Cómo simplificar las revisiones de contratos para equipos de ventas y de asuntos jurídicos

Escrito por , 17 de marzo de 2016 a las 19:30
Cómo simplificar las revisiones de contratos para equipos de ventas y de asuntos jurídicos
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Cómo simplificar las revisiones de contratos para equipos de ventas y de asuntos jurídicos

Escrito por , 17 de marzo de 2016 a las 19:30

Cerrar un acuerdo de venta con un cliente no suele ser algo que se resuelva en un santiamén. Podría parecer que lo más útil es realizar la comunicación recíproca por e-mail. Pero cuando uno tiene que hacer arqueología en interminables hilos de correo, o se le pasan por alto mensajes importantes, resulta evidente que no es un sistema eficaz.

Cerrar un acuerdo de venta con un cliente no suele ser algo que se resuelva en un santiamén. Podría parecer que lo más útil es realizar la comunicación recíproca por e-mail. Pero cuando uno tiene que hacer arqueología en interminables hilos de correo, o se le pasan por alto mensajes importantes, resulta evidente que no es un sistema eficaz.

Los pasos que van entre que se toma la iniciativa y se firma el contrato son muchos, y necesitan la participación de varias personas con roles diferentes. Una de las partes más importantes de cerrar un acuerdo de ventas es la revisión jurídica. Cuando se revisa un contrato, la comunicación recíproca que hay que realizar es enorme. Tienen que participar miembros de los equipos de ventas, de asuntos jurídicos y de seguridad.

Con la cantidad de documentos, comunicaciones y procesos necesarios en este proceso, las herramientas tradicionales, como el e-mail, se quedan cortas.

Obtener una perspectiva escalable

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Puedes ver muestras de boards de ventas y jurídicos aquí.

Kristen Habacht, vicepresidenta de Ventas de Trello, desvió el proceso de revisión jurídica a un board de Trello. Hubo una época en la que ella y el asesor jurídico de Trello, Brian Schmidt, se limitaban a mandarse e-mails entre ellos. Pero cuando los contratos empezaron a acumularse, cada vez más rápido, se dio cuenta de que todas las fases, la correspondencia y la gestión de documentos serían más fáciles de ver en un board de Trello.

Actualmente, Kristen dirige un equipo de diez personas, y Brian tiene también a varias personas a su mando revisando contratos y haciendo auditorías de seguridad. Siguen utilizando el mismo board, pero ahora es más grande: se ha escalado para obedecer a las necesidades de un equipo en expansión.

«Al principio hice el board solo para saber si [el asesor] podía revisar un contrato que le había enviado. Y cuando empezamos a trabajar con el equipo, creamos un proceso en el que el material se canalizaba a través de este board, en lugar de pasar siempre por mí», explica Kristen.

simplifyrevisions3«Si intentaras hacer todo esto por e-mail nunca tendrías una visión general, porque las comunicaciones estarían compartimentadas entre individuos en lugar de compartirse entre equipos. Nadie tendría una perspectiva de en qué están trabajando los equipos. Sería un caos” – Brian Schmidt, asesor jurídico de Trello

Los equipos de ventas están siempre informados

El proceso está en marcha. Trabajar con el board significa que Kristen y Brian pueden tener una visión panorámica que necesitan como directores, pero no tienen que implicarse en detalle en las comunicaciones sobre el estado de todos y cada uno de los contratos.

Los miembros del equipo de ventas crean una card en la lista «Bandeja de entrada – revisión jurídica» y se añaden a la card como miembros del equipo de asuntos jurídicos. Todos los que necesiten estar al día sobre el progreso del acuerdo reciben una notificación cuando cambia algo en la card del acuerdo.

Los documentos jurídicos y de seguridad se añaden de nuevo a la card gracias a la reciente integración de Trello con Google Drive, lo que permite que el equipo tenga siempre los documentos más recientes a su disposición sin que suponga un esfuerzo.

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Todos los documentos necesarios para cerrar un acuerdo pueden consultarse en un único lugar. El Power-Up de Google Drive muestra una previsualización del documento, y dice cuándo se editó por última vez y quién lo hizo.

Las cards se añaden al fondo de la lista en forma de cola. Según lo urgente que sea un contrato, se le puede dar más prioridad a una card entrante arrastrándola a la parte de arriba de la lista. El orden de las cards en la lista es un indicativo de en qué parte del proceso está un acuerdo concreto que hay sobre la mesa, de modo que los responsables de contabilidad tengan una idea más precisa de cuándo estará terminado un contrato.

«En lugar de bombardear con e-mails al departamento de asuntos jurídicos, o de molestarlos cuando están inmersos en la revisión de un contrato, podemos ver todo aquello en lo que están trabajando», explica Alexa Battista, directora de contabilidad estratégica.

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Arrastra y suelta las cards por orden de urgencia para mostrar lo que tiene prioridad.

Una vez que empieza la revisión de un acuerdo concreto, el equipo de asuntos jurídicos puede utilizar las fechas de vencimiento para señalar a los responsables de contabilidad cuándo esperan que se complete la revisión (otra forma de que los equipos coordinen sus comunicaciones entre ellos y con los clientes).

«El proceso ya no resulta tan opaco para el equipo de ventas, que quiere saber en qué punto del proceso están sus contratos», dice Kristen.

Los directores saben lo que están haciendo sus equipos

Tanto Brian como Kristen están suscritos a todo el board para recibir notificaciones, incluso cuando no se hayan agregado a las cards individuales. Esta visión más general es fundamental, y les da una perspectiva sobre el trabajo de cierre del acuerdo que realizan los diferentes equipos sin que tengan que enviar constantemente actualizaciones a diferentes personas.

«Para un director, la posibilidad de estar suscrito a un board es muy útil. Gracias a las notificaciones, sé lo que pasa con todos los acuerdos», explica Brian.

De modo que cuando a uno de los abogados o auditores de seguridad que trabajan para Brian se le asigna un contrato, este puede ver en qué punto está y el trabajo que se está haciendo sin tener que examinar todo el monótono trabajo contractual.

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Con un vistazo rápido al board, los directores pueden ver si el proyecto está bien (izquierda) o si hay algo pendiente, y qué (derecha).

Este proceso es particularmente importante para el balance de carga. Un resumen visual es la mejor manera de saber dónde se han quedado atascadas las negociaciones.

«Comparo la longitud de las diferentes listas. ¿Tenemos muchos contratos atascados en la fase de revisión? ¿Tenemos muchos contratos que se están negociando con el cliente?», explica Brian. Un vistazo rápido al board de Trello le da una perspectiva de todos los acuerdos que hay sobre la mesa.

Negociaciones organizadas

Este método de comunicaciones internas es extremadamente útil para la comunicación entre los equipos de ventas y de asuntos jurídicos. Kristen y su equipo utilizan Salesforce para gestionar externamente la correspondencia con el cliente, y mantienen las discusiones jurídicas en un board interno de Trello. Este flujo simplifica el proceso e implica que todo está claro.

«Si intentaras hacer todo esto por e-mail nunca tendrías una visión general, porque las comunicaciones estarían compartimentadas entre individuos en lugar de compartirse entre equipos. Nadie tendría una perspectiva de en qué están trabajando los equipos. Sería un caos», dice Brian.

El acuerdo se puede dar por cerrado.

Trello Business Class está integrado con Salesforce y Google Drive para gestionar mejor la comunicación con el cliente y entre los equipos en un board.

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