El correo electrónico sirve para comunicarse, organizar tus tareas, saber cuándo tienes que reunirte y con quién… Pero conviene mantenerlo en orden para que sea útil.
Aunque hay muchos métodos para estar comunicado hoy en día, como por ejemplo la mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram o las apps de videollamadas y audiollamadas como Skype, Hangouts y otras, el correo electrónico sigue siendo uno de los más usados por su versatilidad y simplicidad, ya uses Outlook, Gmail u otros proveedores.
Y entre los problemas que surgen del uso y abuso del correo electrónico, uno de los principales es la bandeja de entrada repleta de mensajes. Si bien hay quien defiende que esté siempre a cero, tampoco es necesario ser tan drásticos: con tenerlo en orden es suficiente. Y para lograr ese orden, conviene limpiar tu bandeja de vez en cuando o procesar los mensajes entrantes adecuadamente.
Repasamos algunas de las opciones que ofrece Gmail para organizar tu correo electrónico de manera que puedas mantener la bandeja de entrada en orden o incluso vacía.
Frenando las suscripciones
Empecemos por lo práctico. Una manera de reducir el volumen de mensajes entrantes de tu bandeja de Gmail consiste en reducir la entrada de mensajes. No se trata de decir a quienes te escriben que dejen de hacerlo, pues muchos correos electrónicos son de gran utilidad para tu día a día.
El objetivo es reducir ese volumen de mensajes de correo que recibes y que, en ocasiones, ni tan siquiera lees. Muchos de ellos suelen ser boletines a los que te suscribiste de manera consciente o inconsciente. En ocasiones, algunos los borras directamente.
Pero te resultará más práctico dejar de recibirlos. Para ello, puedes aprovechar la función de Gmail de darte de baja de boletines. Cuando recibes mensajes de ese tipo, Gmail detecta que se trata de una suscripción, así que al abrir ese mensaje, al lado del remitente verás un atajo que dice Cancelar suscripción.
Etiquetar para separar
Segundo método para limpiar tu bandeja de Gmail. Si no quieres dejar a cero tu bandeja, puedes organizar los mensajes ahí guardados mediante etiquetas. En la actualidad, podemos usar las etiquetas de dos maneras.
Por un lado, las etiquetas funcionan como carpetas donde colocar los mensajes que corresponden a un mismo tema. Por ejemplo, puedes separar los correos electrónicos de compañeros de trabajo, de clientes, de proyectos concretos… Para ello basta con hacer clic derecho en un mensaje y pulsar en Mover a y luego Crear etiqueta o elegir una que ya exista. Así vaciaremos la bandeja.
El segundo uso de las etiquetas permite mantener los mensajes en la bandeja pero etiquetados. Así podrás filtrar la bandeja de Gmail para ver determinados correos electrónicos según su etiqueta. Para ello deberemos marcar los mensajes haciendo clic derecho y seleccionando la opción Etiquetar como. Puedes elegir una etiqueta ya existente o crear nuevas.
Posponer
Una de las funciones más recientes de Gmail permite recibir un correo electrónico ya recibido más adelante. De esta forma controlamos los mensajes que recibimos en vez de acumularse en la bandeja de entrada.
Empleando la función Posponer lograremos vaciar la bandeja temporalmente y, además, convertir un correo electrónico en un aviso para así ponerte con una tarea concreta o acudir a una reunión.
Para activar esta opción en un mensaje concreto, clic derecho, Posponer y luego elige una de las opciones disponibles: hoy más tarde, mañana, esta semana, la próxima semana o una fecha concreta.
Los filtros
Junto a las etiquetas, los filtros de Gmail son otra gran manera de ordenar tus correos electrónicos. Además, este método es automático.
Desde Configuración > Filtros puedes crear los filtros que necesites. El filtro consiste en que a partir de una característica de los correos electrónicos recibidos, se aplicará una acción. Por ejemplo, quién lo envía, qué palabras aparecen en el asunto o en el contenido, su tamaño, si contiene archivos adjuntos…
Luego definiremos qué hará Gmail con los mensajes que coincidan con lo indicado antes. Podemos destacar esos mensajes, eliminarlos, reenviarlos a otra dirección, etiquetarlos automáticamente, clasificarlos en una categoría, etc.
Aunque hay muchas más maneras de organizar tu correo de Gmail y mantener bajo control tu bandeja de entrada, con estos cuatro trucos principales lograrás vaciar la bandeja y organizarla en condiciones.
