El correo electrónico es muy práctico pero nos absorbe mucho. Contar con un buen aliado para hacerle frente es importante, y Outlook llega a nuestro rescate.
Cuando hablamos de Outlook nos viene a la cabeza su cliente de correo electrónico para Windows, uno de los más populares y que se emplea en oficinas y hogares de todo el mundo. Tan potente es la marca Outlook que la propia Microsoft cambió el nombre de su servicio de correo online Hotmail por el de Outlook.
Y junto al programa de escritorio y al servicio online, de un tiempo a esta parte contamos con una app de Outlook para Android y para iPhone y iPad. Si bien la competencia es feroz, con Apple Mail por un lado y Gmail de Google por el otro, sin contar con las innumerables alternativas que surgen prácticamente a diario, Outlook no lo ha tenido fácil para hacerse un sitio, y ha tenido que incorporar funciones que la hacen una opción a tener en cuenta.
¿Cómo puede ayudarnos Outlook a ser más productivos en nuestro smartphone? Veamos sus funciones más destacadas y en qué nos servirán para manejar el correo a nuestro antojo en vez de dejarnos llevar por una bandeja de entrada que no deja de llenarse.
Céntrate en lo importante
La bandeja de entrada es el punto de partida de cualquier cliente de correo electrónico. Es donde llegan los mensajes. Y como tal, si recibes muchos mensajes puede que acabes odiando la bandeja de entrada.
Outlook ha tomado medidas en uno de los principales focos contra la productividad. En primer lugar, en vez de ver todos los mensajes de golpe, veremos en primer lugar los Prioritarios. Si quieres ver el resto, solo tienes que pulsar en Otros. Además, puedes decidir qué mensajes ver y cuales no con Filtros. Así verás solo los mensajes no leídos, los marcados o los que contengan archivos adjuntos.
¿Y como se organiza la bandeja de entrada de Prioritarios? Pues de manera automática, adaptándose al uso que hagamos y a cómo gestionemos los mensajes que recibimos. Es decir, el proceso es automático, no tenemos nada que configurar.
No busques, encuentra
Un cliente de correo electrónico es mucho más que un espacio donde leer y enviar mensajes de correo. No solo hay mensajes que gestionar, hay más elementos a tener en cuenta, como los contactos que envían o reciben nuestros correos electrónicos o los archivos que adjuntamos en dichos mensajes.
Outlook tiene una pestaña en la que muestra todos los elementos relevantes de nuestra cuenta de correo: contactos, archivos adjuntos, mensajes destacados o fechas de vencimiento de reuniones o próximos viajes. Así veremos de un vistazo lo importante del día o encontraremos lo que necesitamos sin tan siquiera iniciar una búsqueda, aunque por descontado tenemos esa opción disponible.
Correo + Calendario
Y junto a la libreta de contactos, otro elemento que se complementa con el correo electrónico es el calendario, y es que a partir de nuestros mensajes de correo surgen reuniones, citas, plazos de entrega o finalización de proyectos.
El tercer pilar de Outlook es su calendario, en el que encontraremos todo lo que tenemos que hacer con independencia de nuestra bandeja de entrada. Ahí podemos indicar cualquier evento importante y configurar un aviso para llegar a tiempo.
Por descontado, desde el menú de la esquina superior derecha de la aplicación podemos cambiar la vista de agenda, por defecto, y ver nuestro calendario diario, de tres días o de todo el mes.
Saber desconectar
Otra función realmente interesante es la de No molestar, que permite silenciar Outlook para que no nos moleste con mensajes o recordatorios. Se activa desplegando el menú de la izquierda de la aplicación y pulsando en el icono en forma de campana.
Entre otras cosas es posible programarlo para que se desactive manualmente, para que esté en No molestar durante una hora o hasta el día siguiente. También se puede programar durante periodos de tiempo como fines de semana, horas laborables o durante eventos concretos. Por ejemplo, mientras estemos en una reunión importante, no recibiremos notificaciones molestas.
¿Qué más ofrece Outlook para Android y para iPhone y iPad? Por descontado, podemos configurar varias cuentas de correo, tanto de Outlook como de otros proveedores como Gmail. También es posible adjuntar y ver archivos de otras fuentes online, como OneDrive, Dropbox o Google Drive, directamente desde la app de Outlook.
