Todo el mundo gestiona proyectos, desde programadores hasta profesores o educadores. La gestión de proyectos es esencial para alcanzar tus objetivos profesionales y personales. Por esta razón, aquí te contaremos los 6 pasos esenciales para asegurar un proceso exitoso.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Es la aplicación de procesos, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos específicos de un proyecto. Esto se hace en un plazo y presupuesto previamente acordados. La persona encargada de la planificación y el manejo del proceso es el gerente de proyecto.
¿Qué hace el gerente de proyecto?
También conocido como project manager, es la persona que desempeña el papel principal en la planificación y gestión de proyectos. Entre sus labores está la ejecución, el seguimiento, el control y el cierre de los proyectos. Asimismo, es responsable de todo el alcance, el equipo y los recursos del proyecto.
Importancia de la gestión de proyectos
Una gestión de proyectos adecuada, asegura que se mantengan los objetivos mientras se realizan las tareas. Además, evita y disminuye los riesgos y garantiza que se utilicen los recursos disponibles de forma eficiente. Finalmente, ayuda a los miembros a entender sus tareas y responsabilidades para completar los proyectos a tiempo y maximizar el trabajo en equipo.
6 pasos para una gestión de proyectos exitosa
Ahora que ya sabemos qué es la gestión de proyectos y su importancia, te daremos 6 pasos esenciales para que la implementes de manera exitosa.
Paso 1: identificar y reunirse con las personas interesadas (stakeholders)
Stakeholder o parte interesada es cualquier persona que se ve directamente afectada por los resultados del proyecto. Eso incluye a tus clientes y usuarios finales.
Asegúrate de identificar a los stakeholders y de tener en cuenta sus intereses al crear el plan del proyecto. Reúnete con ellos para discutir sus necesidades y expectativas. Algunos elementos importantes a discutir son el alcance, el presupuesto y los lapsos.
Paso 2: iniciación del proyecto
El segundo paso tiene que ver con la iniciación del proyecto. Aquí es donde se miden su costo y factibilidad. Los gerentes suelen utilizar dos herramientas de evaluación para decidir si se lleva a cabo un proyecto o no: el documento de caso de negocio y el estudio de factibilidad.
En este sentido, es recomendable abandonar o modificar los proyectos propuestos que se consideren inviables. Los que superan estas dos pruebas pasan al siguiente paso.
Paso 3: planificación del proyecto
Una vez aprobado el proyecto, comienza la etapa de planificación. El objetivo ahora es la creación del plan del proyecto. Esta será la guía para las siguientes fases.
Durante este paso, el alcance del proyecto se desglosa en actividades, hitos y entregables, con sus fechas estimadas.
Para hacer más fácil ver el estado del proyecto, los gerentes establecen su plan en un diagrama de Gantt que proporciona una representación visual de todo su totalidad. Esto proporciona una hoja de ruta de todas las tareas hasta que el proyecto llega a su conclusión.
Paso 4: ejecución del proyecto
Este paso consiste en cumplir lo establecido con el plan e ir entregando los resultados. Estos resultados pueden ser entregables, como una sección de una página web o un borrador de un libro. Es responsabilidad de los gerentes mantener a los miembros enfocados y apoyarlos en cualquier obstáculo.
Paso 5: seguimiento y control del proyecto
Este paso, que a menudo se pasa por alto, es uno de los más importantes. A medida que pasan los días y se van realizando las tareas, el gerente tiene que mantener una perspectiva general del proyecto para verificar que se puedan cumplir las metas establecidas.
Para garantizar la entrega de lo prometido, los equipos y el gerente de proyecto deben hacer un seguimiento y control de las tareas. La forma de hacer esto variará dependiendo de la metodología de gestión. Por ejemplo, en algunas metodologías se acostumbra hacer una reunión diaria o semanal.
Paso 6: cierre del proyecto
El último paso es el cierre. Aunque este paso puede parecer simple, es uno de los más importantes. Aquí es donde se entrega el producto terminado y las partes interesadas dan conformidad de su satisfacción.
Si no se cumple este paso corres el riesgo de mantener recursos y miembros de equipo inactivos y consumiendo recursos. Luego de cerrar un proyecto, toma tu tiempo para documentar los resultados y hacer un análisis de lo que salió bien y de las cosas que se pueden mejorar para futuras oportunidades. La gestión de proyectos al principio puede lucir un poco intimidante, pero luego de agarrarle el ritmo descubrirás esta una de las mejores y más eficientes maneras de cumplir con tus objetivos. Sigue estos pasos y conviértete en un gerente ejemplar, tanto en tu vida personal como laboral.
