La productividad tiene en su favor poderosas herramientas. Sin embargo, pueden convertirse más en un problema que en una ayuda.
Hace tiempo hablé de Zenkit en un artículo titulado Organiza tu trabajo con Zenkit y la productividad zen. Desde entonces, esta herramienta de productividad para organizar el trabajo de equipos ha incorporado mejoras y novedades para obtener mejores resultados sin sacrificar su simplicidad.
Sus cambios más recientes tienen que ver con el método Kanban, un sistema de organización cada vez más de moda, tanto en entornos productivos tecnológicos como en otros ámbitos. Su difusión tiene que ver tanto por sus ventajas como por la popularidad de herramientas que integran este sistema, como la popular Trello y similares.
A continuación listamos las novedades de Zenkit enfocadas a simplificar Kanban para hacerlo más fácil de aplicar y repasamos las principales ventajas de esta herramienta de productividad disponible para la mayoría de plataformas y dispositivos.
Puliendo Kanban
Aunque la mayoría de sistemas de productividad resultan útiles, no siempre nos dan el resultado esperado por varios motivos: mala implementación, no adaptarlo a nuestras necesidades, falta de implicación, la complejidad del sistema en sí…
Zenkit ha introducido nuevas funciones pensadas para que podamos aplicar Kanban en nuestro trabajo, individual o en equipo, de una manera más simple y práctica.
Para ello introduce las subtareas, es decir, que si una tarea supone un gran desempeño de recursos (personas implicadas y tiempo empleado), podemos dividirla en pequeñas tareas más fáciles de cubrir. Así no tendremos que crear una lista adjunta a una tarea, si bien esta opción sigue estando ahí. Simplemente indicamos las partes de una tarea y podremos organizarlas en forma de subtarea en cuestión de segundos.
Una consecuencia de esta función es que podemos crear una jerarquía entre tareas a varios niveles con subtareas dentro de subtareas hasta el más mínimo detalle. De esta manera también tendremos una visión más clara que la dependencia de unas tareas y otras. Y para ver mejor el trabajo en proceso, contaremos con una nueva vista jerárquica y otra en forma de mapa mental que muestra la jerarquía de tareas y subtareas.
Otra gran novedad está en los filtros para mostrar y ocultar lo que necesitamos ver en ese momento simplemente activando el filtro. Estos filtros se pueden personalizar y guardar para ejecutarlos con un clic.
¿Saturado por un muro repleto de tareas? Aplica un filtro y podrás centrarte tan sólo en tu trabajo o en un proyecto en particular eliminando el ruido del resto de tareas y elementos. En este sentido va un poco más allá de Trello, ya que además de aplicar filtros simples permite diseñar filtros más complejos y guardarlos para usarlos más adelante.
De lo simple a lo complejo
Por si todavía no conoces Zenkit, a todas las funciones que hemos repasado más arriba hay que recordar otras muchas. Para empezar, su compatibilidad con Trello, Wunderlist y Asana para mudarte de un servicio a otro con relativa facilidad. Además, podrás automatizar tareas mediante Zapier.
Siguiendo con la dinámica de otras herramientas de productividad, Zenkit se organiza entorno a un muro con columnas, listas y tareas, si bien cuenta también con vista de calendario, como Trello, así como las vistas que hemos mencionado antes.
Otras similitudes con Trello son el uso de etiquetas, checklists, notificaciones, buscador integrado, asignación de tareas a uno o varios usuarios, mencionarlos, etc. Por lo demás, permite marcar tareas como favoritas para seguirlas de cerca, incluir notas enriquecidas y comentarios dentro de las tareas, ayudarte con plantillas y un largo etcétera.
Encontrarás más información sobre Zenkit en su página oficial. Además, podrás hacerte una idea de todo lo que da de sí en su apartado de plantillas y en su sección de videotutoriales.
