Cada medio de comunicación tiene sus propios trucos y reglas no escritas. En el caso del correo electrónico, hay fórmulas que cumplan con su propósito.
Después del teléfono, el correo electrónico es la principal forma de contacto a nivel personal y profesional. Se trata de uno de los servicios asociados a Internet más veteranos y a pesar de la competencia de las redes sociales o de la mensajería instantánea, los correos electrónicos siguen siendo una de las maneras más eficientes de comunicación por Internet.
Sin embargo, que sea tan habitual implica que nuestras bandejas de entrada se llenen a diario con decenas de mensajes. Y, por desgracia, no todos son útiles ni adecuados. ¿Cuántos mensajes de correo electrónico recibes a diario que envías directamente a la Papelera? ¿Cuántos realmente suponen una acción útil como, por ejemplo, una reunión o realizar una tarea asociada a tu trabajo?
Está claro que no podemos cambiar a quienes nos envían correos electrónicos, pero sí que podemos aportar nuestro grano de arena haciendo que nuestros mensajes sean eficientes, o mejor dicho, que sean leídos y prácticos de manera que ganemos nosotros y también el receptor del mensaje.
Brevedad
Hay un término medio entre enviar un correo electrónico con una frase de entre 140 y 280 caracteres, como ocurre en Twitter, y enviar una parrafada que bien podría ocupar más de cinco páginas de un documento de texto.
Decía antes que los correos electrónicos son un medio habitual, de manera que no es cuestión de pasarnos todo el día escribiendo y recibiendo mensajes. Tampoco es plan de obviar las fórmulas de cortesía habituales al empezar o terminar el mensaje de correo, pero evitemos irnos por las ramas.
Un buen correo electrónico debe ser breve, conciso, entenderse con una sola lectura y requerir de unos pocos minutos de lectura. No hay unas reglas concretas para llevar esto a cabo, la práctica es la clave, y reescribir tus mensajes también te ayudarán a perfilar y mejorar tus correos electrónicos.
Contexto
El proceso de comunicación es bastante curioso. En nuestra mente tenemos un mensaje que comunicar, pero no siempre conseguimos acertar cuando lo trasladamos al habla o a la redacción de un correo electrónico. Y uno de los principales problemas que se producen es cuando obviamos el contexto.
El contexto es la información complementaria alrededor de un mensaje o información. Muchas veces, cuando enviamos un correo electrónico, olvidamos pensar en qué contexto tiene la otra persona. ¿Es el mismo que nosotros? ¿Está al tanto de todo lo que sabemos nosotros sobre ese asunto?
En ocasiones delegamos ese contexto a los mensajes anteriores. Hoy en día los mensajes de correo electrónico se suelen anidar automáticamente por nuestro cliente de correo. Y, en cualquier cosa, al reenviar el mensaje se incluye el contenido de estos mismos mensajes.
No se trata de excedernos en el contexto, pero sí conviene incluir toda la información necesaria para que cualquiera pueda entender el mensaje que leemos aunque no esté directamente implicado en un proyecto o tema del que se trata en dicho mensaje.
¿Y después qué?
Otro de los problemas que nos encontramos con muchos correos electrónicos es que, al terminar de leerlos nos preguntamos: ¿y ahora qué? Y es que no siempre queda claro en un mensaje si debemos hacer algo, qué concretamente y quiénes. Esto se complica más todavía cuando el mensaje atañe a varias personas.
Una manera de evitar este inconveniente es acabar el mensaje de correo con una lista de tareas o acciones y quién debe hacer tal o cual tarea. También puede servir para recalcar tareas ya finalizadas y así ayudar a los remitentes a ponerse al día.
¿A quién va dirigido?
Otro de los errores que se suelen cometer al enviar correos electrónicos es no elegir bien quién o quiénes lo van a recibir. Es tan fácil reenviar a todos un mensaje que muchas veces acaban recibiendo un mensaje alguien a quien no interesa el mensaje o que no le implica de ninguna manera. De ahí que muchas veces recibamos mensajes que acaban a la Papelera.
Hay una diferencia entre estar informado de los procesos y acciones en un departamento o empresa aunque no nos implique directamente y recibir mensajes de temas o asuntos que no tienen nada que ver con nuestra posición o cargo.
Elegir bien quién va a recibir tu correo electrónico ayudará a quienes lo reciban a evitar que su bandeja de entrada se llene de mensajes innecesarios.
