Si eres autónomo o trabajas en una pequeña empresa, tecnologías como Google Drive ayudan a trabajar mejor desde cualquier lugar.
Hoy en día se nos hace difícil vivir sin Gmail o Google Drive, dos de los servicios más populares de Google y que nos permiten recibir y enviar correos electrónicos, almacenar documentos y archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar o dispositivo conectado.
Google Drive puede ser empleado por toda clase de usuarios. Por defecto, todos conocemos su versión Personal y gratuita, pero si tienes un proyecto profesional, eres autónomo o tienes una pequeña empresa, puedes beneficiarte de la versión de pago o Empresa por un módico precio.
La pregunta es si merece la pena dar el salto y pasar por caja por un servicio que podemos seguir usando gratis. Veamos las diferencias entre ambos servicios.
Servicios a la carta
Al igual que ocurre con Google Drive en su versión Personal, la versión Empresa ofrece espacio de almacenamiento para almacenar documentos y archivos. Así, en vez de guardar ese contenido en nuestros equipos locales, podemos tenerlos en Internet y así recuperarlos cuando los necesitemos y desde diferentes dispositivos. Con esto tendremos copias de seguridad automáticas y acceso fácil a nuestra documentación.
La segunda ventaja, que también encontramos en la versión gratuita de Google Drive, es que es posible editar documentos desde el navegador sin instalar software ofimático como el popular Microsoft Office u otras alternativas. Entre otros documentos, podemos crear hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones, dibujos, diagramas, formularios…
Con esto ahorramos costes de software de pago y su mantenimiento, ya que las herramientas de Google funcionan en el navegador y mediante apps móviles gratuitas y no requieren actualizaciones ni configuraciones.
El tercer punto a destacar de Google Drive en su versión profesional es la posibilidad de personalizar los subdominios de las cuentas de usuario. Así, en vez de tener cuentas de correo del tipo arroba gmail.com podrás añadir tu propio nombre del tipo @nombredemiempresa.com o similar.
Y a nivel de personalización, podemos gestionar cómodamente los permisos de acceso al espacio de almacenamiento, a los archivos, qué permisos tiene cada cuenta, etc. En definitiva, podemos gestionar una oficina virtual desde un mismo lugar.
Más que almacenamiento y ofimática
Más ventajas. Google Drive versión Empresa se extiende más allá de almacenamiento online y suite ofimática (Google Drive) a través del servicio G Suite. También sirve para gestionar correo electrónico (Gmail), mantener comunicaciones de texto, audio y voz (Hangouts), organizar reuniones y eventos (Calendario) e incluso poner en marcha tu propio sitio web (Sitios), todo ello bajo una misma plataforma. Además, al ser un servicio de pago se incluye asesoramiento y soporte personal vía teléfono o correo electrónico.
El coste de la versión Empresa de Google Drive varía en función de los usuarios que estén dados de alta y el almacenamiento de cada usuario, adaptándose así al número de empleados o compañeros de trabajo con que contemos y a la cantidad de almacenamiento que necesitaremos. Encontrarás más información en su página oficial.
