Un wiki es muy práctico para organizar y compartir información personal o profesional, pero no siempre es fácil de poner en marcha.
Google Drive y, por ende, Google Docs, se han convertido en una herramienta imprescindible para usuarios domésticos y profesionales, ya que permite gestionar, guardar, compartir y organizar documentos y archivos de toda clase con ayuda de la nube y de las aplicaciones web.
Aunque todavía hay empresas que trabajan con Microsoft Office, Google Docs es cada vez más habitual, ya que facilita la tarea de compartir documentos y editarlos a cuatro o más manos, algo que en Office y Word es más lento. Además, Google Drive funciona como una red local pero con la ventaja de que si le ocurre algo a nuestras computadoras, los documentos seguirán ahí.
Junto a Google Docs, las wikis profesionales son ya una herramienta que sirve para ofrecer información interna y para organizar proyectos y tareas, siendo accesible desde cualquier equipo conectado. Sirven también para compartir documentación básica con nuevos empleados y para mantener una comunicación fluida y evitar la duplicidad de trabajo.
YNAW unifica ambas opciones, Google Docs y las wikis profesionales, de manera que con los documentos y carpetas de Docs montes tu propia wiki para organizar y compartir información útil para tu equipo de trabajo o departamento.
La idea es evitarte la tarea de programar las páginas de una wiki, no siempre al alcance de cualquiera y en ocasiones lejos de la comodidad de un CMS o de herramientas de escritura tipo Docs o similares. Así, si ya has estado trabajado con Google Docs, bastará con darte de alta en YNAW para convertir esos documentos en wiki y mantener ambos en pie.
Entre las ventajas de YNAW, destaca que la información creada en la wiki se guardará automáticamente en Google Docs. Además, puedes seguir editando los documentos de Docs directamente en vez de pasar por la wiki.
Por lo demás, ofrece las funciones de otras wikis, como modo de solo lectura para la documentación que interese mostrar a los demás pero no cambiarla, historial de cambios de cada página o documento… A esto hay que añadir las bondades de Google Docs, ya que la wiki se edita directamente con Docs con tan solo pulsar un botón, evitando así usar un editor complejo o torpe.
Su funcionamiento como wiki es muy sencillo. Una vez hemos generado la primera tanda de páginas de la wiki seleccionando la carpeta o carpetas a añadir, podemos enlazarlos entre sí simplemente seleccionando una palabra o frase y haciendo clic derecho. Aparecerá una lista de las demás páginas creadas.
En caso que queramos que más usuarios vean o editen nuestra wiki, podemos enviar un enlace desde Invite, similar a cuando compartimos documentos en Google Docs. Ese usuario recibirá un correo electrónico con el enlace en cuestión.
YNAW es un servicio gratuito para uso personal, o para entendernos, si quieres montar una wiki que sea visible pero no editable por más de un único administrador.
Si además de para compartir información interna relevante quieres emplear YNAW para compartir proyectos y documentos, puedes probar con las suscripciones de pago, que permiten la edición de la wiki por hasta 10 usuarios (10 $ mensuales), hasta 25 usuarios (49 $ mensuales) o hasta 75 usuarios (99 $ mensuales).
