La ‘reunitis’ es uno de los males de nuestro tiempo. Esta enfermedad, alentada y alimentada por todos nosotros, trastoca nuestro día a día y nos hace tomar como ciertas varias fantasías. La primera: Cuando algo es verdaderamente importante, merece una reunión. La segunda: En los encuentros presenciales, nos coordinamos mejor. Y la manifestación más dañina de todas: Cuantas más personas haya en cada uno de estos improductivos encuentros, mejor.

Lejos de enderezar esta peligrosa tendencia, la pandemia, el auge del teletrabajo y la implantación posterior de modelos híbridos han traído consigo un incremento tanto del del número como de la duración de las reuniones.

De hecho, según datos facilitados por Otter.ai, el 70% de los empleados constató un auge del 70% de las reuniones desde que se implantó el trabajo en remoto. Puedes jugar a calcular el precio de cada encuentro presencial o virtual, con cierto toque de humor, en esta web y poner cifras a la sangría.

Días libres de reuniones

Ante esta avalancha aplastante de reuniones presenciales y virtuales, que impiden a los empleados concentrarse y trabajar, compañías como Facebook y Atlassian están optando por implantar días libres de reuniones, pero… ¿Qué impacto en la productividad tiene realmente esta medida? ¿Afecta al trabajo en equipo y a la colaboración?

El Massachusetts Institute of Technology (MIT) ha publicado un estudio en el que han tomado parte 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y que operan en más de 50 países. Todas las compañías participantes han introducido de uno a cinco días sin reuniones por semana, lo que implica la prohibición incluso de las reuniones uno a uno, durante los últimos 12 meses.

Los resultados son aplastantes. Las organizaciones que eliminaron por completo estos encuentros tres días a la semana aumentaron su productividad un 73%, redujeron el estrés de sus empleados un 57% y mejoraron la satisfacción general en un 65%.

Además, por contraintuitivo que parezca, esta investigación constata que las reuniones disminuyen la colaboración efectiva. Además, eliminar las reuniones mejoró la comunicación, ya que el incremento de las interacciones por escrito redujo notablemente los malentendidos.

La fórmula de Elon Musk para aumentar la productividad

Elon Musk, CEO de Tesla y reconocido influencer digital, ha considerado las reuniones “la plaga de las grandes empresas” y aconseja en un correo remitido a todos sus empleados:

• Eliminar todas las que sean largas o, si esto no fuera posible, por lo menos las que se sepa a ciencia cierta que no aportan valor a toda la audiencia.
• En cualquier caso, agendarlas tan cortas como sea posible.
• Reducir su frecuencia, salvo cuando se trata de temas extremadamente urgentes, en cuyo caso podría ser aconsejable mantenerlas hasta que se haya resuelto la crisis que las originó.
• Animar a todos aquellos que no aportan nada a la reunión o llamada en cuestión a que la abandonen si sienten que no pueden contribuir de ninguna manera. “No es de mala educación irse, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda su tiempo”, escribe.

La regla del siete y las reuniones

En línea con lo comenta Musk, es importante que tengas presente la regla del siete cada vez que envías una convocatoria. Dice, ni más ni menos,  que con cada asistente a una reunión a partir del número siete se reduce la probabilidad de tomar una decisión buena y efectiva en un 10 por ciento. No invites a oyentes o a gente simplemente para que pongan la oreja. Las reuniones productivas son aquellas en las que se toman decisiones.

Herramientas colaborativas, claves para la productividad

Para que la colaboración efectiva se siga produciendo y no disminuya con la reducción del tiempo dedicado a los encuentros y reuniones, la mejor opción es implantar herramientas colaborativas tipo Slack o Teams o redes sociales internas como Workplace.

Su principal ventaja es que permite a cada persona organizar su propio tiempo y atender a los mensajes de forma asíncrona, además de guardar un registro de las conversaciones y de integrar otras herramientas de gestión de proyectos y de productividad.

En ellas, es posible crear grupos de trabajo y por proyectos, en los que puedes compartir la documentación relevante (y editarla en línea sin tener que hacer una gestión compleja de las versiones), tomar decisiones, asignar tareas o hacer un seguimiento de entregables y tareas.

Trabaja en alto (Working out Loud) para acortar reuniones

Para que verdaderamente este tipo de herramientas fructifiquen y prosperen es necesario que te acostumbres a trabajar en alto: (‘Working Out Loud’).

Como cuenta John Stepper, creador del concepto, se trata de un método que te ayuda a construir relaciones. “Es networking, pero con un giro humano”.

Y explica: “En lugar de establecer una red de contactos para conseguir algo, ‘Working Out Loud’ consiste en que hagas contribuciones a otras personas que están relacionadas con lo que quieres hacer”, lo que supone -entre otras cosas- hacer visible aquellos aspectos de tu trabajo que puedan ser útiles a otros integrantes del grupo”.

Para una compañía, trabajar en alto “supone que los empleados pueden aprovechar lo que la empresa sabe colectivamente, de modo que pueden evitar repetir errores, pueden tomar mejores decisiones, pueden innovar más rápidamente”. Un cambio cultural que lleva a eliminar radicalmente reuniones que no llevan a ninguna parte.

Redacta una agenda y síguela

Aunque parezca mentira, todavía se convocan reuniones sin orden del día claro y específico, lo que puede hacer que la conversación se vaya por las ramas. Para que los temas a tratar no se conviertan en otra batalla que degenere en decenas de e-mails, puedes pedir a los integrantes del grupo de trabajo que incluyan los puntos que quieren abordar en un documento que se pueda editar de forma colaborativa, en que también se pueda debatir (e incluso votar) las cuestiones que deben priorizarse.

Elabora actas: acuerdos, acciones derivadas y responsables

Durante la reunión se puede redactar anotaciones y unas pequeñas actas resumidas, que incluyan los principales acuerdos, las acciones y tareas que se derivan de la reunión y las personas a las que se les asignan. En vez de esperar a la siguiente convocatoria para ver qué ha pasado con todo esto, haz un seguimiento del proyecto a través de los grupos de trabajo en línea hasta la próxima reunión.

Reduce progresivamente la duración de la reunión

Con este método de trabajo, ya no es necesario entrar en los detalles ni analizar cada documento de forma exhaustiva durante la toma de contacto presencial. Y, a medida que todas las personas implicadas se vayan familiarizando con la dinámica, notarás que ya no son necesarias reuniones tan largas. Redúcelas a la mitad en un primer paso: con 30 minutos es suficiente si todo el mundo va bien preparado.

Puedes luego acortarlas incluso más. Uno de los efectos nocivos de las reuniones más extensas es que, inconscientemente, los asistentes tratan ajustarse al tiempo agendado y rellenarlas con contribuciones que en un formato más reducido serían prescindibles.