Las reuniones nos quitan mucho tiempo de trabajo, en especial si implican viajar a otra ciudad o país. Pero gracias a las videoconferencias, esto ha cambiado.
Es inevitable que en empresas de cierta envergadura, sus empleados deban reunirse a menudo, tanto dentro de un mismo departamento como con otros departamentos con los que trabajan en proyectos comunes y, cómo no, con clientes o potenciales inversores, por citar algunos ejemplos. La comunicación es básica en todos los ámbitos y, para que algo que implica a tantas personas funcione, esa comunicación debe ser fluida y constante.
Las reuniones exigen tiempo para tomar decisiones, y eso sin contar el tiempo extra de reunir a personas de diferentes localizaciones (ciudades, regiones o incluso países), cuadrar agendas… Un gasto de tiempo, dinero y esfuerzo que puede reducirse gracias a la tecnología.
Acortando distancias
Al principio fueron las llamadas telefónicas, que permitían reunir a personas dentro de una sala con otras que estaban en otra parte. Luego vinieron las llamadas telefónicas VoIP, que facilitan conversaciones de voz pero a través de internet, ahorrando así en costes en llamadas internacionales. Y el siguiente paso han sido las videoconferencias, que permiten no sólo oír a quienes están al otro lado de la línea sino también verles y, en muchos casos, compartir con ellos presentaciones, informes y otros contenidos que están viendo al mismo tiempo quienes están reunidos en un espacio físico.
Las ventajas de las videoconferencias, como hemos dicho antes, son muchas: reúnen virtualmente a grupos de personas separadas por la distancia, ahorrando desplazamientos innecesarios y la calidad de las conexiones actuales permiten conferencias en vídeo de gran calidad y sin interrupciones. Además, se pueden grabar, de manera que así quede constancia de las decisiones que se han tomado en caso que no se redacte un acta o resumen de la reunión como se ha hecho tradicionalmente.
Veamos una selección de herramientas de videoconferencia que puedes usar directamente desde tu navegador web o en tus dispositivos móviles. Seguramente ya conozcas las más populares, como Skype, Hangouts o Facebook Messenger, tal y como vimos en un artículo anterior en Blogthinkbig.com. Pero hay muchas más, y seguramente entre ellas encuentras la que más satisfaga tus necesidades.
Wire
Desde Alemania nos llega una app de videoconferencia y VoIP muy ambiciosa. Wire funciona en prácticamente cualquier dispositivo, ya que además de tener app iOS y Android, tiene versión Mac, Windows y Web.
Wire hace hincapié en la privacidad cifrando las conversaciones en origen y destino, facilitando mensajes de texto, conversaciones de voz y videoconferencias seguras.
JumpChat
En JumpChat encontrarás un buen equilibrio entre facilidad de uso y privacidad.
Aunque también funciona desde el navegador, destacan sus apps móviles Android y iOS por la posibilidad de realizar videoconferencias al instante y compartir la dirección de la sala de reunión virtual por código QR, correo electrónico o mensaje móvil.
Zoom
Este servicio ofrece videoconferencias y conferencias web para el ámbito empresarial. Zoom funciona directamente desde el navegador pero también cuenta con app para iPhone/iPad, app Android, complemento de Outlook y extensiones para tu navegador.
Su plan gratuito admite hasta 50 participantes, conferencias grupales de hasta 40 minutos, con tiempo ilimitado si la reunión es entre dos puntos de contacto, posibilidad de compartir aplicaciones y el propio escritorio anfitrión, pizarra virtual, etc. Además, las conexiones están cifradas mediante SSL y AES 256 para garantizar la privacidad. Si requieres de más opciones, puedes optar por una de las tres cuentas de pago.
GoToMeeting
Si buscas algo más modesto y para reuniones en pequeño formato, puedes optar por GoToMeeting. Si bien sus servicios de pago son ambiciosos, su versión gratuita se limita a tres conexiones simultáneas (en las que puede haber más de tres personas, claro está), con posibilidad de compartir la pantalla, muy útil si quieres mostrar un documento.
Como en el caso anterior, este servicio funciona desde el navegador, como un servicio online más, si bien las versiones de pago ofrecen app móvil opcional.
Join.me
Otra opción más que suficiente para quienes buscan la sencillez y buen funcionamiento, es Join.me, que ofrece gratis reuniones en vídeo con hasta 10 participantes o conexiones simultáneas, 5 fuentes de vídeo, compartir la pantalla e incluso realizar llamadas por internet.
A esto hay que añadir posibilidad de enviar archivos, pizarras virtuales y el uso opcional de apps móviles en caso de no querer usar la página web.
Appear.in
Y para terminar, la más simple de las herramientas online para organizar videoconferencias, una que no necesita registro. Con Appear.in tan sólo tienes que crear un canal e invitar a los demás participantes a ese canal con el enlace web correspondiente.
Podréis veros y hablar, o escribiros, en tiempo real y con buena calidad de vídeo y sonido. El límite está en 8 conexiones simultáneas, más que suficiente para reunir a varias personas, algunas físicamente y otras a distancia.
