Tras la situación de estado de alarma en España, muchos de nosotros nos hemos visto obligados a trabajar de forma telemática con programas de los que ni siquiera habíamos escuchado hablar. ¿Conoces estas herramientas de colaboración?
Por eso, vamos explicar algunos trucos y sugerencias para programas y aplicaciones de colaboración como: Microsoft Teams, Slack, Trello…, que las empresas utilizan y que nos permiten trabajar a distancia de forma fácil y sencilla sacándole el máximo partido.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de Office 365 diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube, Office 365.
Este programa nos permite realizar videollamadas, chats, “conocer el tiempo”, “la bolsa”, “las noticias”…, esto último seguro que no lo sabías; y es que, Teams tiene más trucos de los que aparenta. A continuación, te dejamos algunas de las funciones de Microsoft Teams para que puedas trabajar de forma más sencilla y cómoda con tus compañeros:
Si usas la arroba (“@”), llamas a una aplicación de terceros que esté integrada en Teams y la incluyes en la búsqueda. Por ejemplo, si escribes “@weather”, podrás consultar el tiempo en cualquier ubicación. Pero hay otras muchas más funciones. Entre otras:
• “@praise”, para reconocer a alguien por un trabajo bien hecho
• “@places”, para obtener información sobre un lugar
• “@news”, para acceder a noticias de última hora
• “@Wikipedia Search”, para localizar información específica sobre algún tema concreto
Para ejecutar tareas de forma más rápida, lo único que necesitaremos es la barra inclinada («/»), con la que podremos realizar los siguientes atajos útiles:
• “/menciones”, para ver todas las conversaciones en las que has sido mencionado
• “/ira”, para acceder rápidamente a un equipo o canal
• “/noleido”, que te permite acceder a todo el contenido que todavía no has visto
• “/archivos”, con el que podrás acceder a los ficheros con los que has trabajo recientemente
• “/llamar”, un comando para utilizar las capacidades de videollamada de Teams con la persona que necesites en ese momento
• “/teclas”, para encontrar todos los atajos de teclado
• “/guardada”, para ver todas aquellas conversaciones que has decido responder o leer en detalle más tarde
Slack
Slack es una herramienta de colaboración que puede sustituir al correo electrónico y ayudar a que tu equipo y tú podáis trabajar más fácilmente. Un espacio de trabajo de Slack está formado por canales, en los que los miembros del equipo se comunican y trabajan juntos.
Este programa te permite tener todas las funciones de un correo electrónico y, al mismo tiempo, las funciones de una mensajería instantánea como “whatsapp”. Estos son algunos de nuestros consejos para manejarte en Slack:
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Recordatorios: Slackbot es capaz de añadir recordatorios por ti y recordarte a ti o a un canal específico el texto que le pidas, a la hora que le pidas. Lo mejor de todo es que no necesitas recordar ningún comando extraño para crear un recordatorio. En su lugar, pídeselo a Slackbot en un mensaje privado, precedido de /recordar.
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No molestar: ¿Estás ocupado? Entonces activa el modo No molestar para dejar de recibir notificaciones en Slack durante un periodo determinado de tiempo. Para hacerlo, haz clic en el icono de la campanita, justo a la derecha del nombre, en la barra lateral. Elige el intervalo de tiempo en el que no quieres recibir notificaciones en el menú desplegable: a escoger entre 20 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas, 8 horas o 24 horas. Aunque te mencionen o te abran mensajes privados, Slack no te notificará.
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Gifs animados: Puedes enviar GIF directamente al canal mediante la integración con GIPHY. Primero, escribe lo que quieres buscar en el GIF animado precedido de /giphy. Por ejemplo:
/giphy no lo creo
/giphy llorando
/giphy batman
El bot de Giphy te devolverá una previsualización de lo que ha encontrado. Si te gusta, pulsa Send para enviarlo al chat. Si no, pulsa Shuffle para probar suerte y recibir otro GIF animado relacionado con lo que has buscado.
Trello
Trello es una aplicación basada en el método Kanban y sirve para gestionar tareas, permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas.
Es perfecta para la gestión de proyectos, ya que se pueden representar distintos estados y compartirlas con diferentes personas que formen el proyecto. Con ella se intenta mejorar las rutinas de trabajo de un equipo generando prioridades, tiempos, avisos y otras opciones perfectas para organizar un proyecto en el que colaboran varias personas.
En esta aplicación son fundamentales los atajos de teclado para poder moverte de una forma rápida y sencilla por las diferentes tarjetas, así que aquí van unos pocos trucos que te pueden ser de mucha utilidad:
• Navegar por las tarjetas: Si pulsas las teclas de flecha, seleccionarás las tarjetas adyacentes en un tablero. Si pulsas «j», se seleccionará la tarjeta a continuación de la tarjeta actual. Si pulsas «k», se seleccionará la tarjeta anterior a la tarjeta actual.
• Abrir menú de tableros encabezados: Si pulsas «b», se abrirá el menú de los tableros en el encabezado. Puedes buscar tableros y navegar por ellos utilizando las flechas arriba y abajo. Si pulsas Intro con un tablero seleccionado, este se abrirá.
• Modo de edición rápida: Si pasas el cursor por encima de una tarjeta y pulsas «e», se abrirá el modo de edición rápida, que te permitirá editar rápidamente el título y otros atributos de la tarjeta.
• Archivar tarjeta: Si pulsas «c», se archivará una tarjeta.
• Guardar texto: Al pulsar Control + Enter (Windows) o Command + Enter (Mac) se guardará el texto que estás escribiendo. Esto funciona al escribir o editar comentarios, editar el título de la tarjeta, en títulos de listas, descripciones, etc.
• Etiqueta: Si pulsas «L», se abrirá una ventana emergente con las etiquetas disponibles. Si haces clic en una etiqueta, esta se añadirá a la tarjeta o se quitará de esta.
Estos son algunos de los atajos que personalmente me han parecido más destacables, si quieres saber alguno en concreto, dejo aquí el enlace a todas las teclas de acceso rápido de Trello https://trello.com/shortcuts
Estos tres programas son los más utilizados por la gente para realizar tareas de teletrabajo debido a su facilidad de comprensión y uso. Así que desde aquí te animamos a que los utilices para poder sacar tu empresa o negocio adelante y pasar con éxito esta situación de alarma que estamos sufriendo. Como dijo Walter Clarke: “Sigamos adelante, que hoy es hoy y mañana será el mañana”.
