Filtros, carpetas dedicadas o extensiones específicas pueden ayudarnos a centrar nuestra atención en los correos prioritarios
A pesar de los múltiples servicios de mensajería instantánea que existen en la actualidad, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más extendidas y utilizadas en todo el mundo. Tras 40 años de existencia, la gestión del correo electrónico se ha convertido en una tarea a la que dedicamos parte de nuestro tiempo diario, dado el incremento exponencial del tráfico experimentado en los últimos años.
En aras de mejorar la productividad en la gestión de los mensajes que llegan de forma diaria a nuestra bandeja de entrada, vamos a intentar aportar una serie de consejos prácticos para evitar la temida procrastinación.
Productividad en el trabajo
Revisar el correo diario y contestar emails pendientes se ha convertido en una rutina diaria a la que destinamos cierta parte de nuestra dedicación laboral. Pero a no ser que nuestro trabajo dependa exclusivamente de la gestión y seguimiento de dichos correos, es recomendable planificar bien esta acción a lo largo de la jornada para no descuidar nuestro propio trabajo.
Por eso conviene dedicar las primeras y últimas horas del día a estos menesteres para contestar sólo a los correos que se puedan responder rápidamente, dejando los correos más elaborados o los mensajes informativos para el final de la jornada. De esta forma no dedicaremos más tiempo del necesario sin que se resienta nuestra productividad laboral. Tu jefe te lo agradecerá.
Clasificación de mensajes
Existen herramientas dentro de los gestores de correo que nos pueden ayudar a localizar y priorizar mensajes en nuestra bandeja de entrada. Dado que la clasificación de “leído” / “no leído” en ocasiones resulta ineficiente, quizá el etiquetado o el marcador de mensajes destacados sea tu solución para gestionar tu cuenta de Gmail y Google Apps.
En el caso de Thunderbird, los correos también se pueden simbolizar por colores en función de si son mensajes “urgentes”, “tareas por hacer” o “correos personales”. Aunque también tenemos interesantes extensiones como Quick Filter Unreplied, para ayudarnos a localizar mensajes pendientes de respuesta que se nos hayan podido pasar por alto.
Usar los filtros
Los correos informativos automáticos vinculados a tareas de seguimiento, por ejemplo una herramienta de gestión y/o planificación de tareas, de helpdesk o simplemente un bugtracker, no tiene sentido que se entremezclen con el resto de mensajes de la bandeja de entrada.
Conviene que estas notificaciones se clasifiquen de forma automática, mediante filtros y carpetas dedicadas, para poder consultarlas en el momento oportuno y no perder el tiempo consultándolas o simplemente eliminándolas directamente.
La gestión de suscripciones
El gran problema de la gestión del correo diario es la cantidad de mensajes insustanciales que llegan diariamente a nuestra bandeja de entrada. Notificaciones de redes sociales, suscripciones a newsletters u ofertas de servicios y empresas, que muchas veces borramos sin llegar a leer, y que por tanto, debemos optimizar para filtrar aquellas suscripciones que son realmente importantes para nosotros.
En el caso de Gmail, estos mensajes se clasifican de forma automática en dos pestañas habilitadas para tal fin, la pestaña “Social” y la de “Promociones”. Pero si nuestro proveedor de correo no nos ofrece ninguna solución de este tipo, siempre podemos filtrar estos correos a una carpeta dedicada “Leer más tarde” o “Suscripciones”, donde podemos ir acumulando estos mensajes de carácter informativo sin sobrecargar nuestro inbox.
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