Que levante la mano quien no ha olvidado nunca una memoria USB, un CD o no recuerda dónde guardó determinada carpeta digital con documentos. Nos puede suceder a todos, por lo que hay que ser previsores.
Actualmente generamos una enorme cantidad de información. Ya sólo en fotografías que sacamos con nuestro smartphone y publicamos en Instagram o Facebook, podemos hablar de varios gigabytes de datos en pocos meses.
En las empresas esto también es así. Correos electrónicos, documentos de texto, hojas de cálculo, archivos PDF… La cantidad de datos que manejamos es enorme y mantenerlos a salvo no siempre es fácil, en especial si hablamos de una empresa de grandes dimensiones sin una política clara al respecto.
En el mejor de los casos, perder determinados archivos simplemente suponga tener que solicitarlos de nuevo o rehacer un informe de cero. En el peor de los casos, implica quedar mal con un cliente, perder el trabajo de semanas o meses o incluso la pérdida económica por los daños ocasionados.
¿Cuáles son las principales causas de la pérdida de datos y cómo podemos hacerle frente? Veamos los casos más relevantes.
Mala organización
Una de las causas de perder datos es tan simple como no saber dónde están. Estamos hablando de un entorno de trabajo con varias computadoras, discos externos, memorias USB, discos ópticos con copias de seguridad improvisadas que luego olvidamos etiquetar…
No contar con un sistema de organización para nuestros datos puede ser la diferencia entre saber dónde se encuentra cada archivo o información y pasarte medio día hasta encontrarla.
Una solución puede ser contar un lugar común donde guardar la información, como una unidad de red para todos, donde podemos crear carpetas privadas para cada usuario y carpetas comunes para departamentos y/o proyectos.
Así, siempre sabremos que determinado archivo se encuentra sí o sí en esa unidad de red. Por otro lado, realizar una copia de seguridad cada poco tiempo nos evitará sustos si esa unidad falla físicamente.
También conviene disponer de un buen sistema de indexación para recuperar la información rápidamente. Puede servir el propio buscador del Explorador de archivos, ya que en la actualidad permiten buscar en unidades locales y de red.
Pérdida de dispositivos físicos
Como decía al principio de este artículo, todos hemos perdido alguna vez un dispositivo físico de almacenamiento. Hablamos de un CD o DVD, una memoria USB o pendrive, una tarjeta SD… Son tan pequeños que es fácil extraviarlos.
El problema es aún mayor si esos dispositivos cuentan con información relevante y los hemos perdido fuera de la oficina. Quién sabe en qué manos puede caer.
Frente a estos problemas hay varias soluciones. Por un lado, evitar que dispositivos de almacenamiento salgan fuera de las instalaciones de la empresa. En caso de pérdida, mejor que se encuentre “en casa”.
En segundo lugar, la duplicación de datos, mediante copias de seguridad, nos permitirá que al perder un archivo concreto podamos acudir a una copia idéntica a buen recaudo.
Por último, para evitar que la pérdida de datos implique que éstos lleguen a ojos ajenos, deberíamos implementar una política de cifrado de datos. Es decir, si no queda más remedio que almacenar información importante en dispositivos externos como memorias USB y/o debemos llevarlas con nosotros fuera de la oficina, es conveniente que esos datos estén cifrados para que así si llegan a malas manos sean ilegibles.
Daños en dispositivos de almacenamiento
Hemos visto dos causantes de pérdida de datos donde el factor humano es relevante: la desorganización y la pérdida de dispositivos físicos.
Pero hay cosas que escapan a nuestro control, como una subida de tensión o que una computadora deje de funcionar. También hay otros factores, como desastres naturales o robos.
Junto con la pérdida de un dispositivo de almacenamiento, que deje de funcionar implica perder información importante. Además, es algo que no solemos anticipar, pues normalmente no nos avisa con antelación.
La principal solución a este tipo de problema es, como he apuntado antes, la copia de seguridad. Tener dos, tres o más copias de un mismo archivo en diferentes lugares (unidades de red, discos externos, almacenamiento online…) nos será de gran ayuda si dejamos de contar con una de las copias o el original.
Soluciones a la pérdida de datos
Después de repasar las tres principales causas (desorganización, pérdida y daño o sustracción), conviene listar las soluciones, aplicables para algunas o para todas las situaciones que podemos encontrarnos.
Concienciación: Que cada miembro de nuestro departamento o empresa sea consciente de la importancia de salvaguardar los datos e información es imprescindible para evitar problemas futuros.
Prevención: Imaginar el peor de los escenarios. Contar siempre con dos o más copias de un mismo archivo y guardarlo en diferentes lugares: computadoras, servidores, almacenamiento en la nube, dispositivos externos…
Y para evitar que los datos sean accesibles si los perdemos o son sustraídos, conviene cifrar los discos y/o los archivos. Supone dedicarle más tiempo pero nos evitará la fuga de datos.
En definitiva, es mejor realizar estas tareas de prevención y que no sirvan para nada que lamentar no haberlo hecho cuando nos encontremos con el problema.
