Consejos para cambiar del papel a la oficina digital

Todos llevamos encima un teléfono inteligente o smartphone pero no todas las empresas los utilizan o exprimen todas sus posibilidades.

Cada oficina es un mundo, y las hay muy informatizadas y otras que siguen como el siglo pasado usando papel, llamadas telefónicas y, como mucho, utilizan el correo electrónico y tienen una página web estática.

Convertir un espacio de trabajo en una oficina digital es más barato, rápido y fácil de lo que pueda parecer. Con una buena planificación inicial, podrás migrar a una nueva manea de hacer las cosas, más eficiente y práctico.

Veamos cómo decirle adiós al papel.

¿Merece la pena?

Como en todo proceso de cierta envergadura, según el tamaño de tu negocio y que, en cualquier caso es algo imprescindible para que tu empresa siga funcionando, antes de cambiar nada necesitamos tener claras dos cosas: por qué queremos cambiar a una oficina digital y qué elementos de nuestra oficina actual queremos digitalizar.

La primera pregunta es obligada. Digitalizar tu negocio no puede ser consecuencia de un mero capricho o de tener interés en un producto en particular (un gadget o un software). Debes tener claro que si quieres una oficina digital es porque conoces las ventajas y los inconvenientes son pocos o ninguno.

Las principales ventajas de una oficina digital:

• Usar menos espacio físico para almacenar documentación

• Tener acceso a esos datos desde cualquier lugar de la oficina e incluso desde casa

• Acceder a los datos al instante mediante una simple búsqueda

• Estar en contacto con los miembros del equipo y mantener la comunicación en todo momento

• Permitir el teletrabajo, en momentos puntuales o de forma habitual

• Reunirte con clientes de todo el mundo a un menor coste

• Agilizar las tareas burocráticas y financieras al evitar desplazamientos, etc.

¿Inconvenientes? Obviamente, necesitarás un poco de reciclaje si tienes que aprender cómo funciona la tecnología que vas a emplear, nada que un curso de unas cuantas horas no pueda solucionar.

Por otro lado, aplicarla implicará, en algunos casos, desembolsar un dinero, por lo que hay que tener en cuenta si compensa el cambio.

Qué queremos digitalizar

Hay muchos elementos de nuestro negocio que podemos digitalizar. Dar el salto a una oficina digital puede ser total o parcial, según en qué ámbitos nos veamos más cómodos con herramientas digitales y en cuales prefiramos seguir con el papel de siempre.

A nivel burocrático, administraciones como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social se han digitalizado hasta el punto de ofrecer gran parte de sus servicios a través de internet mediante certificado digital, lo que implica un ahorro de tiempo al poder realizar muchas gestiones a distancia y sin esperas, directamente o a través de una gestoría. En este sentido, algunas de esas gestiones ya debemos hacerlas a distancia de manera obligada.

Pero los demás procesos, como la comunicación interna o externa o el almacenamiento de documentos, podemos elegir si digitalizarlos o no.

Comunicaciones entre empleados y con clientes

Por el tamaño de tu oficina, ¿vale la pena implementar canales digitales de comunicación? Telegram o Slack, tal como vimos con anterioridad en Blogthinkbig.com, permiten intercambiar información entre dos personas o en grupos, adjuntar imágenes o archivos de forma alternativa al correo electrónico.

Con herramientas como Trello, Todoist o Asana, podemos organizar mejor el trabajo de cada miembro y de cada proyecto y que cada uno tenga una imagen clara de qué hacen sus compañeros.

La comunicación con tus clientes seguramente sea el aspecto más provechoso si consideramos tener una oficina digital, en especial si realizas llamadas internacionales.

Gracias a Skype o Hangouts podemos hablar con cualquiera a través de internet, con voz e incluso vídeo y realizar reuniones cómodamente. En este otro artículo de Blogthinkbig.com encontrarás más soluciones de videoconferencia.

Digitalización de documentos

Adiós al papel. Así podemos resumir lo que significa una oficina digital.

Sea cual sea el sector de tu negocio, es inevitable que tu oficina se llene de papel: informes, manuales, facturas, prospectos, albaranes, formularios…

En una oficina digital, no necesitas el papel. Por un lado, se trata de generar la menor cantidad de documentos en papel. El motivo suele ser prácticas como imprimir mensajes de correo electrónico o imprimir cualquier documento que pasa por nuestra computadora, bien para leerlo o para guardarlo. Una buena pantalla de ordenador permite una lectura cómoda sin necesidad de imprimir un documento.

En cuanto al almacenamiento, por un módico precio podemos instalar nuestro propio servidor NAS donde guardar archivos, acceder a ellos desde cualquier ordenador de la oficina y guardar una copia de seguridad en caso de pérdida.

Y si no queremos nuestra propia infraestructura, podemos acudir a los servicios de almacenamiento en la nube, que además de ofrecer espacio gratuito cuentan con versiones de pago con más espacio disponible y otras funciones adicionales, como más seguridad o servidores dedicados.

Por otro lado, ¿qué hacemos con el papel que ya tenemos? Si lo digitalizamos, tendremos acceso más rápido, ya que las búsquedas por contenido de un texto digitalizado son prácticamente inmediatas. Eso sin contar con el espacio físico que nos ahorramos al no tener que guardar toneladas de papel.

Y con las copias de seguridad, no habrá peligro si perdemos una copia de esos archivos. Tendremos una o más en servidores o discos externos adicionales.

Para digitalizar documentos podemos acudir a una herramienta específica, como un escáner u optar por un dispositivo móvil, smartphone o tablet, tal como vimos en Blogthinkbig.com.

Seguimiento posterior

El proceso de digitalización de nuestra oficina no termina ahí. Como toda transición entre herramientas, es necesario hacer un seguimiento para evitar que se repitan hábitos previos como los que he comentado, en especial imprimir documentos que en principio queremos mantener en formato digital.

Por otro lado, no está de más analizar si la herramienta que se eligió para cada tarea es la adecuada y si podemos mejorar con otra.

Y, cómo no, habrá que analizar los gastos de tiempo y recursos (incluyendo el coste) antes y después de la transición a la oficina digital.

Sea como fuere, cualquier pequeño cambio enfocado a la digitalización de nuestro día a día tendrá efectos positivos si se hacen con una buena planificación previa y con la colaboración de todos los miembros implicados.

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