Hay muchas maneras de enfocar un mensaje de correo electrónico y según tus respuestas puedes ayudar a su receptor y a ti mismo u ocasionar más problemas.
Podemos decir que el correo electrónico es una de las herramientas profesionales más utilizadas, con permiso de la llamada telefónica. Esto significa que a lo largo del día le vas a dedicar mucho tiempo. Un tiempo valioso que puedes usar para otras tareas más productivas.
De ahí la importancia de cómo redactas tus mensajes, cómo respondes a los mensajes que recibes, etc. Y es que escribir no es tan simple como juntar palabras. Debes saber transmitir lo que quieres, evitar confusiones y hacer que ese mensaje genere una acción útil y no un problema para ti o para quien reciba tu mensaje.
A continuación, una selección de las mejores y peores respuestas que puedes dar ante mensajes de correo electrónico que te piden o preguntan algo. Así evitarás caer en trampas o errores frecuentes y conseguirás salir airoso de cualquier mensaje.
Respuestas positivas y seguras
La selección es de Dani Donovan, diseñadora e ilustradora especializada en contenido relacionado con el trastorno por déficit de atención con hiperactividad. En su trabajo también encontramos pósters o cómics con contenido variado, como el que recopila las siguientes respuestas.
Primero, cuando tardas en responder, evita pedir disculpas por ello. Es mejor darle la vuelta. En vez de verlo como algo negativo, de ahí las disculpas, es mejor agradecer a tu interlocutor su paciencia o tiempo.
El lenguaje positivo es mejor que el negativo en muchos aspectos. También se puede aplicar a cuando la otra persona es quien se excusa o quien pide disculpas por algo. En vez de responder con un clásico “ningún problema” o “no te preocupes”, conviene más un “es un placer ayudarte” o una fórmula similar.
Esto puede aplicarse también a cuando cometes algún error. En vez de llenar tu respuesta de disculpas y perdones, mejor responder indicando que has resuelto el problema o que has corregido ese error. Para su ejemplo, Dani Donovan trata una situación habitual: mandas un mensaje de correo y olvidas adjuntar un archivo. No pidas disculpas por el olvido, simplemente envía dicho archivo. Tampoco está de más agradecer la observación del error y responder que ese error ha sido resuelto.
Cuando debas acordar una reunión o cita, es mejor ofrecer una fecha concreta que te vaya bien en vez de pasarle esa tarea a la otra persona. Por dos motivos, evitas que te propongan una fecha que no te vaya bien y, a la vez, le haces un favor a tu interlocutor.
En relación al lenguaje empleado y al punto anterior, Dani Donovan recomienda responder con frases afirmativas más que dubitativas. Es decir, es mejor proponer algo que sugerirlo. Para su ejemplo, elige una fórmula del tipo “sería lo mejor que nosotros…” en vez de un flojo “creo que deberíamos…”.
No hay que perder el tiempo
Dos consejos importantes para responder correos electrónicos. Si estás tratando un tema que se resuelve mejor cara a cara o mediante una llamada de voz, evita hacerlo por correo electrónico. El correo no es un chat con el que mantener una conversación.
El segundo consejo tiene que ver con asegurarte de que tu mensaje queda claro y que, si no es así, puedes responder cualquier duda. De ahí que convenga emplear frases del tipo “házmelo saber si tienes alguna pregunta”, lo que incita a tu interlocutor a preguntarte en vez de un inocuo “espero que esto tenga sentido” que no conduce a nada.
Otro truco que propone Dani Donovan para responder correos electrónicos es que te asegures una pronta respuesta. Es decir, si estás consultando sobre algo, conviene acompañar tu mensaje con una frase del tipo “¿cuándo obtendré respuesta?” o “¿cuándo sabremos algo nuevo?”.
