Excel Básico: cálculo automático de presupuestos o inventarios

Escrito por , 17 de septiembre de 2019 a las 19:30
Excel Básico: cálculo automático de presupuestos o inventarios
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Excel Básico: cálculo automático de presupuestos o inventarios

Escrito por , 17 de septiembre de 2019 a las 19:30

Sumar, restar, multiplicar o dividir. Algo tan básico puede ayudarnos en Excel a calcular horas trabajadas, presupuestos domésticos o inventarios profesionales.

En sucesivos artículos hemos tratado la gran mayoría de opciones que trae consigo Excel para trabajar con hojas de cálculo: funciones, macros, atajos de teclado, listas desplegables, tablas estáticas o dinámicas…

Pero en ocasiones, algo tan elemental como relacionar varias celdas para realizar una operación aritmética básica puede ayudarnos a calcular un presupuesto, saber qué tenemos que comprar para completar nuestro inventario de stocks o calcular las horas empleadas en un proyecto por parte de cada miembro de un equipo.

A continuación volvemos a los principios básicos de las hojas de cálculo en general y de Excel en particular para ver qué podemos conseguir de la manera más simple posible.

Sumar, restar, multiplicar o dividir

Una de las tareas de automatización más básicas de Excel y de las hojas de cálculo consiste en relacionar celdas para ejecutar operaciones matemáticas con el contenido de esas celdas si éste es numérico.

Ejemplos de uso hay muchos, como horas trabajadas, ingresos o gastos, cantidad de stock, recursos humanos disponibles, etc.

Para aplicar esta opción sólo tenemos que editar una celda vacía con la fórmula simple que necesitamos del estilo =A2+C2 donde el símbolo = inicia la función y el símbolo + indica el tipo de operación. También podemos usar los símbolos – para restar, el asterisco * para multiplicar y la barra invertida / para dividir.

Una vez configurada la fórmula, pulsamos en Enter y ésta realizará el cálculo. Entre sus ventajas, si cambiamos los valores de las celdas incluidas, el cálculo se actualizará.

En el ejemplo hemos incluido dos celdas únicamente, A2 y C2, pero podemos incluir una selección de celdas. Mientras editamos la celda donde veremos el resultado de la fórmula, podemos seleccionar las celdas que nos interesa incluir en la operación aritmética y aparecerán automáticamente en la fórmula. Es más, también podemos calcular con un número fijo y una celda o selección de celdas. Y en una selección, si añadimos una nueva fila o columna, ésta se añadirá automáticamente a la fórmula.

A partir de una fórmula tan sencilla de suma, resta, multiplicación o división podemos realizar cálculos con datos que vayamos recopilando en esa hoja de cálculo sin acudir a la calculadora, ya que la suma o resta, por ejemplo, se ejecuta automáticamente a medida que cambiamos las celdas asociadas a la fórmula.

Otra ventaja de las fórmulas en general, y que también podemos aplicar a estas fórmulas básicas, es que si copiamos la celda donde está la fórmula es posible pegarla en otra celda u hoja de cálculo. En caso de que la fórmula incluya referencias a celdas o selecciones de celdas, se actualizarán esos valores según dónde coloquemos la nueva celda.

En un presupuesto, podemos calcular la cifra de ahorro que podemos obtener a medida que aumentamos ingresos y/o reducimos ingresos, o el dinero que hemos gastado esta semana a medida que añadimos el contenido de nuestras facturas.

Y dejando a un lado las celdas, la fórmula básica =A+B se puede emplear también para sumar, restar, multiplicar o dividir dos cifras que tenemos y ver el resultado final en esa celda. Veremos los elementos de la fórmula en la barra de fórmulas pero en la celda veremos el resultado de ésta.

Autosuma de Excel

Si queremos sumar un rango de celdas contiguas horizontal o verticalmente, podemos emplear la función Autosuma de Excel que encontraremos en Inicio o Fórmula y luego pulsando en Autosuma > Suma.

Según qué celda hemos seleccionado antes de activar la función Autosuma, Excel detectará automáticamente qué rango o grupo de celdas se incluyen en la suma. Si seleccionamos una celda debajo de una lista numérica y activamos Autosuma, se seleccionarán automáticamente esas celdas.

Para que se realice el cálculo, deberemos pulsar Enter, y si queremos incluir más celdas, deberemos seleccionarlas pulsando la tecla Mayúsculas.

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