Con o sin PowerPoint, una reunión puede ser productiva o insustancial. ¿Cuál es el secreto de Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon, para lograr reuniones productivas?
Las reuniones productivas son una manera de intercambiar información, ponerse al día de lo que hacen otros compañeros o departamentos y de hacer posible que la comunicación fluya. Sin embargo, hay muchos factores que convierten las reuniones en una pérdida de tiempo.
Para que una reunión acabe en desastre pueden ocurrir muchas cosas: bien porque los participantes no tienen su parte preparada, bien porque participan personas que no deberían estar ahí, bien porque esa reunión no es necesaria y la información se puede compartir a través de correo electrónico o en un tablero informativo…
Otro de los problemas que puede darse en una reunión es el abuso del PowerPoint, la presentación en forma de diapositivas que bien usada puede resultar de gran utilidad pero que mal empleada resulta también una pérdida de tiempo, recursos y esfuerzos.
Hace tiempo escribí un artículo titulado PowerPoint en reuniones: ¿a favor o en contra? donde expliqué las ventajas e inconvenientes de emplear este tipo de documento en reuniones y la alternativa que había popularizado Jeff Bezos, fundador, CEO y presidente de Amazon, a raíz de una carta abierta a sus accionistas en 2017 y que se hizo púbica en abril de 2018.
Veamos en qué consiste el método de Jeff Bezos para lograr reuniones productivas y así implementarlas en tu lugar de trabajo.
No se hacen PowerPoints en Amazon
Aunque viene de lejos, el creador y CEO de Amazon, Jeff Bezos, compartió con el mundo uno de sus trucos para que las reuniones en las que participa tuvieran éxito, fueran fructíferas y todos los participantes salieran contentos, o al menos con el trabajo hecho. Como dije antes, el truco lo incluyó en una de sus cartas abiertas a accionistas y que más tarde fue publicada en el blog corporativo de Amazon.
En su carta, Jeff Bezos empieza diciendo “nosotros no hacemos presentaciones PowerPoint en Amazon. En su lugar, escribimos memos (memorandos) de seis páginas estructurados de forma narrativa”. Y aunque “la calidad de esos memos varía ampliamente”, algunos de ellos “son brillantes y reflexivos y preparan la reunión para un debate de gran calidad”.
Al parecer, Jeff Bezos no es el único que emplea esta alternativa a las presentaciones de PowerPoint. Uno de los fundadores de Twitter y actual CEO, Jack Dorsey, también defiende este método de reuniones productivas. Otro nombre importante es Mark Cuban, empresario y dueño de los Dallas Mavericks de la NBA.
Descartar las presentaciones en diapositivas y, en su lugar, emplear documentos más extensos que deben leer los participantes de una reunión al inicio de ésta. Y aunque contengan más información que un PowerPoint, no dejan de contener la información necesaria para llevar a cabo la reunión en un máximo de seis páginas.
Cada participante en la reunión debe escribir su propio memorando desarrollando su propuesta y argumentándola. Y durante al menos 30 minutos, los participantes deberán leer los memorandos del resto de participantes. Nadie se libra. Al final, empieza la reunión como tal para debatir los temas tratados en los memorandos.
Las ventajas de la narrativa
Obviamente, ese documento del que habla Jeff Bezos ha de hacerse con antelación. En sus propias palabras, “los grandes memos son escritos y reescritos, compartidos con compañeros a quienes se pide que mejoren el trabajo, se guardan unos días y luego se vuelven a editar con la mente fresca. No se pueden hacer en un día o dos”.
A lo que se refiere el fundador de Amazon es que el documento debe transmitir la problemática a la que se hace referencia, no ha de ser un texto escrito deprisa y corriendo minutos antes de empezar la reunión, algo improvisado para cubrir expediente. Precisamente, de la idoneidad de ese memorando dependerá que la reunión en sí sea productiva y logre sus objetivos.
De ahí que rechace el PowerPoint o cualquier tipo de presentación con diapositivas, donde todo queda reducido a titulares cortos donde falta un contexto que el presentador aporta con su charla pero que en un documento como el propuesto por Jeff Bezos queda incluido. Así, mientras que la presentación en diapositivas requiere de un narrador, los memorandos se pueden leer de manera autónoma.
Está claro que dependerá del tipo de reunión que este método encaje o no. Bezos la emplea en su técnica de reuniones productivas con sus jefes de departamento, pero tal vez no sirva para una reunión de un único departamento o entre compañeros de un mismo proyecto donde un documento de seis páginas resulta redundante si todos están al tanto de la situación.
Elegir un método u otro dependerá del contexto de la reunión y de los objetivos a lograr. Sea como fuere, cualquier ayuda es de agradecer para lograr reuniones productivas para no perder uno de los recursos más valiosos con los que contamos, el tiempo.
Nota: La imagen que encabeza este artículo es propiedad del Seattle City Council (Flickr).
