PowerPoint en reuniones: ¿a favor o en contra?

Escrito por , 22 de mayo de 2018 a las 08:30
PowerPoint en reuniones: ¿a favor o en contra?
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PowerPoint en reuniones: ¿a favor o en contra?

Escrito por , 22 de mayo de 2018 a las 08:30

Steve Jobs fue el rey de las presentaciones. Jeff Bezos las ha prohibido en sus reuniones. ¿Quién tiene razón? En medio de esta controversia, el storytelling va ganando terreno, conquistando en los últimos años el marketing, la publicidad y cualquier contenido que pueda leerse en Internet, y todo ello con tanto éxito que parece que también dará el salto a los contenidos internos de las grandes empresas.

Es inevitable fijarnos en cómo trabajan y qué hábitos tienen los grandes empresarios de éxito, con el propósito de imitarles, por si se nos pega algo de ellos, como, por ejemplo, sus logros profesionales o su cuenta bancaria.

Bromas aparte, crear una empresa con millones de trabajadores en todo el mundo y millones de clientes satisfechos te da derecho a ser escuchado e imitado cuando dices cómo trabajas, qué herramientas empleas y qué manías tienes en tu día a día en la oficina.

Un ejemplo es la información que ha aparecido en los últimos meses en distintos medios de comunicación, y que dice que Jeff Bezos*, fundador y actual Director Ejecutivo de **Amazon, ha prohibido el uso de PowerPoint en reuniones. Sólo tenéis que buscar Jeff Bezos y PowerPoint en cualquier buscador de Internet y encontraréis decenas de artículos al respecto.

El PowerPoint es una de las herramientas más habituales en reuniones de todo tipo en cientos de empresas de todo el mundo. No sólo en empresas, también en clases de institutos y universidades o en presentaciones y charlas de todo tipo.

PowerPoint, o herramientas similares como Keynote o Prezi, son fáciles de usar, permiten crear diapositivas atractivas en segundos y sirven para adornar y embellecer un contenido que, en muchos casos, resulta aburrido incluso para una audiencia tan cercana como tus propios compañeros de trabajo.

Pero igual que PowerPoint y similares permiten ofrecer contenido de manera atractiva, podemos caer en la trampa de relajarnos y ofrecer una mala presentación, preparada con desgana y a última hora. Y es aquí donde entra Jeff Bezos.

La alternativa de Jeff Bezos al PowerPoint

Obviamente, no puedes criticar una herramienta sin ofrecer una alternativa a cambio. Bezos, fundador de Amazon, considera que las presentaciones son una pérdida de tiempo y, a cambio, prefiere emplear los memorando o memos, una herramienta habitual, por ejemplo, en organizaciones gubernamentales.

En su carta anual de 2018 (disponible aquí en inglés), Jeff Bezos habla de muchos de los logros de su compañía durante el año pasado, y de paso dedica tres párrafos a denostar el PowerPoint y destacar el memo como alternativa.

Sirva la polémica creada por esos tres párrafos para tratar el eterno debate sobre la idoneidad o no de las presentaciones acompañadas de un PowerPoint o similar.

Bezos habla de emplear memos de seis páginas, la primera de las cuales se lee en silencio al inicio de cada reunión.

Es decir, en vez de escuchar durante 30 minutos a alguien explicar algo con un PowerPoint, el creador de Amazon defiende dedicar ese tiempo a leer un ensayo de seis páginas donde se explica lo relevante para la reunión.

Haciendo de abogado del diablo, ya puestos, ¿no sería todavía más productivo anular esa reunión y que cada uno leyera ese memo por su cuenta? La imagen de una sala de reuniones con varias personas leyendo en silencio me resulta incómoda.

Contar historias versus titulares

De la explicación de Jeff Bezos han surgido algunas teorías sobre los motivos que le han llevado a prohibir el PowerPoint en sus reuniones: el storytelling, palabra de moda como tantas otras en el pasado, y que simplemente tiene que ver con historias.

El storytelling consiste básicamente en explicar algo empleando recursos narrativos, algo que el recientemente fallecido Tom Wolfe, junto con otros grandes como Hunter S. Thompson, introdujeron en el periodismo, y que se llamó nuevo periodismo: contar noticias como si de un relato o novela se tratase.

Este recurso se ha adoptado en los últimos años al marketing, la publicidad y a cualquier contenido que puedas leer en Internet, y con tanto éxito que parece que también dará el salto a los contenidos internos de las grandes empresas.

La teoría dice que a todos nos gustan las historias, y que una historia bien contada dejará un mejor recuerdo en nuestra memoria que una caótica amalgama de datos y números.

La propuesta de Jeff Bezos va en contra del PowerPoint en el sentido de que no le parece bien mostrar titulares, frases a modo de resumen, gráficos u otros recursos que simplifican temas complejos para facilitar su comprensión. No considera que sea útil, ya que aburre a la audiencia y ésta pierde el interés.

El tiempo como factor clave

Adoptar una u otra estrategia es cuestión de la tendencia del momento. Durante un tiempo las presentaciones eran obligadas, desde hace tiempo grandes como Google, Tesla o Amazon apuestan por otras opciones.

Y, tal vez mañana, volvamos al PowerPoint o adoptemos otra tecnología.

Está claro que un mal PowerPoint combinado con un mal orador puede dar pie a una reunión aburrida y desastrosa.

Pero una buena presentación puede explicar en unos minutos el trabajo de varios meses para que todos los asistentes sepan qué está haciendo cada departamento, por citar un ejemplo.

Precisamente, el tiempo es uno de los factores ante los que el storytelling y la solución del memorándum suponen más un problema que una solución. A muchos nos gusta leer una buena novela pero no siempre contamos con el tiempo suficiente.

Leer un memo de seis páginas puede resultar atractivo en teoría, pero no todo el mundo tiene tiempo para ello, y en muchos casos, leer una lista de diez o 15 titulares que resuman ese memo les será más práctico. Luego, si surge alguna duda, podrán acudir al memorando en cuestión.

Que una reunión sea realmente productiva no depende de la herramienta adoptada en cuestión.

Como dije en un artículo anterior, los principales problemas de las reuniones son: convocar reuniones por inercia, sin un motivo concreto, invitar a demasiadas personas, y/o que no haya un motivo claro por el cual deberían estar ahí, asistir a una reunión sin llevar preparada nuestra parte, no seguir los temas a tratar y divagar sin propósito específico

En cualquier caso, siempre es bueno poner en duda una herramienta tan omnipresente como es PowerPoint y similares con el fin de mejorar nuestras reuniones y la forma en que intercambiamos ideas e información dentro de nuestra empresa.

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