El Museo del Prado es uno de los más importantes del mundo y también uno de los más visitados. Un museo con más de doscientos años de historia con la mirada puesta en el futuro. Por eso, esta institución bicentenaria ha digitalizado la gestión de sus visitantes con Prado Puerta Digital. Un proyecto que, gracias al apoyo de Telefónica como miembro benefactor del Programa de Atención al Visitante y desarrollado por Telefónica Empresas, permitirá optimizar la toma de decisiones y mejorar la experiencia de los visitantes.
“La tecnología y la digitalización son absolutamente fundamentales a la hora de gestionar el flujo cada vez mayor de públicos que acude al Museo del Prado”, nos indica Miguel Falomir, director del Museo Nacional del Prado. “En 2019, el año anterior a la pandemia, que fue además el año del Bicentenario, el museo superó los tres millones doscientos mil visitantes», prosigue. “La tecnología es importante por muchos motivos. En primer lugar, es nuestra tarjeta de presentación. La inmensa mayoría de las personas que nos visitan conocen el Museo del Prado gracias a la página web. La posibilidad de adquirir las entradas online es lo que establece esa primera relación. Luego, cuando vienen físicamente a visitarnos, solemos hacer encuestas a través de nuestra Área de Atención al Visitante y se les pregunta sobre su experiencia. Y la tecnología juega un papel absolutamente imprescindible para reunir todo ese big data y procesarlo”.
Prado Puerta Digital permite adquirir una entrada en minutos y acceder al museo sin esperar colas
El proyecto Prado Puerta Digital supone un paso adelante cualitativo y cuantitativo muy importante en la aplicación de la tecnología a la gestión del Prado, permitiendo la centralización y la optimización de todos los recursos que ofrece el museo a sus visitantes.
“Los principales objetivos del proyecto –nos explica Noelia Ibáñez, jefa del Área de Atención al Visitante del Museo Nacional del Prado– son facilitar al público el acceso al museo, conocer mejor a nuestros visitantes y tener un control riguroso de todos los ingresos que percibimos por venta de entradas”.
La plataforma cuenta con un área dedicada a la gestión para el público profesional
Para cumplir estos objetivos, se ha creado una plataforma de ventas que unifica los diferentes productos y servicios ofrecidos por el museo. Este sistema permite al público general autogestionar de forma inmediata, y desde el móvil, su entrada, y acceder al museo sin esperas, a través de un QR descargado en el dispositivo.
“Es un proceso de compra absolutamente intuitivo, sencillo, rápido, cómodo para el visitante -prosigue Noelia-. También hay una parte muy importante dentro de la interfaz de reserva y venta de entradas dedicada exclusivamente al público profesional. El Museo del Prado tiene entorno a un 20% de público que nos visita en grupo, en sus diferentes tipologías: grupos educativos, que son muy voluminosos, grupos generales, grupos de turistas… Puerta Digital ha atendido una de las demandas que tenía este colectivo. Hemos creado un apartado especial en el que podrán tener mucha más autonomía, más libertad para tratar con nosotros, para sus reservas, para emitir facturas, para ver sus localizadores, para modificar plazas en una reserva, etc.».
Una herramienta intuitiva y sencilla para el personal interno
Prado Puerta Digital también supone un avance importante que facilita la labor del personal del museo, ya que ofrece funcionalidades como el acceso remoto a la plataforma: “Puerta Digital está suponiendo un paso de gigante en cuanto al manejo de la aplicación, es una maravilla para nosotros poder acceder a esta herramienta desde cualquier rincón y poder actuar en caso de necesidad. Tened en cuenta que Puerta Digital es usada por operadores de taquilla, operadores del Centro de Atención al Visitante, operadores y auxiliares de control de acceso, coordinadores, el propio personal del Área de Atención al Visitante. Para todos nosotros es una herramienta mucho más fácil en el manejo y mucho más operativa”, continúa Noelia.
Prado Puerta Digital permite una gestión interna más ágil e intuitiva
Este nuevo sistema ayuda a anticipar las necesidades diarias del museo, gestionando los accesos en función de la afluencia de visitantes prevista: “El museo es una organización que recibe de media diaria unos 9.000 visitantes. Tenemos días de 7.000 visitantes y días de 13.000. Con los históricos de visitantes hemos descubierto cuáles son esos momentos de máxima afluencia, mínima afluencia, momentos extraordinarios de visita. Y eso es absolutamente fundamental”, concluye Noelia.
MUSA: análisis de datos para la toma de decisiones
Dentro de las funcionalidades de Prado Puerta Digital destaca MUSA, una aplicación de data discovery que ofrece varias ventajas: por un lado, permite la automatización de los informes de gestión que el Museo Nacional del Prado, como institución pública que es, debe rendir ante el Tribunal de Cuentas y la Intervención Delegada. Noelia nos explica este punto: “La principal fuente de ingresos que tiene el museo es la venta de entradas. Evidentemente, tenemos que tener la trazabilidad de cada una de las entradas y su compensación económica».
MUSA es una aplicación de análisis de datos que permite una mayor anticipación para la toma de decisiones
MUSA tiene una parte meramente estadística, denominada SAE, Sistema de Automatización de Estadística, donde se almacenan todos los datos que tienen que ver con la adquisición de la entrada. Y luego tiene otra herramienta que se llama CRIPTA, donde se realiza toda la generación de informes que necesitan para tener ese completo y riguroso control financiero de los ingresos que perciben por venta de entradas. «Así, Puerta Digital nos ayuda a llegar a ese grado de excelencia, en lo que a transparencia se refiere, que debe tener toda institución pública», dice Noelia.
Por último, MUSA ofrece un dashboard integrado, un panel de indicadores que permiten la visualización en todo momento y en tiempo real de los datos de acceso al museo, su comparación respecto a fechas pasadas y su proyección a futuro: “Nos permite anticiparnos con el fin de tomar decisiones acordes a los tiempos que corren. Una anticipación que nos va a convertir en un museo mucho más rentable, mucho más accesible y cercano para el público y mucho más moderno”, afirma Noelia
Telefónica, partner en la transformación digital del Museo del Prado
Telefónica es el socio en la transformación digital del Prado desde 2007
Prado Puerta Digital es el proyecto más reciente, pero no el único, en que el Museo Nacional del Prado ha contado con Telefónica como socio para su transformación digital: “El papel de Telefónica en el proceso de transformación digital del Museo del Prado ha sido fundamental. Sin Telefónica, no hubiéramos llegado a la situación absolutamente privilegiada que tiene el Museo del Prado, dentro de los museos del mundo, en términos de desarrollo tecnológico y digital”, afirma Miguel Falomir. “Son muchos los proyectos en los que hemos colaborado desde que empezara nuestra relación en el año 2004 y especialmente desde 2007, cuando Telefónica pasó a ser benefactor del Programa de Atención al Visitante del Museo del Prado”.
Entre estos proyectos en colaboración con Telefónica, destaca el desarrollo de la página web del Prado, ganadora de los premios Webby. Un premio equivalente a los Óscar en el mundo de las webs. Un reconocimiento internacional de público y crítica a una web en crecimiento exponencial que durante 2020 llegó a más de diez millones de usuarios.
La web del museo, la Línea del tiempo, la digitalización del archivo o los MOOC son algunos de los proyectos en los que han colaborado con Telefónica
El archivo digital del Museo del Prado es otro de los hitos relevantes de esta colaboración: “Somos la primera institución cultural española que tiene un archivo digital de su fondo antiguo, un recurso imprescindible para el estudio de las colecciones del Museo. Eso ha sido de nuevo gracias a Telefónica”, prosigue Falomir. “Otra de las áreas importantes en las que hemos contado con Telefónica es la Línea del tiempo, que también nos sitúa entre los museos de vanguardia. Gracias a ella, cuando nuestros usuarios tienen alguna duda, pueden realizar una vista contextual, histórica e interdisciplinar de la colección del Prado”.
Falomir destaca también los MOOC, cursos digitales de acceso libre y masivo, que la pinacoteca y Telefónica han desarrollado conjuntamente: “Empezamos con Velázquez, luego hemos seguido con El Bosco, ambos dentro de la plataforma Miríadax, con un éxito formidable”.
Un proyecto de digitalización integral y a medida
En el caso concreto de Prado Puerta Digital, el rol de Telefónica ha sido proveer una solución integral que diera respuesta a las diferentes necesidades que tenía el museo. Adrián García Nevado, Director General de Empresas en Telefónica de España, nos explica en qué ha consistido: “Hemos proporcionado al cliente una solución end to end tanto en términos de funcionalidad, a través del desarrollo de software, como en términos de infraestructuras. Para resaltar algunas, este proyecto provee un dashboard integrado con capacidades analíticas para que el Museo del Prado pueda tomar mejores decisiones. Incluye una migración al cloud, para que esta plataforma sea escalable y segura. Incluye también la securización del acceso a WiFi y al 4G de los sistemas de gestión. Permite la gestión remota de los dispositivos móviles, por ejemplo, de las PDA que se usan en los sistemas de acceso”.
Prado Puerta Digital es una solución integral y a medida para las necesidades presentes y futuras del Museo del Prado
Uno de los mayores diferenciales del proyecto es que se trata de una solución ad hoc, desarrollada a medida para el Museo El Prado. “Para nosotros, es importante que el producto sea nuestro, sea del Museo del Prado. Puerta Digital nos va a dar una independencia y una autonomía que hasta ahora no hemos tenido. Somos los dueños de la herramienta y los dueños de la toma de decisiones”, indica Noelia Ibáñez.
Es también una solución modular y por tanto preparada para cubrir no solo las necesidades actuales, sino también las necesidades futuras del museo.
Transformación digital para democratizar el arte
Con Prado Puerta Digital, el Museo del Prado se convierte, una vez más, en una institución pionera en la aplicación de la tecnología. Un aliado que permite acercar a todos la cultura y enriquecer la experiencia del disfrute de las obras de arte que alberga el museo.
La tecnología, un aliado para la democratización del arte y la cultura
“La historia del Museo del Prado, en sus más de doscientos años de vida, es la historia de la progresiva democratización de la cultura – dice Miguel Falomir –. De cómo un patrimonio que en principio estaba reservado a los ojos de unos pocos, los reyes, pues todos estos cuadros proceden de palacios reales, pasó a un museo donde se aumentó su audiencia. Y ahora estamos en un salto cualitativo y cuantitativo extraordinario. Y es que, gracias a la tecnología, en nuestro caso gracias a la tecnología que nos procura Telefónica, estas obras de arte están llegando ya a todos los confines del globo. La tecnología es la puerta a la cultura, es el pasaporte a la cultura. Es lo que hace que los muros de este museo desaparezcan y que todos, cualquiera, pueda entrar en él y contemplar y disfrutar de sus cuadros”.
