Boletines, publicidad, spam, mensajes automáticos… La bandeja de entrada requiere ciertos hábitos para mantenerla en orden y no convertirse en algo caótico.
Por mucho éxito que tengan Facebook y WhatsApp, el correo electrónico sigue siendo la principal vía de comunicación para muchos internautas, y esto afecta tanto al ámbito personal como especialmente al profesional.
Nadie se libra de recibir decenas de mensajes diarios, incluso el primer día de trabajo. Y si hablamos de los mensajes con varios destinatarios, nada que envidiar a los grupos de padres de WhatsApp.
Pero con unos sencillos consejos y ciertos hábitos fáciles de interiorizar podemos mantener el orden de la bandeja de entrada y mantenerla al mínimo.
Ahorraremos tiempo, no tendremos que consultar la bandeja cada dos por tres, y cuando llegue un nuevo correo electrónico no nos llevaremos las manos a la cabeza.
Empieza por archivar
Partimos de una bandeja de entrada repleta de mensajes. Por unos motivos u otros, tenemos la bandeja de entrada a rebosar, por lo que lo primero que deberíamos hacer es empezar a archivar los mensajes.
Los únicos mensajes que deberíamos mantener en la bandeja de entrada son aquellos que requieran una acción por nuestra parte (ir a una reunión, entregar un informe), o si estamos esperando algo (que nos respondan a una duda o nos envíen cierto documento).
Todos los demás, si no nos van a servir para nada en el futuro, directos a la Papelera, y los que te resulten útiles o temas para borrar, conviene archivarlos.
Según la herramienta que utilices, como Gmail de Google, Microsoft Outlook (de escritorio o web), Mail de Apple o Thunderbird, entre otras, puedes usar carpetas o etiquetas.
Definir las carpetas dependerá de muchos factores. Podemos, por ejemplo, crear una carpeta para cada departamento con el que tratamos. Así, si necesitas recuperar un dato sobre algo relacionado con cierto departamento, sólo tienes que buscar en esa carpeta.
También puedes crear carpetas en función del tipo de información que contienen los mensajes: documentos, informes, resúmenes de reuniones, ideas para proyectos…
Archivando los mensajes conseguimos varias cosas. Primero, tenemos más a mano mensajes antiguos que nos serán de utilidad en el futuro, nos deshacemos de los inútiles y mantenemos la bandeja de entrada sólo con los mensajes imprescindibles.
Procesando los mensajes
Además de archivar mensajes, podemos procesar la información que contienen y guardarla en otras herramientas.
Por ejemplo, de mensajes de correo electrónico obtenemos documentos (que podemos guardar en nuestro disco duro o en servicios de almacenamiento online como Dropbox o Google Drive), direcciones o números de teléfono (que podemos guardar en la lista de contactos del gestor de correo), artículos o contenido interesante (que podemos almacenar en Evernote, Pocket o Google Keep), etc.
En este sentido, podemos guardar todo en su mensaje de correo original y/o exportarlo a otra herramienta, como libretas de notas o discos virtuales.
Reduce el flujo de entrada
Los dos consejos anteriores sirven para organizar los mensajes que recibimos, pero también conviene tener en cuenta qué cantidad de mensajes llegan cada día, y si realmente los necesitamos todos.
Está claro que no puedes pedirles a tus compañeros que dejen de escribirte, pero sí puedes darte de baja de boletines que no necesitas o que no tienen nada que ver con tu trabajo. Es más, para ello tienes tu cuenta de correo personal, que puedes consultar en otro momento.
Lo mismo ocurre con las notificaciones de redes sociales. Muchas veces está activada la notificación por correo electrónico, además de la que nos aparece en el cliente móvil de Twitter, Instagram o Facebook.
Aunque empleemos las redes sociales en nuestro trabajo, ¿necesitamos un mensaje de correo para cada cosa que ocurre o con tener un buen cliente tipo Hootsuite es más que suficiente?
Herramientas externas
Si prefieres automatizar la limpieza de tu bandeja de entrada, hay distintas soluciones para llevarlo a cabo.
Inbox de Google, por ejemplo, clasifica tus mensajes en distintas carpetas para que consultes sólo aquello que necesitas en su carpeta correspondiente en vez de en una única bandeja de entrada.
CleanEmail es otra gran herramienta para gestionar tu bandeja de entrada y organizar los mensajes de tus cuentas de Gmail, iCloud o Yahoo a través de su cliente online o con sus apps para Android y iPhone.
Mediante estadísticas y filtros, verás mejor la cantidad de mensajes que recibes, de qué destinatarios, etc. Además, podrás poner freno a las notificaciones de redes sociales y organizar mejor mensajes donde estás en copia o correo no solicitado.
Gratuito para los primeros 1.000 mensajes, CleanEmail puede gestionar entre una y diez cuentas mediante planes de suscripción mensuales.
Otra opción es Caspy, una extensión para Google Chrome que organiza nuestros mensajes de correo y nos avisa cuando tengamos que responder un mensaje, o nos recuerda un mensaje antiguo para el que tenemos que hacer algo.
Además de aprender de la experiencia, Caspy nos permite silenciar los avisos durante periodos de tiempo, como durante una reunión.
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