Con unos simples consejos te decimos cómo organizar mejor el correo electrónico, para evitar que se llene de spam y correos con notificaciones no deseadas.
En las últimas décadas, el avance del mundo digital ha sido imparable. Hemos asistido y protagonizado transformaciones profundas en la forma de comunicarnos, trabajar y consumir contenidos, así como crearlos. Para ello hemos contado con el surgimiento de nuevas herramientas y con la evolución y mejora de muchas otras. Una de estas herramientas que quizás nos viene más rápido a la cabeza cuando hablamos de Internet es el correo electrónico, que pese a que ha ido perdiendo protagonismo en el uso doméstico y de ocio con el paso de los años, sigue vigente en el entorno laboral, aunque también habiendo dando paso a más herramientas complementarias. Es para sus usuarios, los que no dejan de recibir y enviar correos electrónicos a lo largo del día, estos consejos para mejorar su gestión y ahorrarnos tiempo y procesos que redundarán en una mayor productividad.
El primero, obviamente, es dejar de recibir los correos que no queremos recibir y que únicamente constituyen una pérdida de minutos a lo largo del día, y una distracción innecesaria. Para ello hay varias fórmulas. Por ejemplo, para todos los registros que hagamos en diferentes portales web que no tengamos demasiado interés en mantener a lo largo del tiempo, y que tengan forma de cebo comercial, podemos darnos de alta con servicios como 10minutemail, que nos creará un correo electrónico temporal (durante 10 minutos) con el que completar el registro y olvidarnos para siempre de mensajes publicitarios en nuestra bandeja de entrada. Otra buena práctica es darnos de baja de los boletines o newsletter que realmente no queramos recibir, normalmente podemos encontrar al final del mismo un enlace directo para ello. También podemos configurar nuestras redes sociales o herramientas que envíen notificaciones por correo de la actividad, como Trello o Hipchat, y desactivar esta opción.
Tanto en el correo personal como en el corporativo es una buena idea crear carpetas o etiquetas, que no sólo evitarán saturar nuestra bandeja de entrada, sino que además se convertirán en grandes aliados para organizar mejor nuestros mensajes y encontrarlos en un futuro. Por ejemplo, creando carpetas que contengan las facturas electrónicas mensuales, los correos relacionados con un proyecto específico de nuestro trabajo, los relacionados con nuestros hijos, etc. En los servicios de correo electrónico más populares, con arrastrarlos a su carpeta adecuada situada en la barra lateral es suficiente.
En algunos clientes de correo como Gmail hay una importante y eficaz diferencia entre archivar o eliminar los mensajes que nos puede ayudar (y mucho) con la gestión de nuestro correo electrónico. Los mensajes que no queremos volver a ver jamás porque sabemos que nunca estaremos interesados en releer, podemos eliminarlos por completo. Pero hay algunos mensajes que aunque en el momento no queramos tener en cuenta, quizá sí en el futuro. En ese caso es mejor archivarlos, ya que desaparecerán de nuestra bandeja de entrada pero sí se mostrarán en las búsquedas.
Y quizás uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo menos valorados: escoge bien tu cliente de correo electrónico, no tienes por qué limitarte al nativo o a la web. En cualquier plataforma hay varias alternativas, y la mejor de todas para cada persona es la que haga que se sienta más productiva y cómoda. Ahí van algunas:
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Mailbox (Android, iPhone, iPad).
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Unibox (OS X).
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MetroMail (Windows Phone).
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Boomerang (Firefox, Chrome, Safari).
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Yahoo Mail (Windows Phone).
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CloudMagic (Android, iOS).
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Inky (OS X, iOS).
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eM Client (Windows).
