Comentarios, revisiones, anotaciones, metadatos… Los documentos de Office tienen mucha información personal oculta. Y con el Inspector de documento podrás eliminarla.
Cualquier archivo que creas o guardas ofrece dos tipos de información: la que ves y la que no ves. Por ejemplo, cuando abres un documento de Word, ves su contenido, pero si vas más allá, desde Archivo > Información > Propiedades tendrás acceso a datos interesantes, como cuándo se creó ese documento, quién fue su autor, la última fecha de edición…
Y es que en cualquier documento de Office hay contenido visible que podemos compartir con otros usuarios e información que preferimos eliminar, como notas, correcciones o datos personales. Se trata de “limpiar” ese documento para poder enviarlo a un cliente, superior o compañero de trabajo, por citar varios ejemplos.
Para esta empresa, Office cuenta con una herramienta llamada Inspector de documento, Document Inspector en inglés. Veamos dónde encontrarlo y en qué consiste.
El Inspector de documento
Disponible en Word, Excel, PowerPoint y Vision, en sus ediciones de 2007, 2010, 2013, 2016 y 2019, el Inspector de documento nos será de gran ayuda para eliminar datos e información sensible que no queremos que conozca quien vaya a recibir un documento que hemos compartido.
Antes de nada, conviene crear una copia del documento original. Así, mantendremos el archivo de Word, Excel o PowerPoint con los datos personales, que nos son muy útiles para uso propio, y simplemente eliminaremos el contenido sensible de la copia, que es la que queremos compartir. Así que el primer paso es crear una copia del documento original desde Archivo > Guardar como. Como nombre podemos mantener el nombre original seguido de “Para Compartir”, por ejemplo.
Una vez hemos abierto el documento de Office que vamos a “limpiar” desde su aplicación correspondiente, debemos acudir a Archivo > Información. En Inspeccionar documento encontraremos tres utilidades: la que nos interesa en este artículo, o Inspector de documento, y otras dos. Una sirve para comprobar que el documento es legible en dispositivos de accesibilidad y el tercero comprueba si el documento se verá correctamente en versiones anteriores de Office.
Tras pulsar en el botón a la izquierda de Inspeccionar documento y seleccionada la opción Inspeccionar documento, veremos una lista de todo lo que va a comprobar el Inspector.
En concreto, comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, propiedades del documento e información personal, documentos incrustados, macros, formularios, títulos contraídos, datos XML, encabezados, pies de página y marcas de agua, contenido invisible y texto oculto… La lista es extensa, y aunque la mayoría de ese contenido lo hemos introducido nosotros mismos, con el tiempo es posible que lo hayamos olvidado. Además, comprobar esa información manualmente nos llevará más tiempo que si empleamos el Inspector de documento.
Por defecto, todos los elementos aparecen marcados, por lo que solo tenemos que hacer clic en Inspeccionar para realizar el análisis. El proceso no toma demasiado tiempo, si bien puede demorarse debido al tamaño del documento Word, Excel o PowerPoint a analizar.
Al finalizar, obtendremos la lista que hemos visto anteriormente pero indicando si hay contenido susceptible de ser eliminado para salvaguardar nuestra privacidad. El más habitual suele ser el que tiene que ver con los datos personales que se añaden al documento de manera automática, como Autor y Propiedades.
Para borrar esos elementos que aparecen resaltados en el Inspector de documento, bastará con ir a cada uno y pulsar en el botón Quitar todo. Fácil, rápido y efectivo. Una vez limpiado el documento, podemos repetir el análisis las veces que queramos.
Así, gracias al Inspector de documento tendremos nuestros archivos Word, Excel y PowerPoint con la información personal o datos ocultos, por un lado, y una copia limpia para compartir con quien queramos.
Y en este contexto, y a propósito de soluciones preventivas contra la fuga de información sensible, destaca también Metashield Protector, una herramienta que protege los entornos documentales mediante el análisis, filtrado y tratamiento de metadatos proporcionando el máximo control sobre la información.
