Cómo crear una firma de correo electrónico profesional

A veces se subestima la imagen que ofrece una firma de correo electrónico profesional, pero hay que tener en cuenta que el email corporativo se emplea constantemente, en muchos casos varias veces al día. De ahí la necesidad de que los datos que se presenten a los destinatarios de los mensajes sean útiles y tanto la empresa como el remitente adquieran visibilidad. Para llevar a cabo esta tarea con éxito hay algunas pautas que se pueden seguir.

La información que debe aparecer

Una buena firma de correo electrónico profesional siempre tiene que incluir una información básica. Lo imprescindible son el nombre del remitente, su cargo, el nombre de su empresa, así como su página web, y los datos de contacto. Se trata de una información sintetizada, nada de tres teléfonos, un fax y dos direcciones postales. Pero no está de más incorporar la dirección de email, por si acaso el servicio de correo no la incluye en la parte superior del mensaje.

El logo de la empresa es otro de los elementos que no pueden faltar. Su carácter visual facilita que se grabe en la memoria y esto no deja de ser promoción para la compañía. Sin embargo, no conviene usar una firma que sea un archivo de imagen, pues el receptor del mensaje no podrá copiar y pegar la información de contacto para gestionarla.

El tamaño de la firma no debe ser grande, bastan entre cuatro y siete líneas. Si hay demasiada información para tan poco espacio se pueden utilizar barras laterales (como ‘l’; vale una letra L en minúscula) para separarla. Por supuesto es mejor dejar fuera las citas filosóficas y del estilo, para evitar crear una impresión indeseada en el primer momento.

Un diseño sencillo

Lo que tampoco ofrece muy buena impresión es ver una firma de correo electrónico profesional en la que las letras no se distinguen del fondo y todo ello forma un amalgama de colores difícil de leer. La tipografía debe ser sencilla y es mejor ceñirse al negro o al azul ante la tentación de tonos menos convencionales. El fondo también debe huir de los diseños multicolor. Por último, los sellos que garantizan que un email está libre de virus son prescindibles.

Enlaces a las redes sociales

Incluir enlaces a las redes sociales de la empresa, como la página de Facebook, los perfiles de Twitter y LinkedIn, resulta positivo. Al fin y al cabo es una forma más de contacto. Incluso es posible utilizar una aplicación para gestionar la firma que automáticamente muestre en cada email el último tuit o la última entrada del blog corporativo. Los perfiles personales es mejor dejarlos aparte, a no ser que guarden una estrecha relación con el trabajo.

Cumplir la ley

La legislación en la Unión Europea exige a las compañías incorporar a las firmas de correo electrónico su dirección postal registrada, su lugar y otros datos identificativos. Esta información se puede incluir en la parte inferior, justo antes del disclaimer, que exima al remitente de las responsabilidades legales correspondientes.

A nivel técnico

Hay que tener cuidado con el formato HTML, que puede descuadrarse dependiendo del proveedor de correo electrónico. Hay ciertos servicios que ayudan a integrar los gráficos con el resto de elementos de la firma, como WiseStamp o My Live Signature. La adaptación a los dispositivos móviles se hace necesaria, pues hoy en día muchos emails se envían desde estos terminales. Además, aunque parezca demasiado básico, hay que utilizar el delimitador correspondiente para que los servicios de mail detecten la firma; se trata de una línea de guiones (—).

Complementos

Si lo que queremos es mantener nuestra firma de correo como un elemento vivo se puede complementar con mensajes temporales, como un anuncio para promocionar un evento próximo o un mensaje de celebración por un aniversario redondo de la empresa. También es posible contar con dos firmas, una más completa para enviar la primera vez, donde se detallen las responsabilidades en el trabajo y se hable de la empresa, y la habitual para el resto de mensajes.

Ni qué decir tiene, una vez diseñada y con toda la información completa, la firma ha de ser revisada en busca de los típicos descuidos ortográficos. También es necesario comprobar que todos los enlaces funcionan correctamente.

Imágenes: geralt, Nemo y  RaHuL Rodriguez