¿Cómo hacer las reuniones de trabajo más productivas?

Como otros elementos cotidianos en el mundo laboral, algo pensado para ayudar como es una reunión puede convertirse en un problema, bien por exceso o bien porque se pierde el tiempo y no se logra ni mejorar la comunicación ni llevar a cabo el trabajo diario.

Algunas soluciones consisten en realizar reuniones cortas, a poder ser de pie, que cada asistente sepa qué debe aportar a dicha reunión, y que quede constancia por escrito de lo que se diga. Pero, además, podemos ayudarnos con alguna que otra herramienta.

Uno de los aspectos que más problemas dan en las reuniones es la toma de notas, ya que o se hace mal o se deja en manos de alguien por descarte, en vez de apostar por la colaboración de todos los implicados. Hay que tener en cuenta que lo que se anota es lo que quedará en mente de quienes han asistido a la reunión, y servirá para que quien no ha asistido tenga información al respecto.

Y aquí entra la herramienta de la que vamos a hablar en este artículo, Hugo, una solución online pensada para generar contenido interno de utilidad en cada reunión a la que asistamos, sin intermediarios ni borradores.

Centralizando el conocimiento

Simplificando mucho, Hugo es una herramienta para guardar información entre varias personas y que ésta sea compartida y accesible por todos. A la cabeza nos pueden venir ejemplos como Wikipedia y otras Wikis, algunas públicas y otras de uso interno. También podemos pensar en Evernote, OneNote y otras aplicaciones por el estilo.

Pero la gracia de Hugo es que no se limita en ofrecer ese espacio virtual que puede acabar siendo un cajón de sastre donde se almacenan datos e información sin orden ni concierto. El eje de referencia son las reuniones, de manera que las notas se organizan en el tiempo, además de por temática.

Desde su pestaña Meetings, Hugo pretende centralizar la tarea de anotar aquello que se produce en una llamada de teléfono, una reunión o una presentación. Convertir estas situaciones en acciones, en listas de tareas, en ideas para futuros proyectos…

En definitiva, que una reunión sea productiva, que no se limite a dar vueltas sobre un tema para acabar saliendo de la reunión sin saber para qué ha servido esa hora u hora y media. ¿Te suena?

Para lograr esto, Hugo facilita la edición de un documento en blanco por parte de las personas que asisten a la reunión. Pueden anotar lo que sea, incluir listas, enlazar a contenido online, incluir documentos y archivos, enlazar a otras notas, etc.

Y para que todo esto acabe bien, además del eje “Reuniones”, Hugo se organiza en Notas y Contactos, de manera que podemos enlazar notas con personas, determinar responsabilidades y delegar tareas con claridad.

Integración con el resto del ecosistema

Como hemos visto en otras soluciones por el estilo, Hugo no trabaja solo. No por nada, en nuestro día a día usamos distintas herramientas como Trello, Slack, Gmail, Asana, JIRA y un largo etcétera.

Hugo, en este sentido, permite integrar servicios de terceros en sus notas, de manera que podamos enlazar con más de 20 herramientas de productividad como las antes mencionadas y que seguramente se amplíe con el tiempo. La lista completa está aquí e incluye mensajería instantánea, CRMs, gestores de proyectos, herramientas de atención al cliente, organizadores de tareas, etc.

Para trabajar en equipo

La versión gratuita de Hugo admite hasta 40 usuarios y no tiene límite de notas ni eventos en la agenda. En el caso de que queramos implementar esta herramienta en un entorno con más volumen de trabajadores, podemos optar por una opción de pago de las disponibles en este enlace.

Para resolver el problema de las reuniones improductivas, podemos emplear muchas soluciones, pero con Hugo resolvemos el proceso de adaptación ya que está organizada precisamente para este propósito.

Además, tiene la ventaja de estar disponible online, desde cualquier dispositivo conectado, algo a lo que ya estamos acostumbrados en la actualidad.