El Gobierno de España, a través de la Agencia Tributaria, lleva años trabajando en un nuevo sistema informático de facturación que facilite estas gestiones para empresas y autónomos con domicilio fiscal en España. Y la palabra clave de este proyecto es Verifactu. Se trata del nuevo sistema de facturación digital que envía automáticamente a Hacienda los registros de facturación generados. Sobre el papel, todo son ventajas. Pero, como siempre, hacer cambios de este calibre suele acarrear problemas. De ahí, en parte, que su obligatoriedad se haya retrasado.
Empresas, autónomos, gestorías y demás profesionales afectados tenían varias fechas marcadas en el calendario. El 1 de enero de 2026, las empresas con una facturación inferior a seis millones de euros estaban obligadas a empezar a utilizar el nuevo sistema de facturación eléctrica Verifactu. Si no lo estaban haciendo ya. Y, desde el 1 de julio de 2026, esta obligatoriedad se extendía a los autónomos. Sin embargo, el pasado 2 de diciembre, el Gobierno aprobó un real decreto que retrasa la entrada en vigor de Verifactu. Las nuevas fechas a marcar en el calendario son el 1 de enero de 2027, para empresas, y el 1 de julio de 2027, para autónomos.
Así que, a estas alturas, ya deberías haber oído hablar de Verifactu. A través de tu empresa, de tu gestor, de tu contable, o por medios de comunicación. La Agencia Tributaria difundió un tríptico informativo. Y las empresas que comercializan herramientas de facturación electrónica también se han encargado de adaptar sus aplicaciones para hacerlas compatibles. Con todo, siempre es bueno repasar todo lo que sabemos sobre Verifactu. Y, en especial, cómo te va a afectar. Desde el punto de vista profesional y personal.
Qué es Verifactu
Verifactu, o como lo escribe la Agencia Tributaria española, VERI*FACTU, es un nuevo sistema de facturación electrónica. Y, además, se emplea coloquialmente para nombrar la nueva normativa en la que aparece este sistema de facturación y que afecta a los SIF o sistemas informáticos de facturación y a la “estandarización de formatos de los registros de facturación”, abreviado por las siglas RRSIF.
Esta nueva normativa se sostiene en tres textos legales. Los artículos 29.2.j y 201 bis de la Ley 58/2003 General Tributaria, y, especialmente, el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre, que regula la conocida como Ley Antifraude. Y, finalmente, la orden HAC/1177/2024 de 17 de octubre.
En la práctica, el nuevo sistema Verifactu implica que los nuevos sistemas de facturación electrónica, bien a través de una aplicación compatible o bien directamente con Verifactu, han de cumplir unos requisitos. Primero, “en el momento de expedición de la factura, generen y guarden o remitan a la Agencia Tributaria un resumen de la factura llamado registro de facturación” que incorpora medidas de seguridad, control y trazabilidad, como “huella digital de sus datos, (…) información del anterior registro generado (…) y firma electrónica del emisor”.
Segundo, la factura expedida debe incluir un código QR. Así, quien recibe la factura, puede obtener más datos de ese documento a través de la Agencia Tributaria. Según el propio organismo público, esto da más seguridad al proceso y facilita el trabajo a la Agencia Tributaria, pero también a empresas, autónomos y ciudadanos.
Quién está obligado a usar Verifactu
La hoja informativa de la Agencia Tributaria dice que están “obligados a cambiar su sistema de facturación”, en general, “empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación, con domicilio fiscal en España”. A excepción de quienes tengan domicilio fiscal en País Vasco y Navarra, ya que tienen su propia normativa al respecto. Y añade que “quien ya utiliza el SII (Suministro Inmediato de Información) no estará obligado a cambiar su sistema”.
Dicho de otra forma. En palabras de la AEAT, “el RRSIF solo resulta de aplicación a aquellos empresarios o profesionales que expiden facturas utilizando para ello un sistema informático (SIF), existiendo también una serie de requisitos y condiciones adicionales que cumplir”. Es decir, que deberás adoptar el nuevo sistema de facturación si, por tu trabajo, “expides facturas completas y/o simplificadas”, empleando un sistema informático, es decir, un programa específico.
En definitiva, si “eres un contribuyente del IRPF que desarrollas actividades económicas” y, salvo que tengas una “autorización de la AEAT para no aplicar la normativa Verifactu”, tendrás que emplear este sistema de facturación.
Eso sí. Si haces tus facturas con sistemas simples como un documento de Word, una hoja de cálculo o un PDF, no estás obligado a implementar este sistema, según el Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España. Aunque sí deberás adoptarlo si utilizas funciones automáticas de Word y Excel como control de numeración, fórmulas, libros de facturas, macros o exportación de datos.
Cuándo entra en vigor el uso de Verifactu
Como decíamos al principio de este artículo, Verifactu iba a ser de uso obligado a partir del 1 de enero de 2026, para empresas, y a partir del 1 de julio de 2026, para autónomos. Con la extensión del plazo, las nuevas fechas a tener en cuenta son:
- 1 de enero de 2027 para empresas u “obligados tributarios contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades”
- 1 de julio de 2027 para autónomos “que utilicen sistemas informáticos de facturación”
Por esas fechas, los afectados deberían haber modificado su sistema de facturación para “cumplir con los nuevos requisitos o adquirir uno adaptado”. También pueden “emitir las facturas utilizando la aplicación informática gratuita” que ha creado la Agencia Tributaria para tal ocasión.
Cómo funciona Verifactu
Como decíamos, para aplicar el nuevo sistema informático de facturación necesitarás un programa compatible. Si ya utilizabas una herramienta específica, es posible que se haya actualizado al nuevo sistema Verifactu. Y para autónomos o empresas que solo necesitan una herramienta sencilla para cumplir con la Agencia Tributaria, la propia AEAT ofrece una aplicación gratuita para tal fin.
En la página de Hacienda dedicada a Verifactu hay un enlace que te llevará directamente a esta aplicación. O como reza el enlace, Aplicación de facturación de la AEAT. Debajo verás otro enlace de Consulta de registros de facturación. Como suele ser habitual en este tipo de herramientas online, para usarla necesitarás un certificado digital, un DNI electrónico o una Cl@ve móvil. Si no dispones de estas opciones de autenticación, a la derecha encontrarás un enlace para darte de alta.
Ventajas e inconvenientes de Verifactu
Para la Agencia Tributaria, responsable de Verifactu, este nuevo método de facturación tiene varias ventajas en comparación con el sistema actual:
- Es más seguro
- Requiere menos requisitos técnicos
- Los clientes pueden verificar sus facturas con un código QR
- La AEAT recibe las facturas al instante
- La Agencia Tributaria tendrá más información para asistir al contribuyente
- La AEAT ofrece una aplicación gratuita para su puesta en marcha
Por contra, asociaciones como la Unión de Profesiones y Trabajadores Autónomos (UPTA), consideran que este sistema no es tan seguro, ya que aunque persigue el fraude fiscal, no es efectivo con las facturas no emitidas.
Enlaces útiles para saber más sobre Verifactu
Aunque hemos recopilado todos los datos e información necesaria para estar al tanto de Verifactu, la última palabra siempre la tiene la Agencia Tributaria, que es el organismo público que ha diseñado y puesto en marcha este nuevo sistema de facturación. De ahí la importancia de asegurarnos de que estamos cumpliendo con la normativa vigente.
A continuación, varios enlaces para resolver cualquier duda sobre Verifactu:
- Página general de Verifactu
- Asistente virtual que responde dudas sobre Verifactu
- Solicita una cita telefónica para resolver tus dudas
- Preguntas frecuentes (FAQ) sobre los Sistemas Informáticos de Facturación y Verifactu
- Folleto en PDF que explica, brevemente, Verifactu (2 páginas)
- Guía en PDF del funcionamiento de la aplicación gratuita de Verifactu (18 páginas)
- Vídeos explicativos de la aplicación gratuita de Verifactu
El asistente virtual de Verifactu es una ayuda a tener en cuenta. Funciona como el asistente que la AEAT puso en marcha para resolver preguntas sobre el borrador de la Renta. A partir de unas preguntas genéricas, que debes marcar, el asistente te irá guiando hasta dar con la respuesta que andas buscando.
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