Luis y Andrea son licenciados en Administración y Dirección de Empresas. Desde hace años, trabajan en la secretaría técnica de una multinacional, donde se encargan a diario de gestionar los contratos y facturas de los proyectos que la empresa realiza, de ocho de la mañana a cinco de la tarde.
En la otra punta de la ciudad, cuando todo el mundo duerme, Alfredo hace cierto ese viejo chiste informático, que dice que un programador es capaz de convertir la cafeína en código. Mientras sus neuronas trabajan a toda velocidad, va cambiando el diseño de la página web que ha de entregar la próxima semana.
Dos formas de trabajar
Desde un punto de vista laboral, existen dos formas básicas de organización en el trabajo: la primera está definida por un horario fijo, en el que nuestra productividad se mide por el tiempo dedicado a las actividades a realizar. La segunda, con libertad horaria, suele ser utilizada por trabajadores que deben producir proyectos. Ambas opciones son complementarias, y cada cual se ajusta a los diferentes empleos existentes en la sociedad.
Sin embargo, no todo el mundo es capaz de aguantar ambas formas de trabajo. Quizás por la distinta adaptación de nuestro organismo a los ritmos biológicos, algo que estudia la cronobiología, disciplina con especial interés sobre la endocrinología, la neurociencia o la ciencia del sueño.
¿Qué hace que una persona pueda quedarse sin dormir y evitar los bostezos para continuar trabajando? Los expertos entienden el sueño como un estado periódico, que sucede de forma espontánea, y que tiene diferentes fases, la no REM, donde se dan el sueño ligero y el profundo, y la etapa REM, más corta que la anterior.
¿Evitar el sueño es malo?
El sueño viene regulado por una serie de relojes biológicos que se encuentran en el sistema nervioso central, que obedecen a un ritmo circadiano con una duración de 24 horas. Y aunque existen casos atípicos, como el de un joven californiano de 23 años que estuvo 288 horas sin dormir, lo cierto es que la alteración del sueño de manera extrema puede provocar graves problemas en nuestro organismo, como el aumento de peso, la agresividad, o incluso la muerte. Por ello las personas que trabajan alterando sus ritmos circadianos normales (algunos estudios indican que hasta el 15% de los norteamericanos), pueden sufrir alteraciones en sus células y tejidos, provocando modificaciones también en su propio metabolismo.
Para evitar problemas de salud, es importante adaptar nuestro ritmo de trabajo a nuestro organismo. Independientemente de si realizamos un trabajo por resultados o por horas, es fundamental respetar los horarios de descanso, para que no nos veamos afectados a medio o largo plazo. En este sentido, adaptar nuestras responsabilidades y proyectos a los objetivos a cumplir debe ser una obligación para cuidar nuestro estado de salud. En otras palabras, saber organizarnos.
La clave está en la organización
Siguiendo esta idea, el consultor norteamericano David Allen desarrolló una iniciativa para optimizar nuestra forma de gestionar el tiempo: Getting Things Done o GTD, por sus siglas en inglés. Evitando la tradicional priorización de tareas, Allen resume su innovador método de esta forma:
“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento”.
GTD se basa en cinco pilares: recopilar, procesar, clasificar, revisar y hacer. De esta forma, en lugar de desbordarnos con trabajo por hacer, podemos inspirarnos confianza a nosotros mismos para saber emplear la suficiente energía y atención a los proyectos que realizamos.
Ya que el sistema GTD se basa en listas, podemos utilizar diferentes aplicaciones para mejorar nuestra productividad, ser organizados y capaces de dedicar el tiempo necesario y suficiente a nuestras tareas profesionales, pero respetando siempre los descansos para que nuestra salud se mantenga en un estado óptimo.
El ejemplo clásico lo constituye Evernote, basada en la redacción de notas, que luego gestionaremos para ajustar nuestras necesidades y prioridades, sin contar, sin embargo, con una herramienta de calendario. Otras apps de interés son Producteev o Trello, que en lugar de notas ordena nuestras tareas en diferentes tarjetas, las cuales podemos ir desplazando (drag & drop), para implementar nuestra gestión tanto en el trabajo individual como en equipos.
Como dice el propio Allen en su página web, el sistema GTD puede ayudarnos a estar listos para realizar cualquier tarea, pero focalizando nuestra atención en lo realmente importante. Porque la procrastinación, como diría aquel humorista, es mejor dejarla para mañana.
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