Contratar a nuevas personas no implica solo apretones de manos y formularios de seguros sanitarios. Estamos hablando de nuevas personas en tu equipo. Algún día esas personas serán responsables de un gran proyecto que tendrá repercusión sobre tu empresa, se reirán contigo en la sala de descanso y, con el tiempo, serán ellos mismos quienes incorporen a otras personas. Contratar va más allá de la logística: es personal.
Como todas las primeras impresiones, solo hay una oportunidad para hacer las cosas bien. Durante la primera semana hay que ser muy cuidadoso, tanto en lo relativo a la logística como a los activos intangibles. Si hay datos importantes que pasan inadvertidos o que no se transmiten adecuadamente, la base de conocimientos del empleado será poco consistente. Y la inconsistencia, si se reproduce, puede desembocar en una cultura empresarial desigual.
Estas son algunas maneras para estar seguro de que el nuevo miembro de tu equipo esté realmente «incorporado» cuando lo contrates.
Evita fallos humanos
Citando al venerable Benjamin Franklin, en este mundo solo hay dos cosas seguras: la muerte, pagar impuestos y el papeleo de los nuevos empleados (o algo parecido). No hay ninguna receta mágica para estas molestas cuestiones logísticas: ese formulario 401K no va a cubrirse solo. De todos modos, es posible simplificar el proceso. Asigna un espacio para centralizar todas las cuestiones logísticas. Crea una lista de plantillas de todos esos documentos y cópiala para cada nueva persona.
En Trello, usamos para esto un board de Trello (qué sorpresa, ¿verdad?) Hay una lista que es «Por hacer», y el primer día de trabajo el nuevo empleado tiene que acceder a todas las cards, cubrir los formularios o inscribirse en el programa y después mover la card a «Hechas».
Copiamos una plantilla del board para cada nuevo empleado, y la retocamos un poco de acuerdo con el equipo en el que vaya a trabajar. Este espacio centralizado es un proceso vivo y uniforme que cualquier miembro del equipo puede actualizar si algo cambia o se descubre una forma más eficaz de hacerlo. Lo explicamos más en detalle aquí.
Organiza un comité de bienvenida
No olvides al resto del comité de bienvenida: los empleados más veteranos. Son activos de gran valor a la hora de incorporar a nuevos miembros, pero a veces necesitan que se les recuerde. Están muy ocupados, y con el tiempo se van olvidando de la sensación de ser un recién llegado. Poner en marcha procesos que impliquen a los miembros del equipo hace más fácil la incorporación.
Como señala Liz Hall, vicepresidenta de Personal en Trello, «si la persona recién contratada va a participar en un equipo de ingenieros, no lo dejes a su suerte con un codebase. Es mejor que lo incluyas en una sesión de programación en pareja durante la primera semana. Si va a participar en el equipo de ventas, programa un café de veinte minutos con el miembro más antiguo del equipo para que hablen de cómo las cosas han ido cambiando a lo largo del tiempo».
Asigna mentores específicos para los nuevos miembros del equipo y confíales la misión de ayudar a los nuevos a conocer a otros empleados, especialmente a los de equipos diferentes. Pide a los mentores que envíen e-mails de presentación para toda la empresa, y prepárate para responder preguntas como: «¿Cómo va lo de los bombones de la sala de descanso? ¿Son gratis o…?» A las mentes inquietas les gusta aprender.
No olvides la diversión
La gente decide dejar su anterior trabajo porque está convencida de que tu empresa es una mejor oportunidad que el otro trabajo. ¿Y sabes qué? Tienen toda la razón. De modo que reafírmalos en esa creencia mostrándoles el lado divertido de la empresa, no solo el papeleo. Ya sea una visita al edificio, una wiki sobre historia y anécdotas de la empresa o una bolsa personalizada en su nueva mesa de trabajo, hay un millón de pequeñas maneras de hacer que los nuevos empleados se sientan como en casa.
¿Qué tiene de especial tu empresa? ¿Organizas excursiones o das algún tipo de ventaja especial a tus empleados? Es una oportunidad de tender una mano e invitar a una persona a participar de toda esa diversión. Le estarás diciendo: «¡Eh, somos increíbles y queremos que participes!» Hay estudios que demuestran que los empleados que sienten que su compañía invierte en ellos son más productivos y trabajan mejor.
Elige tu propia aventura
La mejor manera de saber qué funciona y qué no es preguntar a los propios nuevos empleados. Tras su primera semana, siéntate con ellos uno a uno y pide que te den feedback honesto de lo que ha ido bien y lo que creen que ha faltado en el proceso. Es importante conseguir esa perspectiva fresca cuanto antes, antes de que sus impresiones iniciales se conviertan en percepciones permanentes.
El hecho de que utilices su feedback hace que los nuevos miembros del equipo se sientan parte del proceso y les demuestra que sus opiniones son valiosas. Según Liz, «con cada nueva sugerencia podemos mejorar el sistema y hacer que los nuevos empleados se sientan parte del equipo enseguida».
Liz explica que incluso antes de que pongan un pie en su oficina, el primer día, debe quedar claro que sus opiniones son importantes en su propio proceso de incorporación. Liz describe el sistema como una especie de «elige tu propia aventura», donde al empleado se le pide su opinión sobre si prefiere que la primera semana esté dedicada a cohesionar el equipo o sea una incorporación de perfil más discreto.
Como dice Liz, «cada persona es diferente. Introvertidos, extrovertidos, altamente cualificados, distantes… Queremos que su primera semana sea genial, y para eso es importante adaptar el proceso para darles cabida».
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