La innovación y digitalización de los procesos empresariales ha traído una nueva realidad en el manejo de datos, información y procesos en los negocios. En esta nueva realidad, la minería de procesos es fundamental para optimizar los procesos de tus sistemas de información. Descubre qué es, su principal objetivo y cuáles son las ventajas.
La innovación en los procesos empresariales
La innovación es fundamental para cualquier empresa hoy en día. Esta ayuda a las organizaciones a seguir siendo competitivas y a satisfacer las demandas de los clientes. La innovación de procesos se produce cuando se resuelve un problema o mejora el rendimiento de un proceso empresarial.
En este sentido, la minería de procesos llega para resolver un problema ya existente. Dos de los problemas más comunes en las organizaciones son:
- La falta de definición de los procesos actuales.
- La falta de conexiones entre los procesos de negocio y los sistemas de información de la empresa.
Estas dificultades impiden conseguir los resultados esperados. Sin embargo, gracias a la digitalización de las empresas y a la nueva e innovadora minería de procesos, ahora se tiene la capacidad de resolver estos problemas y revitalizar la gestión de procesos en las organizaciones.
¿Qué es la minería de procesos y cuál es su objetivo?
La minería es una técnica que tiene como objeto descubrir, monitorear y mejorar procesos a través de la extracción de información del registro de eventos de los sistemas de información.
Cuando hablamos de sistemas de información, podemos referirnos a programas informáticos como los ERP. Esta herramienta digital proporciona una ruta de seguimiento de los procesos con sus respectivos registros de eventos. Los datos generados por esta herramienta pueden ser analizadas mediante la minería para obtener información importante sobre los procesos de una organización El objetivo principal de la minería de procesos es analizar cómo se desarrollan realmente los procesos en una empresa. Es decir, cómo se desvían del “deber ser”, qué problemas hay, qué se puede optimizar y, finalmente, cómo se puede mejorar el proceso.
Fases principales de la minería de procesos
A medida que las personas interactúan con los sistemas, sus acciones se capturan y se transforman en registros de eventos. Esta es una forma abreviada de cómo funciona:
- Se realiza una actividad o se genera interacción con el sistema, creando un registro digital. Por ejemplo, la aprobación de una solicitud de vacaciones por parte del personal de RR.HH. o la migración de datos de un servidor a otro.
- El software de minería transforma estos registros digitales en registros de eventos. El formato más común es XML.
- La visualización del proceso real se crea automáticamente utilizando los registros de eventos.
- Por último, se lleva a cabo el análisis del proceso. A través de algoritmos o KPI, los procesos pueden ser monitorizados para descubrir posibles áreas de mejora.
Principales ventajas para las empresas y sus procesos
La minería puede traer muchas ventajas como:
- Reducción de costes: al revelar las ineficiencias, los atascamientos y las tareas automatizables se pueden reducir significativamente los costos operativos.
- Visualización de la información: al capturar la información generada por los sistemas permite crear registros de eventos. Eventos como encargos, entrega de productos o pagos pueden analizarse en tiempo real a medida que se realiza el trabajo. Esta información ayuda a los gerentes en la toma de decisiones con información precisa y real.
- Mejora la experiencia del cliente: al llegar rápidamente a las causas del problema, se puede reaccionar de manera eficaz y solucionar las complicaciones del cliente.
- Auditorías más rápidas: esta tecnología puede identificar casos de riesgo predeterminados o complicaciones en los procesos y tareas, por lo que facilita la prevención y compliance en las empresas.
Estas son sólo algunas ventajas de la minería de procesos. Una implementación adecuada y bien planificada mejora los procesos en cualquier empresa. No lo dudes y ve cómo puedes aplicar esta técnica en tu empresa el día de hoy.
