Las tablas dinámicas de Excel: manual de instrucciones

Junto a las funciones, las tablas dinámicas son una de las características de Excel que más juego dan para trabajar con hojas de cálculo.

A diferencia de las tablas por defecto, las tablas dinámicas sirven para filtrar y destacar datos de una hoja de cálculo de manera versátil.

Para entendernos, las tablas dinámicas nos dan una mejor perspectiva de una tabla repleta de datos monolíticos.

Convertir una tabla normal y corriente a tabla dinámica es tan fácil como seleccionar la tabla o las columnas y filas que queremos aprovechar y desde Insertar pulsar en Tabla dinámica.

A partir de aquí, la cosa se complica.

Crear una tabla dinámica

El propósito de la tabla dinámica es ordenar mejor los datos que hemos añadido a una hoja de cálculo, además de poder filtrar grandes cantidades de información ocultando temporalmente aquello que no necesitamos ver en ese momento.

De ahí que, para crear una tabla dinámica, partimos de datos previos a partir de los que se crearán campos de tabla dinámica que se pueden activar o desactivar.

Como decía más arriba, una vez hemos seleccionado las celdas o la tabla a usar, creamos la tabla desde Insertar > Tabla dinámica. Más adelante podremos elegir Tablas dinámicas recomendadas para ver una selección de tablas dinámicas que encajen con los datos que facilitamos.

En el menú que veremos a continuación, el campo Seleccione una tabla o rango se rellenará automáticamente con las celdas o columnas que hemos seleccionado previamente, si bien podemos hacer una nueva selección.

Para mantener la tabla previa, elegimos la opción Nueva hoja de cálculo.

Obtendremos una tabla en blanco y, a mano derecha, un panel para configurar la tabla dinámica añadiendo los campos que nos interesa manejar.

En función de los campos que activemos, los datos se relacionarán entre sí obteniendo combinaciones más prácticas para procesar mejor esa información.

Además, la tabla va cambiando automáticamente, algo que con una tabla corriente deberíamos hacer manualmente.

Por otro lado, la tabla dinámica está asociada a la tabla original, de manera que si cambiamos o añadimos datos, podemos actualizar nuestra tabla dinámica para que incorpore esos cambios.

Para ello, seleccionando cualquier celda, vamos a Analizar > Actualizar y se incorporarán los datos nuevos de la tabla original.

Personalizar la tabla dinámica

Otras cosas que podemos hacer es, además de activar y desactivar los campos, configurarlos como fila o columna manualmente. Y en el caso de datos numéricos, arrastrándolos a Valores obtendremos operaciones habituales como sumar todos los datos de una lista.

Jugando con estos elementos, de una única tabla obtendremos distintas combinaciones según qué respuesta queremos satisfacer con los datos que vemos en pantalla.

Al terminar, podemos ocultar el panel derecho pulsando la X correspondiente y recuperarlo cuando lo necesitemos desde Mostrar > Lista de campos.

Por lo demás, es posible cambiar el formato o diseño de las celdas y de los datos como en una tabla cualquiera.

Por ejemplo, desde el menú contextual (clic con el botón derecho del ratón) encontraremos Configuración de campo de valor… para adaptar los números a un formato adecuado u Opciones de tabla dinámica… para alterar el aspecto de toda la tabla.

Agrupar datos

Es posible que tengamos demasiados campos y que, algunos de ellos, sean más útiles combinados. De ahí que las tablas dinámicas nos permitan agrupar datos.

Haciendo clic derecho en una celda de la columna a agrupar, veremos las dos opciones: Agrupar… y Desagrupar…. Obviamente, no podemos agrupar según qué datos, ya que deben ser equivalentes, como por ejemplos los relacionados con periodos de tiempo.

En caso de no quedar satisfechos, siempre podemos acudir a Desagrupar… y obtener el resultado opuesto según la configuración que le demos.

Segmentar datos

Si manejamos una gran cantidad de datos en nuestra tabla dinámica, nos será más útil filtrar esa información mediante segmentaciones.

Desde Analizar > Insertar una segmentación de datos seleccionamos los campos donde necesitamos esas segmentaciones o filtros para manejar mejor muchos datos.

Las segmentaciones se mostrarán en forma de cuadros flotantes mostrando los elementos asociados a los filtros y podemos colocarnos donde queramos.

Con las segmentaciones podremos ocultar toda la información de que disponemos salvo aquella relacionada con el elemento que marquemos, pudiendo realizar dos o más selecciones al pulsar el botón Selección múltiple. También es posible desactivar el filtro pulsando en el botón Borrar filtro del cuadro flotante.

Si queremos prescindir de esos filtros, haciendo clic derecho veremos la opción Quitar y el nombre del filtro.

Gráficos dinámicos

Aunque las tablas dinámicas ayudan mucho a comprender y analizar datos, no puede faltar la opción de crear gráficos para mostrar visualmente esos datos.

En el caso de las tablas dinámicas, es posible crear gráficos dinámicos desde Analizar > Gráfico dinámico. Se nos mostrarán todos los tipos de gráficos disponibles organizados por categoría, como columna, radial, circular, barra, etc.

Los gráficos dinámicos se configuran igual que las tablas, desde el panel lateral derecho que, si está oculto, podemos recuperar desde Mostrar > Lista de campos.

Cambiando valores, filas y columnas alteraremos los elementos que representa el gráfico.