Muchas pequeñas empresas están convencidas de que llevan sus cuentas en “formato electrónico” porque ya elaboran sus presupuestos y facturas “con el ordenador”. Usan para hacerlo herramientas ofimáticas convencionales: procesadores de textos o plantillas en hojas de cálculo. Vamos, que las hacen en Word o en Excel, sin caer en la cuenta de que lo que creyeron avanzar cuando dejaron atrás las libretas, no es sino la punta del iceberg de lo que podrían haberlo hecho.
Hoy vengo a contaros que digitalizar las cuentas de tu empresa puede ser mucho más que pasar del papel al pdf. Porque no utilizar una aplicación, o un programa, como prefieras llamarlo, para que “te lleve las cuentas” es perder tiempo y control. Mucho tiempo y mucho control. Según datos del Ministerio de Industria, más de la mitad de las empresas que se abren en España tienen menos de 10 empleados. De ellas, dos tercios son microempresas sin asalariados y el tercio restante tiene entre 1 y 9 empleados. O sea, que en la mayoría de los casos, es una única persona, el propietario, quien realiza las dos funciones vitales del negocio: la venta y la facturación.
Y todos tenemos claro que sin factura, no hay ingresos, ¿verdad? Pero eso no significa que nos tenga que quitar la vida la tarea de emitir facturas. Utilizar un programa de facturación online no sólo agiliza el proceso y evita errores, sino que da un plus a tu negocio. Son sencillos y están al alcance de todos. Ojo, ¡que hablo de usabilidad y también de precio!
Hacer una factura no es hacer un simple recibí de un pago. Porque es en base a las facturas, tanto las que emites tú como las que te entregan a ti, como gestionas la relación con clientes y proveedores. Y también como, según la nueva normativa de IRPF, deberás realizar desde Enero de 2016 el cálculo de tus impuestos. Y atención, que en contra de lo que se suele decir, Hacienda inspecciona diariamente a todo tipo de empresas. Es falso que investigue más a las grandes.
Lo ideal, es por tanto, hacernos con una herramienta online que nos permita generar presupuestos y facturas sin límites, manejando sin despeinarnos descuentos por cliente y por factura, y también diferentes tipos de IVA. Que facilite la tarea de emitirlas pero también la de hacer seguimiento de las facturas abonadas y de las que están pendientes de cobro.
Los programas de facturación online reducen drásticamente las posibilidades de error. Te podrás relajar sabiendo que tus facturas tendrán todos los datos e impuestos que establece la ley.
Suponen, además, un importante ahorro de tiempo, espacio y dinero.
- Porque, al estar en un entorno cloud (muchos lo llamamos “la nube”), no es necesario instalar ningún programa. Olvídate de chequear requisitos y capacidades en tus PCs. Solo precisas una conexión a internet.
- Te ahorras por descontado papel, gastos de envío y costes de archivo y custodia.
- Poder consultar desde cualquier lugar cualquier presupuesto o factura ahorra tiempo pero, sobre todo, te permite cerrar sobre la marcha los procesos de cliente que tengas abiertos. Porque lo podrás hacer tú, pero también podrás facilitar a tus clientes o proveedores una dirección de consulta en Internet, para que ellos mismos puedan consultar y descargar (en pdf) los documentos.
Pero ahí no acaba la cosa. Los programas de facturación online ofrecen mucho más: la creación automática de una base de datos de clientes y productos que no sólo se puede consultar desde cualquier lugar, al estar en la nube, sino que puede exportar, con sólo ‘clickear’ en el nombre del cliente o del producto, todos sus datos a cualquier nuevo presupuesto o factura.
- La consulta en tiempo real de cómputo de gastos e ingresos en cuentas bancarias es sin duda de gran utilidad. Mucho mejor que ir una a una en la página web de cada entidad bancaria.
- Y lo que tal vez haga que por fin veas tus obligaciones con Hacienda como un juego de niños. Los informes sobre ingresos, gastos, IVA repercutido y soportado y retenciones fiscales. Porque muchas de estas aplicaciones, realizan un doble apunte contable cada vez que emiten una factura. Y te permiten incluso hasta rellenar los formularios online.
¿Y por qué apuesto sólo por las herramientas online? Porque todo son ventajas. Empezaré diciendo que entiendo los recelos de quien desconfíe del hecho de depositar sus cuentas en la nube. Pero no los comparto. Porque las mejoras de la informática online en tu día a día son evidentes:
- Ahorras en tiempos de gestión, porque te olvidas de la instalación y la puesta en marcha. Y también del mantenimiento. Sólo tienes que planificar tu instalación, que del resto se ocupa el proveedor.
- Gestionas desde cualquier ubicación. Ya no tienes que ir corriendo a la oficina a resolver ningún asunto. Puedes atender nuevas demandas desde donde estés y hacerlo con el dispositivo que tengas a mano.
- Sin perder un ápice el control. Tu información continúa siendo tuya y sólo tuya. Igual que en una caja de seguridad de un banco. Sólo tú podrás abrirla y disponer de su contenido.
- Y lo mejor, nunca se rompen, ni en lo físico ni en lo virtual. Están infinitamente más “redundadas” y seguras de lo que podrías tenerlas en tu PC o servidor.
Cierto es que, como en la vida, para que todo vaya bien, debo elegir una pareja que esté a la altura. En la Red hay múltiples soluciones informáticas y programas para gestionar estos asuntillos, pero no todas aportan luz y taquígrafos sobre quienes hay detrás, con qué capacidades cuentan, qué legislación cumplen o qué soporte, técnico o contable, te van a ofrecer.
La tecnología es la gran aliada de las Pymes. Así que, si ya tienes tu dinero en el banco, ¡no tengas miedo a llevar tu informática a la nube!.
