El formato PDF nos permite compartir información en modo lectura. Es muy práctico para digitalizar tarjetas de visita, facturas, informes y prácticamente cualquier documento que no queremos editar pero sí necesitamos tener a mano.
Los PDF nacieron en los años 90 y pronto se convirtieron en un estándar por su facilidad para ser abiertos, compartidos y leídos. Hoy en día puedes abrir y consultar un documento PDF desde cualquier dispositivo, móvil o de sobremesa.
Pero, ¿y si quieres crear un documento PDF a partir de un Word o un Excel? Hace años la única solución era acudir a la versión de pago de Adobe Acrobat, que servía para crear PDFs de cero, editarlos, etc. Pero en la actualidad el proceso es mucho más sencillo.
En Mac, crear documentos PDF es una función disponible por defecto y en Windows tan sólo necesitas instalar una de las muchas impresoras virtuales disponibles. Veamos cómo funcionan.
Cómo crear documentos PDF en Mac
Has creado un documento de texto, una hoja de cálculo, un dibujo o una presentación y quieres guardarlo en PDF para compartirlo más cómodamente con tus amigos, contactos o clientes.
En Mac, el proceso es tan sencillo como ir a la función de Imprimir (CMD+P) de la aplicación en la que estás viendo o editando el documento, pero en vez de seleccionar una impresora, en la ventana emergente de impresión verás PDF en la esquina inferior izquierda. Desplegando ese menú podrás abrir el PDF en Vista Previa, guardar el documento en PDF, compartirlo por correo electrónico, Mensajes o subirlo a tu espacio virtual de iCloud, etc.
Al seleccionar Guardar como PDF podrás editar el nombre de autor del documento, el título e incluso cifrarlo con contraseña y así que impedir que lo abra cualquiera o que lo imprima alguien sin tu permiso.
Cómo crear documentos PDF en Windows
En Windows, crear documentos PDF es tan simple como en Mac. La única diferencia es que para hacer esto posible necesitarás instalar una impresora virtual.
A no ser que tengas Windows 10. En ese caso, tendrás ya instalada una impresora virtual llamada Microsoft Print to PDF. Así, como hemos visto en Mac, desde cualquier programa de edición o visualización de documentos, sólo tienes que ir a la función de Imprimir (CTRL+P) y seleccionar la impresora en cuestión.
En caso de no tenerla configurada y no mostrarse adecuadamente, tendrás que ir a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres, hacer clic en Agregar una impresora o un escáner, pulsar en La impresora que deseo no está en la lista y en la ventana que se abrirá indicando Buscar una impresora por medio de otras opciones tendrás que seleccionar la última opción y en la siguiente ventana seleccionar Usar un puerto existente y elegir la opción FILE: (Imprimir a un archivo). En la siguiente ventana que se muestra tendrás que elegir el controlador de la impresora Microsoft > Microsoft Print To PDF. Por último, tendrás que marcar la opción Usar el controlador actualmente instalado (recomendado) y aceptar el nombre de la impresora.
Impresoras virtuales para crear documentos PDF
Si utilizas una versión de Windows anterior a Windows 10, tendrás que instalar una impresora virtual si quieres convertir cualquier documento en PDF.
Hay muchas disponibles y todas funcionan prácticamente igual: crean una nueva impresora en el apartado de Impresoras y escáneres y al ir a imprimir, eliges esa impresora y se creará un PDF.
La diferencia entre unas y otras está en las opciones adicionales, como por ejemplo incluir una contraseña en el documento PDF para limitar la impresión, la apertura sin permiso o incluso para añadir anotaciones.
Bullzip Free PDF Printer
Bullzip Free PDF Printer es una impresora virtual gratuita con funciones avanzadas de pago. Es compatible con Windows XP en adelante y Windows Server 2003 en adelante.
Entre las funciones adicionales destaca la posibilidad de cifrar el documento para abrirse solamente con una contraseña, incluir una marca de agua en el PDF para evitar copias o impresiones no autorizadas y firma digital en el PDF.
CutePDF Writer
Si buscas una impresora virtual lo más sencilla posible, CutePDF Writer te gustará. Es compatible con todas las versiones de Windows a partir de la versión 98, ideal para ordenadores viejos.
El único inconveniente es que para que funcione tendrás que instalar también Ghostscript.
DoPDF
DoPDF es otra práctica impresora virtual. En este caso, no requiere Ghostscript y mantiene la característica de sencillez, por lo que no tiene funciones adicionales.
7-PDF Printer
7-PDF Printer cuenta con varias versiones del mismo producto. Para la mayoría de casos, la versión gratuita es más que suficiente, pues además de convertir en PDF también permite proteger los documentos con contraseña, añadir una marca de agua, crear un PDF por cada página del documento original, guardar en formato de imagen además de PDF (JPEG, PNG, EPS, PS, etc.) y girar las páginas, entre otras.
PrimoPDF
La versión gratuita de PrimoPDF es una sencilla impresora virtual que incluye protección con contraseña, personalizar la resolución de salida (lo que implica que se vea mejor pero también que ocupe más espacio en disco).
Además, tiene una versión de pago que incluye conversión de PDF a Word y editor de PDF para cambiar cosas una vez lo has convertido.
Imagen | Pixabay (Autor: Juanjo Fernández)
