Para organizar un proyecto en un departamento o grupo de trabajo existen herramientas online que permiten sincronizar las actualizaciones desde el navegador.
Qué hay que hacer, quién está haciendo cada tarea y qué actividades han sido completadas con éxito. Simplificando mucho, esto sería lo más importante que un grupo de trabajo necesita saber para estar bien organizado.
Un método habitual para que todos estén al tanto de cómo evoluciona un proyecto es reunirse con asiduidad, mantener una comunicación fluida, y mantener actualizada una pizarra o muro donde anotamos cada tarea.
Pero gracias a herramientas como Jira, Trello y similares podemos organizarnos desde el navegador y sincronizar el estado de un proyecto desde distintos dispositivos, en la oficina o en casa.
Aquí van algunas alternativas a tener en cuenta. No harán el trabajo por ti ni por tu equipo, pero os ayudarán a tener claros objetivos, tareas y plazos de entrega.
Wrike
Disponible en diferentes versiones, cuatro de pago para equipos de gran tamaño y un plan gratuito con el que empezar, para equipos de hasta cinco miembros, Wrike es una especie de lista de tareas para compartir en equipo.
Podemos trabajar con Wrike desde el navegador o desde sus distintas aplicaciones, incluyendo las versiones para iOS y Android. E integra los datos que aportemos de otras herramientas, como Word, Box, Gmail, etc.
Su funcionamiento es el de un muro clásico donde ver tareas y subtareas. Como en herramientas similares, tenemos la posibilidad de mencionar a otros miembros del equipo, ver los cambios en tiempo real de todas las tareas, sincronizar la información de tu calendario de Google, Outlook o iCalendar, etc.
Wrike es muy modular. Según el plan elegido y tus necesidades puedes personalizar el nivel de detalle de cada tarea creada, los pasos a seguir desde que creas una tarea hasta que la completas…
Y para hacer un seguimiento, también es posible generar informes para ver la evolución del trabajo del grupo y de cada miembro.
Asana
Con un diseño muy cuidado y que busca la claridad y la sencillez, Asana se adapta a grupos pequeños o de gran tamaño para cumplir con los plazos en proyectos de pequeña o gran envergadura.
Desde una única ventana tendremos acceso a las tareas, podremos compartirlas o asignarlas, definir si están por realizar, estamos en ello o han sido completadas, ver la progresión de cada miembro del equipo (tareas pendientes y completas), priorizar la importancia de las tareas, etc.
Tanto las tareas como las fases de completado de una tarea son personalizables, podemos convertir tareas en proyectos, añadir subtareas, adjuntar archivos desde nuestra computadora o desde Dropbox, OneDrive, Google Drive o Box y, por descontado, intercambiar mensajes dentro de una tarea o por separado.
Taiga
Enfocada a desarrollos de software o de diseño web, Taiga se adapta a toda clase de proyectos gracias a sus muchas cualidades.
Disponible de manera gratuita para organizar un equipo de cuatro personas, podemos contratar uno de los planes de pago para grupos de trabajo más extensos.
Taiga es compatible con los métodos de productividad más populares, como Scrum o Kanban, e incluso nos permite importar la información de herramientas similares como Trello, Jira, Asana o Github.
En cuanto a la herramienta así, compatible con la mayoría de navegadores web, nos permite gestionar de un vistazo las tareas y el flujo de trabajo, personalizar los pasos a seguir y hacer un seguimiento de todo el trabajo realizado al finalizar la semana o a diario.
Por lo demás, Taiga facilita la comunicación entre miembros dentro y fuera de las tareas, así como documentar el proyecto con tu propio Wiki integrado.
MeisterTask
Si necesitas una herramienta al más puro estilo pizarra con columnas donde gestionar proyectos moviendo tareas de aquí para allá, MeisterTask es la opción más simple y elegante.
Accesible vía web y mediante sus apps oficiales para Windows, macOS, iOS y Android, con MeisterTask podrás organizarte manejando tareas en columnas.
Entre sus ventajas, permite enlazar tareas entre sí, automatizar tareas y facilitar la integración con aplicaciones de terceros como Slack, GitHub, Dropbox, Google Drive o Box. Así podrás seguir comunicándote y manejando archivos con tus herramientas preferidas e integrarlas en tu día a día con MeisterTask.
Como ocurre con las soluciones anteriores, MeisterTask ofrece un plan gratuito y dos de pago, según el volumen de trabajo y el tamaño del equipo.
Imagen | Pixabay
