Calendarios inteligentes para organizar reuniones

Escrito por , 21 de noviembre de 2018 a las 12:30
Calendarios inteligentes para organizar reuniones
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Calendarios inteligentes para organizar reuniones

Escrito por , 21 de noviembre de 2018 a las 12:30

Cuadrar agendas, encontrar una fecha en la que todos estén disponibles, no es tarea fácil. Pero con estos calendarios te será menos problemático.

Te habrá ocurrido en más de una ocasión. Necesitas reunirte con un grupo de personas en tu oficina pero no logras encontrar un día y hora asequible para todos. Al final, esa reunión se va demorando sine die.

Sincronizar nuestros calendarios puede resultar un problema, incluso si empleamos herramientas como Google Calendar u Outlook, que permiten compartir calendarios para trabajar en equipo.

Veamos algunos ejemplos de calendarios pensados para facilitar estas reuniones. Nos harán parte del trabajo de organizar la reunión y podremos emplear ese tiempo en otras tareas más importantes.

Calendly

A camino entre el calendario y el organizador personal, Calendly reacciona automáticamente a futuras citas y runiones en función de las reglas que has configurado previamente.

Compatible con calendarios de terceros como Google, Outlook, Office 365 o iCloud, Calendly te permite indicar en qué momentos del día estás disponible para reuniones, cuántas reuniones deseas a lo largo del día y la separación temporal entre las mismas.

La versión gratuita está enfocada al uso personal, pero si estás interesado en cuadrar agendas en un equipo de trabajo, las dos versiones de pago te ayudarán a organizar mejor tus reuniones y las de tus compañeros según la disponibilidad de cada miembro.

Calendly nos avisa mediante notificación en la versión gratuita, y mediante correo electrónico y SMS en las de pago, tanto para las nuevas reuniones como para las cancelaciones.

Meetingbird

Con un lema como “Menos planificar, más hacer” sólo se puede esperar una buena herramienta, un calendario para que reuniones y tareas en equipo lleguen a buen puerto.

Meetingbird permite tratar con Gmail, Front, Zoom, Zapier y Google Meet, puede sincronizar calendarios de varias cuentas, tiene en cuenta la zona horaria de cada miembro y se integra en aplicaciones de terceros como Slack, Trello o Salesforce.

Esta herramienta online facilita todos los pasos de la reunión, física o virtual, desde cuadrar agendas hasta iniciar la videollamada en grupo pasando por recordar a todos cuándo es la reunión.

Teamup Calendar

Disponible vía web y desde dispositivos iPhone, iPad y Android, Teamup Calendar ayuda a simplificar la organización del día a día con un calendario para grupos.

Su aspecto no dista mucho de Google Calendar, con un pequeño calendario en la esquina izquierda, un calendario ampliado a la derecha donde colocar citas, tareas y eventos y distintas etiquetas para diferenciar a cada usuario o miembro del grupo.

Gracias a sus nueve niveles de permisos es posible personalizar al máximo qué eventos ve cada tipo de usuario. Además, podemos compartir los calendarios a través de un enlace seguro.

Gratuito por defecto, Teamup Calendar se lleva bien con otros calendarios populares, como Outlook, Google Calendar, Apple iCal, Yahoo! Calendar, Facebook o Twitter.

Appoint.ly

Parecido a Calendly pero más sencillo, Appoint.ly es una buena manera de cuadrar agendas y gestionar reuniones en grupo sin perder excesivo tiempo.

Compatible con los calendarios de Google, Office e iCal, Appoint.ly cuenta con las funciones imprescindibles en este tipo de herramientas, como avisos antes de una reunión, calendario adaptado a la zona horaria de cada usuario, personalización de las horas disponibles de cada miembro, etc.

Appoint.ly funciona directamente desde la web, de manera que no necesitas instalar ningún software adicional en tu computadora o dispositivos móviles.

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