Como directora de Ventas de Trello, mi trabajo es construir y gestionar el equipo de ventas sin dejar de trabajar activamente con los clientes. Quería asegurarme de usar el producto tanto como podía, para poder dar consejos y orientar a nuestros clientes. De este modo, descubrí algunas formas muy creativas de dar más control a mi equipo y optimizar su generación de clientes potenciales.
Venía de un contexto en el que se hacía hincapié en el uso de herramientas y recursos de ventas tradicionales. Muchas veces su naturaleza tosca y su enorme cantidad de campos para rellenar implicaba que nadie las usaba, lo que les quitaba toda su razón de ser.
Una de las cosas que quería hacer en Trello era garantizar que mi equipo tuviese herramientas a las que sí que se adaptasen y disfrutasen usándolas. Me puse a buscar las mejores maneras de usar Trello y, tras algo de ensayo-error, tengo algunos ejemplos para compartir que podrían ser útiles para cualquier equipo de ventas:
Transmite conocimientos a tu equipo
En ventas funciona mucho la transmisión oral: los nuevos empleados de ventas se reúnen con los más veteranos y estos les dan información. El problema de este método es la coherencia. ¿Cómo se puede garantizar que todos los vendedores disponen de los mismos materiales, argumentos y recursos?
La mayor parte de los directores de ventas hacen un folleto o mandan un e-mail con estos datos, pero no consiguen un documento vivo que sea fácilmente accesible en todo momento. De modo que creé un board de recursos de ventas de Trello. Cada vez que un representante o un nuevo empleado preguntaba por los procesos, los productos o cualquier otra cosa, añadía una card a ese board.
Pero eso no es todo. Me di cuenta de que no siempre tengo las respuestas correctas, así que abrí el board para todo mi equipo y los animé a que añadiesen nuevas plantillas para e-mails, estudios de caso o cualquier otro recurso que les fuese útil para hacer mejor su trabajo. Creé un board de recursos dinámicos muy útil tanto para los nuevos empleados como para los más veteranos. Cada día mi equipo me enseña alguna cosa nueva.
Colabora con asuntos jurídicos
Uno de los primeros retos que tuvimos respecto a la comunicación era hacer seguimiento de en qué punto estaban varios contratos en un momento dado. Muchas veces recibo contratos con modificaciones de los clientes y me gustaría enviárselos al asesor jurídico, pero tendría que hacer un seguimiento manual de lo que he enviado y pedir actualizaciones al asesor. Muchas veces el documento se había enviado a revisión técnica o había alguien más trabajando en él. Si yo no estaba en la oficina, nadie podía saber en qué punto estaba la revisión del contrato.
Así que el siguiente board que creé era para los departamentos de Ventas y Operaciones. Ahora, cuando hay que revisar un contrato, se añade una card al board. Toda la comunicación sobre el contrato se realiza en la card, y se añade una copia del contrato desde Google Docs para que cualquier persona de mi equipo pueda ver al momento el historial de la revisión y enviar al cliente documentos actualizados en todo momento. Eliminé todo el proceso de nuestras bandejas de entrada y al mismo tiempo le di visibilidad:
Consejo profesional: La integración de Trello con Google Drive te permite previsualizar documentos y crear otros nuevos directamente desde una card.
Haz un seguimiento de las solicitudes de prestaciones
Como es de esperar, muchas veces nos llega feedback de nuestros clientes respecto a las prestaciones que les gustarían o que necesitarían para utilizar Trello en sus empresas. Es importante que no caigan en el pozo sin fondo que es la bandeja de entrada de un vendedor, así que creamos un board de solicitud de prestaciones. Si no es una prestación que ya se haya solicitado, añadimos una nueva card y ponemos en los detalles el nombre del cliente. Si ya se ha solicitado, simplemente añadimos a la card el nombre del cliente.
Este proceso permite al equipo de productos revisar qué es lo que las empresas quieren en nuestro producto. También permite al equipo de ventas consultar rápidamente los clientes con los que hay que contactar cuando se incluye una prestación que se ha solicitado. Hacer seguimiento de esta comunicación muestra a los clientes de nuestra empresa y a los clientes potenciales que ofrecemos feedback personalizado para satisfacer las necesidades de su empresa.
Evaluaciones y retrospectivas de los empleados
Como casi todo el mundo, tengo siempre mucho que hacer. Esto significa que muchas veces quiero darle la enhorabuena a algún empleado, o anotar que tengo que hacerle sugerencias para mejorar algo.
El proceso de evaluación que tenemos en Trello es excelente, e intento reunirme regularmente con los miembros de mi equipo, uno a uno, para hablar sobre el desempeño. Sin embargo, a veces me sorprendía haciendo arqueología en mis notas para cerciorarme de que toco todos los puntos que quería.
De modo que hice un board para mis entrevistas y voy añadiendo cards por cada una de ellas. En cada entrevista utilizo cards de cada miembro con notas. Utilizo el board como guión de la entrevista, y luego dejo las cards en el board, para poder consultarlas más adelante y ver cómo hemos trabajado a lo largo del año y si han mejorado o no.
Los boards que utiliza nuestro equipo de ventas son útiles para muchos equipos diferentes. El de ventas es un buen ejemplo porque siempre estamos contratando a nuevos empleados y ofreciendo feedback constantemente a lo largo del proceso. Pero creo que cualquiera que gestione un equipo puede usar estos boards de muestra para mejorar la comunicación, las incorporaciones y el desempeño.
