, reunirte con tu grupo de trabajo para poneros al día…
Las tareas individuales dependen de nosotros, por lo que en muchos casos nos sentimos satisfechos con nuestro trabajo. Pero en una tarea que involucra a varias personas, como es una reunión, la cosa cambia.
En este artículo vamos a echar un vistazo a los vicios que afectan a las reuniones improductivas y vamos a ver algunos consejos con los que organizar reuniones productivas o, al menos, aportar nuestro granito de arena a esa reunión.
Problemas de una reunión improductiva
Para resolver un problema tenemos que conocerlo a fondo. ¿Cuáles son las principales quejas ante una reunión que consideramos una pérdida de tiempo?
La principal es la duración. De la misma forma que no podemos rendir al máximo de nuestras capacidades durante una hora seguida sin descansar, nuestra atención o nuestra disposición no serán las mismas si la reunión se alarga en exceso.
¿Para qué estamos aquí? Hay reuniones que vienen programadas automáticamente. Se organizan porque “hay que estar”. Si una reunión no tiene un objetivo, un propósito, difícilmente se sacará algo en claro, como soluciones a un problema o ponerse al día con un proyecto.
Nadie dirige la reunión. En una conversación entre amigos, los temas surgen de manera natural y las interacciones entre las personas cambian y evolucionan por sí solas. Pero en una reunión, esa dinámica no es productiva y puede llevar a puntos muertos o a hablar por hablar. En una reunión tiene que haber un organizador que modere la reunión y conduzca la misma por los temas que se tienen que tratar para no acabar divagando.
Claves de las reuniones productivas
1. La reunión más productiva es la que no se lleva a cabo. Las reuniones no son malas, al contrario, son la mejor manera de poner en contacto a varias personas dentro de una empresa o grupo de trabajo. Pero eso no quiere decir que se tengan que reunir siempre.
Un correo electrónico escrito en unos minutos puede ahorrar una reunión de varias horas. Ponerse al día de lo que está haciendo cada uno, por ejemplo, puede hacerse con un correo-resumen por parte del organizador del equipo.
2. Como hemos visto antes, es imprescindible que la reunión tenga un organizador, alguien que se encargue de reservar la sala de reunión, invitar a las personas indicadas y decidir los temas a tratar. Además, durante la reunión deberá moderar y dirigir la conversación hacia los objetivos que se han marcado previamente.
3. Dejar constancia de la reunión. Además de productiva, una reunión tiene que dejar un contenido en forma de ideas, soluciones o información útil para quienes han participado y, en especial, para quienes no han estado allí. De ahí que sea importante tomar nota de lo que se ha tratado y redactar un resumen que, opcionalmente, se puede compartir con quienes sea necesario.
4. Invitar a la reunión a las personas necesarias. Una reunión no va a ser más productiva si cuenta con 20 asistentes en vez de 5. ¿Tienen que estar ahí esas personas? ¿Van a aportar algo? En función del propósito de la reunión, será necesaria la asistencia unos u otros. Si se trata simplemente de estar informado de la reunión, el documento que la resume es suficiente.
5. El propósito por encima del tiempo. Ser productivo significa hacer algo en menos tiempo. En una reunión significa que si la has programado para una hora pero dura 45 minutos, no la alargues innecesariamente. Si se han cumplido los objetivos, habéis hecho un gran trabajo.
¿Qué ocurre si una reunión se alarga? Si el motivo es que se aportan soluciones o ideas útiles, no hay problema. El error es seguir con una reunión que se alarga en la que no se aportan soluciones y surgen más problemas o temas que no estaban en la agenda. En esos casos, es mejor aplazar los nuevos temas para futuras reuniones.
6. Si vas a una reunión, ve preparado. El organizador es quien más “trabajo” tiene para preparar y conducir la reunión, pero cada asistente tiene su parte de responsabilidad para lograr reuniones productivas. Ir a una reunión sin llevar nada preparado aun conociendo los temas de los que se va a tratar, implica que poco o nada vas a aportar a esa reunión.
Estas son básicamente las claves básicas para evitar una reunión larga y vacía. Seguramente cada uno tenga sus propios trucos. También hay que tener en cuenta la motivación personal de cada asistente, pero eso depende de cada uno y es difícil que el organizar pueda prevenirlo.
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