Si trabajas en digital, firmar documentos puede ser una pérdida de tiempo. Sin embargo, hay maneras de hacerlo más rápido y sin salir de la pantalla.
Cuando la mayoría de documentos que pasaban por nuestra mesa eran de papel, firmar ya era un engorro, en especial si debías plasmar tu rúbrica en decenas de hojas a lo largo del día.
Por mucho que simplificaras tu firma, o que practicaras una rúbrica rápida y ágil, no es una tarea placentera, y más bien se ve como una pérdida de tiempo.
En la actualidad, a firmar documentos en papel se añade la firma de documentos digitales, por lo que el trabajo se duplica. Hasta cierto punto.
Gracias a soluciones como las que veremos a continuación, firmar documentos se convierte en una tarea tan simple como pulsar un botón. Además, no importa el formato del archivo, podrás firmar y enviar el documento por correo electrónico en segundos.
HelloSign
En primera posición, una de las soluciones más populares y extendidas, HelloSign, que permite firmar documentos individuales o con las firmas de varias personas enviando una copia del documento a cada firmante.
Con la integración en Gmail, Google Drive, Google Docs, Salesforce y Dropbox, entre otros servicios de terceros, HelloSign permite usar plantillas para agilizar todavía más la tarea.
¿Y lo mejor? HelloSign emplea cifrado SSL para cifrar los datos y documentos que maneja, de manera que no tenemos que preocuparnos por la seguridad.
Como suele ser habitual, HelloSign cuenta con una versión gratuita básica y versiones de pago en función de las funciones que necesitemos en nuestro día a día.
eSignly
Digitalizar tu firma y firmar documentos sin importar dónde estés. Así funciona eSignly, un servicio que permite ahorrar tiempo sin importar el flujo de documentos que debas firmar en tu jornada laboral.
Para ayudarte, cuentas con plantillas, distintas opciones de firma y varios métodos para verificar tu identidad y mantener la seguridad de la firma.
Por lo demás, eSignly se lleva bien con la mayoría de formatos, puede convertir un documento firmado en PDF, es posible unir varios documentos en uno y elegir la opción de envío.
eSignly es gratuito pero si queremos acceder a todas las funciones, como integración con la nube (Google Drive, Dropbox, Onedrive, Box) o más plantillas, deberemos contratar una suscripción de pago.
Concord
Para uno o más usuarios, Concord es una solución para firmar documentos digitales en distintas situaciones y que añade funciones prácticas como reconocimiento OCR, almacenamiento y organización de documentos, gestión de fechas límite para no enviar un documento firmado fuera de plazo.
A la versión básica gratuita se añaden versiones de pago que permiten enviar documentos por lotes, análisis estadísticos e integración con Salesforce, Dropbox, etc.
Concord automatiza la tarea de firmar documentos y, además, protege nuestra privacidad con estándares de seguridad.
Por lo demás, Concord se maneja desde la web a través de su propio editor, que permite abrir, editar y firmar documentos al vuelo, comparar versiones, etc.
SealSign para empresas
SealSign es una plataforma empresarial, escalable, modular y completa de firma de documentos electrónicos, compatible con certificados digitales, sistemas biométricos y archivo a largo plazo de documentos firmados. Los usuarios pueden recibir todos los documentos pendientes de firmar con un funcionamiento similar a un buzón de correo electrónico y protegerlos contra la fuga de información.
Este servicio está dirigido a empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de firmas y no quieren realizar desarrollos para la integración. Además, te permite incluir un proceso de autenticación, firma o cifrado, sin necesidad de tener instaladas la clave privada localmente en los ordenadores o dispositivos de sus usuarios.
SignBox
SignBox es una aplicación web y móvil dónde los usuarios reciben todos los documentos pendientes de firmar, con un funcionamiento similar a un buzón de correo electrónico. Dispone de una bandeja de entrada donde se depositan los documentos pendientes de firma, una bandeja de salida para los documentos firmados, y una bandeja con los documentos que no han podido ser firmados o con error.
Permite la gestión por roles, asignando así a cada usuario los permisos necesarios para las acciones que necesite realizar dentro de la aplicación con un interface 100 % personalizable. Se adapta a la medida de cada organización, permitiendo ahorros de recursos y tiempo, así como una mejora de la agilidad asociados a los procesos de firmas. Además, permite tanto la firma electrónica usando certificados electrónicos como la firma biométrica de los documentos desde dispositivos.
Dispone de un sistema de notificaciones personalizable por cada usuario, pudiendo este definir que eventos generan una notificación mediante el envío de un correo electrónico.
Xolido Sign
Si prefieres una herramienta de escritorio, Xolido Sign se puede instalar en Windows, es totalmente gratuito y nos ayudará a firmar documentos de todo tipo y formato.
Entre sus virtudes, se lleva bien con cualquier archivo: PDF, Word, Excel, PowerPoint… Y con independencia de su tamaño en disco.
Además de firmar documentos con una firma digital, podemos emplear firmas electrónicas o certificados electrónicos, recibir un aviso para no firmar un documento fuera de plazo, o verificar la autenticidad del firmante.
